Een middelgroot adviesbureau in de zakelijke dienstverlening stuurde per ongeluk een Excel-bestand met persoonsgegevens naar de verkeerde klant. Wat volgde was een klassiek AVG-datalek: onbedoeld gedeelde klantinformatie, stress over meldplichten, onzekerheid over procedures – en uiteindelijk de conclusie dat het bestaande privacybeleid vooral op papier bestond.
Het was een confronterend moment voor deze organisatie, die nota bene zelf diensten aanbiedt op het gebied van digitalisering en gegevensverwerking. Wat ze dachten geregeld te hebben, bleek in praktijk nauwelijks gevolgd.
En ze zijn bepaald niet de enige.
Wanneer privacybeleid geen bescherming biedt
Veel organisaties hebben tegenwoordig wél een privacyverklaring, een verwerkersovereenkomst en een paar algemene richtlijnen. Maar als je eenmaal te maken krijgt met een incident – of met een klant die vragen stelt over je databeheer – merk je al snel dat losse documenten geen bescherming bieden.
Wat ontbreekt, is structuur. Niet de intentie om privacy serieus te nemen, maar de vertaalslag naar processen, eigenaarschap en toezicht.
Precies daar komt een PIMS in beeld.
Wat is een PIMS?
Een Privacy Information Management System (PIMS) helpt organisaties om de verwerking van persoonsgegevens aantoonbaar te organiseren, beoordelen en verbeteren. Het biedt structuur, overzicht en herhaalbaarheid.
Een goed PIMS geeft antwoord op vragen als:
- Wie verwerkt welke persoonsgegevens?
- Waar liggen de grootste risico’s?
- Hoe worden datalekken geregistreerd en afgehandeld?
- Welke maatregelen zijn gekoppeld aan welke risico’s?
- Is er toezicht op naleving en bewustzijn?
Een PIMS is geen extra bureaucratische laag. Het is juist het fundament onder professioneel privacybeheer – zeker voor organisaties die willen voldoen aan de AVG of werken richting ISO 27701.
De casus: wat ging er mis?
In dit specifieke geval werd een bestand met persoonsgegevens gemaild naar een verkeerd contact. Er was geen bestandscodering, geen automatische waarschuwing, en geen tweekoppige controle bij verzending. Binnen een kwartier was de fout helder – en de gevolgen serieus.
Wat bleek:
- Er was geen actueel verwerkingsregister.
- Incidenten werden niet structureel geregistreerd of geëvalueerd.
- Er waren geen duidelijke rollen en taken bij privacybeheer.
- Bewustwordingstrainingen waren eenmalig – en twee jaar geleden.
De organisatie handelde correct: ze voerden een interne beoordeling uit, documenteerden het incident en kozen ervoor om het datalek te melden bij de toezichthouder. Maar belangrijker: het was een wake-up call. Geen paniek, geen boete – maar wel reputatieschade bij een klant.
Wat een PIMS had kunnen voorkomen
Als de organisatie had gewerkt met een gestructureerd PIMS, hadden ze:
- Automatisch inzicht gehad in welke risico’s aan welke processen gekoppeld zijn.
- Bewustwordingstrainingen jaarlijks kunnen opvolgen en documenteren.
- Incidenten kunnen registreren, evalueren en koppelen aan verbetermaatregelen.
- Een verwerkingsregister paraat gehad voor de klantvraag én voor zichzelf.
- Een vast incident response-plan gehad, inclusief verantwoordelijkheden en checklists.
Met andere woorden: ze hadden niet hoeven improviseren onder druk.
De rol van tooling
Een PIMS hoeft niet groot, duur of complex te zijn. Juist kleinere organisaties profiteren van een lichtgewicht oplossing met heldere processen. In dit geval koos het adviesbureau na het incident voor een gestroomlijnde GRC-tool (CompliTrack), waarmee ze o.a.:
- DPIA’s standaard onderdeel maakten van projectstart.
- Incidenten en verbeteracties automatisch volgden.
- Rollen en taken rondom privacybeheer vastlegden.
- Inzicht kregen in maatregelen per verwerkingsactiviteit.
Binnen drie maanden stonden ze er organisatorisch én auditmatig beter voor dan ooit.
Conclusie: privacy is geen paragraaf, maar een proces
Datalekken zijn zelden het gevolg van slechte bedoelingen. Maar ze leggen wel pijnlijk bloot waar processen ontbreken. Privacybeleid is belangrijk – maar zonder structuur, eigenaarschap en opvolging is het geen bescherming, maar schijnzekerheid.
Een PIMS brengt rust, overzicht en aantoonbare naleving. En met de juiste tooling is het eenvoudiger dan veel organisaties denken.
Meer lezen?
- Van DPIA tot PIA: Privacybeoordelingen duidelijk uitgelegd
- Wat is een ISMS en waarom is het belangrijk voor jouw bedrijf
Geef een reactie