Van spreadsheets naar gestructureerd risicobeheer: Waarom organisaties overstappen op GRC-software

Veel organisaties gebruiken nog steeds Excel en losse documenten om risico’s, incidenten en maatregelen te beheren. Hoewel dit in eerste instantie een laagdrempelige oplossing lijkt, ontstaan er al snel problemen. Denk aan fouten door handmatige invoer, een gebrek aan overzicht en inefficiënte opvolging van acties.

Steeds meer bedrijven en instellingen kiezen daarom voor een gestructureerde aanpak met Governance, Risk & Compliance (GRC)-software. In deze blog lees je waarom deze overstap niet alleen tijd bespaart, maar ook zorgt voor betere besluitvorming en naleving van regelgeving.

Waarom spreadsheets tekortschieten

Spreadsheets bieden veel flexibiliteit, maar schieten tekort wanneer organisaties ze gebruiken voor risicobeheer en compliance. Dit zijn enkele veelvoorkomende problemen:

• Gebrek aan overzicht – Informatie verspreidt zich over verschillende bestanden en afdelingen. Dit maakt het moeilijk om snel inzicht te krijgen in risico’s en maatregelen.
• Foutgevoeligheid – Medewerkers voeren gegevens handmatig in, wat vaak leidt tot inconsistenties en gemiste updates.
• Geen taak- en opvolgingsbeheer – Spreadsheets sturen geen herinneringen voor terugkerende taken, audits of incidentopvolging. Hierdoor blijft actie uit totdat iemand zich realiseert dat een taak nog openstaat.
• Beperkte samenwerking – Teams werken in verschillende versies van hetzelfde bestand, wat leidt tot verwarring en dubbele of tegenstrijdige gegevens.
• Uitdagingen bij compliance – Normen zoals ISO 27001, ISO 9001 en NIS2 vereisen een gestructureerde aanpak. Spreadsheets ondersteunen dit onvoldoende.

De voordelen van overstappen op GRC-software

Een GRC-oplossing helpt organisaties risico’s en compliance gestructureerd te beheren. Dit brengt meerdere voordelen met zich mee:

1. Direct inzicht in risico’s en maatregelen

Een GRC-systeem centraliseert alle risico’s, incidenten en beheersmaatregelen op één plek. Dit maakt het eenvoudiger om:

• Prioritaire risico’s te identificeren.
• Te zien welke maatregelen effectief werken en waar aanpassingen nodig zijn.
• Incidenten te analyseren en structureel verbeteringen door te voeren.

Medewerkers krijgen real-time inzicht in hun verantwoordelijkheden, waardoor ze sneller kunnen handelen.

2. Efficiëntere opvolging van incidenten en maatregelen

Wanneer een incident zich voordoet, is snelle opvolging cruciaal. Een GRC-systeem stroomlijnt dit proces met:

• Een vaste workflow voor registratie en afhandeling.
• Automatische toewijzing van taken aan de juiste personen.
• Inzicht in trends, waardoor organisaties preventieve maatregelen kunnen nemen.

Bedrijven die overstappen op een GRC-systeem merken dat incidenten sneller en effectiever worden afgehandeld.

3. Automatisering van taken en herinneringen

Spreadsheets vereisen handmatige updates en opvolging. GRC-software automatiseert dit proces, waardoor niets over het hoofd wordt gezien.

• Taken en deadlines worden automatisch toegewezen.
• Herinneringen zorgen ervoor dat audits, controles en herzieningen op tijd plaatsvinden.
• De status van alle acties is direct zichtbaar, waardoor managers eenvoudig kunnen monitoren.

Hierdoor besparen organisaties tijd en verkleinen ze de kans op gemiste verplichtingen.

4. Beter beheer van assets en compliance-eisen

Veel risico’s en maatregelen hangen samen met bedrijfsmiddelen zoals IT-systemen, gebouwen of productielijnen. GRC-software koppelt deze elementen, zodat risico’s en maatregelen beter beheersbaar blijven.

• Risico’s en incidenten zijn direct verbonden aan relevante assets.
• Maatregelen sluiten aan op standaarden zoals ISO 27001 en NIS2.
• Een overzichtelijke documentatie vereenvoudigt audits en certificeringsprocessen.

Deze integratie zorgt voor betere controle over compliance-eisen en vermindert het risico op boetes of sancties.

5. Ondersteuning bij audits en certificeringen

Organisaties die zich willen certificeren voor ISO 9001, ISO 27001 of NIS2 ondervinden veel voordelen van een gestructureerd GRC-systeem.

• Auditprocessen worden efficiënter dankzij centraal beheerde documentatie.
• Bevindingen en verbeterpunten blijven niet liggen, maar worden actief opgevolgd.
• Het management krijgt snel inzicht in de status van compliance en risico’s.

Een eerdere blog over de initiële ISO-audit beschreef al hoe belangrijk een gestructureerde aanpak is voor succesvolle certificering.

Een praktijkvoorbeeld: Van Excel naar gestructureerd risicobeheer

Stel, een middelgroot productiebedrijf gebruikt al jaren Excel om risico’s, incidenten en compliance-eisen bij te houden. Het bedrijf heeft te maken met strikte kwaliteitsnormen en wil daarnaast voldoen aan ISO 9001 en ISO 27001. Hoewel de spreadsheet-oplossing in eerste instantie voldeed, begonnen na verloop van tijd steeds meer uitdagingen te ontstaan.

De uitdagingen vóór de overstap

• Gebrek aan overzicht: Risico’s werden bijgehouden in meerdere bestanden, verspreid over verschillende afdelingen. Dit maakte het lastig om snel inzicht te krijgen in welke risico’s de hoogste prioriteit hadden.
• Handmatige processen: Incidentmeldingen werden via e-mail en Excel geregistreerd, zonder vaste workflow. Hierdoor bleven opvolgacties soms liggen.
• Geen automatische herinneringen: De organisatie miste deadlines voor risicobeoordelingen en audits, omdat er geen systeem was dat automatisch herinneringen stuurde.
• Moeilijke rapportage: Het verzamelen van gegevens voor managementrapportages en externe audits kostte veel tijd en leidde vaak tot inconsistenties.

De overstap naar GRC-software

Om deze uitdagingen aan te pakken, besloot het bedrijf over te stappen op een geïntegreerde GRC-oplossing. De belangrijkste verbeteringen waren:

• Centrale risicoregistratie: In plaats van meerdere spreadsheets werd er één systeem gebruikt waarin alle risico’s overzichtelijk waren vastgelegd en gekoppeld aan relevante assets en beheersmaatregelen.
• Gestroomlijnd incidentbeheer: Incidenten konden direct worden geregistreerd en toegewezen aan de juiste personen. De voortgang van de afhandeling was eenvoudig te volgen.
• Automatisering van taken en deadlines: Belangrijke controles en audits werden automatisch ingepland en betrokken medewerkers ontvingen tijdig een notificatie.
• Efficiënte rapportages: Het systeem genereerde direct overzichten van risico’s, incidenten en compliance-statussen, wat veel tijd bespaarde bij externe audits.

Het resultaat na zes maanden

Na zes maanden zag het bedrijf concrete verbeteringen:

• 40% minder tijd besteed aan risicobeoordeling dankzij beter overzicht en geautomatiseerde workflows.
• Snellere incidentopvolging, waardoor problemen efficiënter werden opgelost en risico’s beter beheersbaar bleven.
• Betere compliance-naleving, met minder afwijkingen tijdens audits en een soepelere certificeringsprocedure voor ISO 9001 en ISO 27001.
• Verhoogde bewustwording binnen de organisatie, doordat medewerkers eenvoudiger toegang hadden tot risicogerelateerde informatie en actiepunten.

Tijd om de overstap te maken?

Veel organisaties beginnen met Excel en losse documenten voor risicobeheer, maar lopen na verloop van tijd tegen de beperkingen aan. Een GRC-oplossing helpt om risico’s centraal te beheren, compliance beter te borgen en processen efficiënter te maken.

Wil je ontdekken hoe jouw organisatie deze stap kan zetten? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.