Over twee dagen komt de auditor langs. De Excel-lijst is keurig bijgewerkt, de mappen zijn gevuld en de documenten liggen klaar. Maar wie voelt zich nu echt verantwoordelijk voor de controles van vorige maand? En wat gebeurt er als er onverwacht een incident op tafel komt? Op papier lijkt alles in orde, maar in de praktijk ontbreekt grip. Precies daar ontspoort compliance: wanneer controle een toneelstuk wordt en vertrouwen rust op aannames.
Wat we leerden van het RAM-schandaal
Het RAM-schandaal bij de belastingdienst liet zien wat er gebeurt als toezicht ontbreekt. Medewerkers hadden onbeperkte toegang tot privacygevoelige data. Er was nauwelijks logging of opvolging, waardoor willekeur en privacyschendingen jarenlang onder de radar bleven.
De fout zat niet in het systeem zelf, maar in het ontbreken van balans. Er was een illusie van controle, zonder dat iemand verantwoordelijkheid nam voor opvolging. Dat gevaar dreigt ook in het MKB: organisaties die netjes een ISO-handboek of spreadsheet bijhouden, maar in de praktijk niet kunnen aantonen wat er echt gebeurt.
Twee valkuilen die compliance laten ontsporen
Compliance ontspoort meestal in één van de twee uitersten. Aan de ene kant is er overmaat aan controle. Alles wordt vastgelegd, maar het systeem verandert in een bureaucratisch proces. Medewerkers werken alleen voor het vinkje en incidenten worden weggemoffeld om audits door te komen.
Aan de andere kant is er het blind vertrouwen. Er wordt vertrouwd op de goede bedoelingen van medewerkers, maar toegangsrechten zijn niet geborgd, taken worden niet vastgelegd en incidenten komen pas in beeld als er al schade is.
Beide situaties leiden tot hetzelfde probleem: een organisatie kan niet meer aantonen dat compliance leeft in de praktijk.
Hoe je de balans vindt
De oplossing zit in het combineren van structuur en vertrouwen. Structuur zorgt voor aantoonbaarheid; vertrouwen maakt dat medewerkers compliance niet als last ervaren, maar als onderdeel van hun werk.
- Eigenaarschap creëren. Medewerkers moeten snappen waarom compliance belangrijk is. Niet omdat de auditor dat vraagt, maar omdat het hun eigen werk beter en veiliger maakt. Betrek teams actief bij risicoanalyses en audits.
- Controles werkbaar maken. Houd het klein en overzichtelijk. Kwartaalreviews van vijftien minuten leveren vaak meer op dan dikke rapporten. Logging en toegangsbeheer geven bewijs zonder extra administratie.
- Gebruik tooling als steun. Excel biedt schijncontrole, maar raakt snel versnipperd. Een lichte tool zoals CompliTrack centraliseert taken, risico’s en incidenten, en borgt opvolging zonder bureaucratie.
Weten of je in balans bent
De balans tussen controle en vertrouwen is zichtbaar te maken. Een paar signalen geven snel inzicht:
- Hoeveel periodieke controles zijn er op tijd uitgevoerd?
- Hoe lang duurt het gemiddeld om een incident door te vertalen naar een maatregel?
- Hoeveel auditbevindingen blijven langer dan negentig dagen openstaan?
Als deze drie cijfers verbeteren, ben je niet langer bezig met verzamelen, maar met beheersen.
Praktisch beginnen
Begin klein. Wijs één eigenaar aan voor de belangrijkste risico’s, plan voor elk risico een terugkerende taak en bespreek in een kort maandoverleg de status. Door zichtbaar te maken wat er echt gebeurt, groeit het vertrouwen in je proces, bij je auditor en binnen het team zelf.
Lees ook
- Compliance werd ons vinklijstje. En toen ging het mis
- Van risicoanalyse naar actie: de volgende stap in effectief risicobeheer
- Incidenten registreren én verbeteren: hoe je leert van je fouten
- RAM-schandaal: Wat jouw organisatie kan leren over risicomanagement en compliance
Conclusie
Compliance ontspoort wanneer organisaties kiezen voor óf controle óf vertrouwen. De kracht zit juist in de combinatie: aantoonbare structuur die zekerheid geeft én eigenaarschap dat compliance onderdeel maakt van de cultuur.
Voor veel organisaties betekent dit dat je niet hoeft te kiezen tussen spreadsheets of bureaucratie. Met een eenvoudig ritme van taken, korte reviews en de juiste ondersteuning bouw je aan compliance die werkt. Niet alleen voor de auditor, maar vooral voor je eigen organisatie.
Geef een reactie