Tag: taakbeheer

  • Grip op compliance: hoe je verder komt dan ISO en Excel

    Grip op compliance: hoe je verder komt dan ISO en Excel

    Stel je voor: een klant vraagt tijdens een gesprek om bewijs van je laatste risicoanalyse. Je opent je zorgvuldig bijgehouden Excel-bestand, maar ontdekt dat acties niet zijn opgevolgd en incidenten nergens zijn gekoppeld. Je ISO-certificaat hangt wel aan de muur, maar in de praktijk voelt het alsof je geen controle hebt. Herkenbaar? Je bent niet de enige.

    Lees ook eerst: Van risicoanalyse naar actie | Volgende stap: Incidenten registreren én verbeteren

    Veel organisaties steken veel energie in het behalen van een norm of het vullen van spreadsheets. Maar echte grip ontbreekt vaak. Hoe komt dat? En belangrijker: hoe zorg je wél voor grip?

    Waarom ISO en Excel soms schijncontrole geven

    ISO-certificeringen zijn waardevol: ze geven richting, zorgen voor structuur en vergroten het vertrouwen van klanten. Het gevaar is alleen dat de norm een doel op zich wordt. Compliance wordt dan een vinkjesoefening.

    Excel kent eenzelfde valkuil. In het begin lijkt het overzichtelijk. Maar na verloop van tijd ontstaan er meerdere versies, raakt opvolging zoek en ontbreekt eigenaarschap. Het resultaat: je denkt grip te hebben, maar loopt in de praktijk steeds achter de feiten aan.

    Het punt is niet dat ISO of Excel verkeerd zijn. Ze kunnen juist waardevol zijn, mits je ze koppelt aan eigenaarschap, opvolging en een continu proces.

    Vier pijlers voor échte grip op compliance

    Met deze vier stappen verlaag je auditstress en verkort je doorlooptijd van acties.

    1. Continu proces in plaats van jaarlijkse auditstress

    Veel organisaties leven van audit naar audit. Pas vlak van tevoren wordt alles bijgewerkt, met stress en fouten tot gevolg.

    Beter: maak compliance een doorlopend proces. Plan bijvoorbeeld elke maand een korte check van de belangrijkste risico’s en incidenten.

    Vandaag regelen: Zet een vaste reminder in je agenda: 20 minuten compliance-check elke maand.

    Extra tip: Houd drie KPI’s bij: aantal open acties, percentage overdue taken en de doorlooptijd van incident tot maatregel.

    2. Automatiseer taken en opvolging

    Compliance valt of staat met opvolging. Als taken blijven liggen, verlies je grip. Tools zoals CompliTrack bieden taakbeheer en automatische herinneringen, zodat terugkerende taken nooit vergeten worden – zoals eerder besproken in onze blogs over audit- en taakbeheer.

    Vandaag regelen: Activeer herinneringen voor de drie belangrijkste compliance-taken in je organisatie.

    3. Koppel incidenten en verbeteringen aan risico’s

    Incidenten zijn waardevolle signalen. Een datalek of fout in een proces laat zien waar je kwetsbaar bent. Door incidenten direct te koppelen aan risico’s en maatregelen, bouw je een systeem dat leert en verbetert.

    Vandaag regelen: Koppel de vijf meest recente incidenten aan bestaande risico’s, noteer één root cause per incident en voeg minimaal één verbetermaatregel toe.

    Lees ook: Incidenten registreren én verbeteren: hoe je leert van je fouten.

    4. Cultuur en gedrag: compliance moet leven

    De grootste uitdaging zit vaak niet in systemen, maar in mensen. Als compliance voelt als extra administratie, gaat het nooit leven. Zorg dat het onderdeel wordt van de dagelijkse praktijk: bespreek risico’s in teamoverleggen, betrek medewerkers actief en laat zien dat goede opvolging tijd bespaart en fouten voorkomt.

    Vandaag regelen: Vraag in het volgende teamoverleg: “Wat was deze week onze grootste bijna-misser, en wat leren we daarvan?”

    Zet nu de eerste stap: wat je morgen al kunt doen (15 minuten)

    • Plan een maandelijkse compliance-check in je agenda.
    • Activeer reminders voor drie kritieke taken.
    • Koppel vijf recente incidenten aan risico’s en verbetermaatregelen.

    Kleine stappen, groot effect: zo maak je compliance een continu proces in plaats van een jaarlijkse sprint.

    Van normdenken naar grip in de praktijk

    Compliance is geen luxe voor grote organisaties met aparte afdelingen. Grip op compliance is haalbaar voor iedereen, zolang je verder kijkt dan de norm en de spreadsheet.

    Door te werken vanuit een continu proces, taken te automatiseren, incidenten te koppelen aan risico’s en gedrag centraal te stellen, ontstaat er échte controle. Je voldoet niet alleen aan normen, je maakt je organisatie ook wendbaarder en betrouwbaarder.

    Conclusie

    Een ISO-certificaat en een Excel lijst kunnen nuttige hulpmiddelen zijn, maar ze geven je nog geen grip. Echte grip ontstaat pas als compliance leeft in je organisatie: continu, geautomatiseerd, gekoppeld aan verbeteringen én gedragen door je mensen.

    Wil je auditstress structureel omlaag brengen, doorlooptijden verkorten en aantoonbare opvolging realiseren? Ontdek hoe CompliTrack je helpt om overzicht te creëren, opvolging te automatiseren en compliance wél te laten werken.

    Verder lezen:

  • We hadden een ISO-certificaat. Maar onze taken stonden nog op post-its.

    We hadden een ISO-certificaat. Maar onze taken stonden nog op post-its.

    De auditor stelde een simpele vraag. Niet eens een kritische, maar gewoon een normale controlevraag:

    “Waar documenteren jullie de opvolging van auditbevindingen?”

    We keken elkaar aan. Werden even stil. Tot iemand voorzichtig zei:

    “Volgens mij ligt dat nog in de map… op de administratie?”
    Een ander:
    “Nee wacht, ik had daar een notitie over gemaakt. Of een post-it? In ieder geval stond het op het whiteboard… tot we dat vorige week schoonmaakten.”

    Het was een pijnlijk moment. Niet omdat de vraag moeilijk was, maar omdat we het antwoord wél zouden moeten weten. En vooral: omdat we ons realiseerden dat we het eigenlijk al maanden niet echt goed geregeld hadden.

    En dat… terwijl we ISO-gecertificeerd zijn.

    Certificering ≠ structuur

    Laten we eerlijk zijn: ISO-certificering is voor veel organisaties een mijlpaal. Het is een bewijs van volwassen processen, van grip, van professionaliteit. Tenminste, dat hóórt het te zijn.

    Maar in de praktijk zie ik het vaak anders. Organisaties hebben het papiertje op muur, maar daarachter schuilt een werkelijkheid waarin auditbevindingen niet worden opgevolgd, incidenten ad hoc worden opgelost (maar nergens worden vastgelegd), en verbeteracties eindigen als losse aantekeningen, verspreid over Excelbestanden, mailboxen en – inderdaad – post-its.

    Wat er op papier staat, klopt.
    Wat er in de praktijk gebeurt, is iets anders.

    Hoe je grip verliest zonder het door te hebben

    Het is niet zo dat mensen niet wéten wat er moet gebeuren. Je weet dat die auditactie openstaat. Je weet dat er iets afgesproken is na die directiebeoordeling. Je weet dat er iemand een notitie heeft gemaakt van die ene afwijking.

    Alleen: je weet niet wáár het precies staat. Wie ermee bezig is. Of het al is afgerond. Of het überhaupt nog op de radar staat.

    Dat is hoe grip verdwijnt. Niet met grote fouten, maar met kleine gaten in het systeem. En dat is geen kwestie van onwil, maar van structuur.

    Want als taken alleen in het hoofd van één collega zitten, of in een Excelbestand op een persoonlijke schijf, of op een geeltje dat per ongeluk is weggegooid… dan kun je simpelweg niet aantonen dat je in control bent.

    Compliance zonder opvolging is een papieren werkelijkheid

    Een van de grootste misverstanden rond compliance is dat het ‘geregeld’ is als de documentatie klopt. Maar dat is precies waar het vaak fout gaat.

    Documentatie is niet het probleem. De meeste bedrijven hebben hun ISO-handboek keurig op orde.

    Maar dat zegt nog niets over:

    • Of risico’s worden opgevolgd met maatregelen
    • Of auditbevindingen daadwerkelijk tot actie leiden
    • Of taken zijn toegewezen, gemonitord en afgevinkt
    • Of verbeteringen structureel worden geborgd

    Daar zit het verschil tussen ‘certificering’ en ‘daadwerkelijke beheersing’. Tussen papier en praktijk.

    Wat dit doet met je organisatie

    Zonder structuur in opvolging, ontstaat er iets geks. Niet alleen verlies je overzicht, je verliest ook momentum.

    Ineens is het niet meer duidelijk wie waar verantwoordelijk voor is. Afdelingen gaan op elkaar wachten, of op de directie. Acties blijven openstaan omdat “iemand daar nog iets mee moest.”

    En het team dat vorige maand vol energie een verbeteridee had, ziet het verdwijnen in het moeras van de vergetelheid.

    Dat frustreert. Niet alleen jou, maar ook je collega’s. Mensen willen bijdragen aan verbetering, maar als dat geen vervolg krijgt, dan haken ze af.

    Dan voelt het alsof je elk jaar opnieuw begint. Alsof audits een ritueel worden, geen leerproces.

    Structuur is geen luxe. Het is een voorwaarde

    Laten we het helder stellen: je hebt geen mega-tool of ingewikkeld systeem nodig om dit goed te doen.

    Wat je nodig hebt is één centrale plek waarin je:

    • Taken toewijst aan de juiste mensen
    • Deadlines bewaakt zonder handmatige lijstjes
    • Bevindingen koppelt aan risico’s, normen en maatregelen
    • Ziet wat er openstaat, wat afgerond is, en wat te laat dreigt te gaan

    Geen versnippering. Geen twijfel. Geen post-its.

    Wij kozen uiteindelijk voor één centrale omgeving waarin we al onze auditacties, risico’s en verbetertaken gestructureerd bijhouden: geautomatiseerd, gedeeld en transparant. Gewoon, zodat iedereen weet waar hij aan toe is, en waar hij moet kijken.

    Waarom we dit pas serieus nemen als het misgaat

    De reden dat dit onderwerp vaak onderaan de prioriteitenlijst bungelt, is simpel: zolang het goed gaat, lijkt er geen probleem. Je redt je er wel mee.

    Tot je je er niet meer mee redt.

    Tot de auditor op de mat staat.
    Tot een klant om bewijs vraagt.
    Tot er iets fout gaat, en niemand weet waar het stond.

    Dan wordt het ineens wél urgent.

    En dan zeggen we: “Dat moeten we de volgende keer beter regelen.” Alleen… wanneer is “de volgende keer”?

    Grip is geen kwestie van meer werk. Het is een kwestie van beter georganiseerd werk.

    Je hoeft niet méér te doen om ISO of compliance goed te borgen. Je moet het slimmer doen. Gestructureerder. Herhaalbaar.

    En precies daar zit de kracht van tooling. Niet om nóg een systeem te hebben. Maar om het juiste systeem te hebben. Eentje die je helpt, in plaats van extra werk oplevert.

    Bijvoorbeeld met CompliTrack. Waar je auditacties automatisch koppelt aan taken. Waar je opvolging centraal bijhoudt. Waar auditstress plaatsmaakt voor rust, omdat je weet dat alle gewoon staat waar het moet staan.

    Tot slot

    De auditor stelde een simpele vraag. Wij hadden géén goed antwoord.

    En dat is precies waarom we het nu wél geregeld hebben.

    Voorkom dat jouw ISO-certificaat een papieren werkelijkheid blijft

  • Van chaos naar controle: Hoe organisaties grip krijgen op interne taken

    Van chaos naar controle: Hoe organisaties grip krijgen op interne taken

    In veel organisaties is taakbeheer een uitdaging. Terugkerende taken, interne controles en deadlines worden vaak ad hoc opgepakt, zonder duidelijke structuur of eigenaarschap. Dit leidt tot inefficiëntie, miscommunicatie en soms zelfs compliance-risico’s. Zeker bij bedrijven die te maken hebben met certificeringen als ISO 9001, ISO 27001 of andere kwaliteits- en veiligheidsnormen, kan gebrekkig taakbeheer grote gevolgen hebben.

    Een effectieve manier om grip te krijgen op interne processen is gestructureerd taakbeheer. Dit betekent niet alleen dat taken geregistreerd en toegewezen worden, maar ook dat er duidelijke opvolging plaatsvindt en taken verbonden worden aan bredere bedrijfsdoelen, risico’s en incidenten. In deze blog kijken we naar de veelvoorkomende uitdagingen rondom taakbeheer, hoe organisaties hun processen kunnen verbeteren en welke rol technologie hierin speelt.

    De uitdagingen van taakbeheer in organisaties

    Hoewel taakbeheer op het eerste gezicht eenvoudig lijkt, lopen veel organisaties tegen dezelfde problemen aan. We lichten de meest voorkomende struikelblokken toe:

    1. Taken raken versnipperd en onoverzichtelijk

    Veel organisaties gebruiken meerdere systemen, zoals e-mail, Excel-sheets en losse takenlijstjes, om acties bij te houden. Dit leidt ertoe dat belangrijke taken zoekraken of dat medewerkers niet op tijd worden herinnerd aan hun verantwoordelijkheden.

    Gevolg:

    • Acties worden vergeten of te laat opgepakt.
    • Medewerkers missen overzicht en voelen zich niet verantwoordelijk.
    • Bij audits ontbreekt de benodigde documentatie over uitgevoerde taken.
    Taakbeheer draagt bij aan het uitvoeren van periodieke controles en audits

    2. Geen structurele opvolging van interne controles en audits

    Veel organisaties voeren interne audits en controles uit, maar schieten tekort in de opvolging. Bevindingen worden gerapporteerd, maar concrete verbeteracties blijven uit. Hierdoor blijven risico’s en inefficiënties bestaan.

    Gevolg:

    • Verbetermaatregelen worden niet uitgevoerd.
    • De organisatie voldoet niet aan compliance-eisen.
    • Interne en externe audits leiden tot herhaalde bevindingen.

    3. Moeizame naleving van normen zoals ISO 9001 en ISO 27001

    Normen en certificeringen vereisen structureel taakbeheer. Denk aan periodieke controles, risico-evaluaties en maatregelen die aantoonbaar moeten worden opgevolgd. Zonder een goed systeem is dit een tijdrovend en foutgevoelig proces.

    Gevolg:

    • Veel tijd kwijt aan documentatie en administratie.
    • Geen duidelijkheid over wie verantwoordelijk is voor welke taken.
    • Compliance blijft reactief in plaats van proactief.

    4. Incidenten worden niet effectief beheerd

    Incidenten en problemen komen in elke organisatie voor, maar zonder gestructureerde registratie en opvolging blijft het vaak bij symptoombestrijding. De organisatie leert niet van eerdere incidenten, waardoor vergelijkbare problemen blijven optreden.

    Gevolg:

    • Incidenten worden mondeling besproken maar niet structureel vastgelegd.
    • Oorzaken en verbeteracties worden niet gedocumenteerd.
    • Compliance- en veiligheidsrisico’s blijven bestaan.

    Hoe gestructureerd taakbeheer helpt

    De sleutel tot effectief taakbeheer is structuur. Dit betekent dat taken niet alleen vastgelegd worden, maar ook gekoppeld worden aan bredere bedrijfsprocessen, zoals risicobeheer, audits en compliance-eisen. Hier zijn enkele essentiële componenten van goed taakbeheer:

    1. Centrale registratie en toewijzing van taken

    Door alle taken op één plek vast te leggen, krijgen medewerkers een helder overzicht van hun verantwoordelijkheden. Dit kan via een taakbeheersysteem waarin iedere taak een eigenaar, deadline en status heeft.

    2. Automatische herinneringen en opvolging

    Een van de grootste oorzaken van inefficiëntie is vergeten taken. Door geautomatiseerde herinneringen en notificaties in te stellen, kunnen organisaties proactief taken opvolgen en voorkomen dat deadlines worden gemist.

    3. Koppeling met risico’s, audits en incidenten

    Taken staan vaak niet op zichzelf. Door taakbeheer te integreren met risicobeheer en incidentbeheer ontstaat een samenhangend systeem waarin taken niet alleen worden uitgevoerd, maar ook bijdragen aan bredere verbeterdoelstellingen.

    4. Ondersteuning voor terugkerende taken

    Veel taken, zoals periodieke audits en compliance-controles, keren regelmatig terug. Een effectief systeem maakt het mogelijk om deze taken automatisch opnieuw te plannen en op te volgen.

    5. Realtime inzicht en rapportages

    Door inzicht te krijgen in de status van taken, kunnen organisaties sneller bijsturen waar nodig. Een goed taakbeheersysteem biedt dashboards en rapportages waarmee management in één oogopslag ziet welke taken openstaan en welke urgent zijn.

    Praktijkvoorbeeld: Effectief taakbeheer bij compliance

    Stel, een middelgrote zorginstelling heeft als doel om beter grip te krijgen op interne processen en compliance met ISO 27001. In het verleden verliep dit moeizaam:

    • De jaarlijkse risicoanalyse werd vaak te laat ingepland.
    • Bevindingen werden slechts gedeeltelijk gedocumenteerd.
    • Verbetermaatregelen werden mondeling besproken, maar zelden opgevolgd.

    Met een gestructureerd taakbeheersysteem veranderde dit drastisch:

    • De risicoanalyse werd als terugkerende taak vastgelegd in het systeem.
    • Verbetermaatregelen werden gekoppeld aan specifieke taken en toegewezen aan verantwoordelijken.
    • Automatische herinneringen zorgden ervoor dat deadlines niet werden gemist.
    • Dashboards gaven het management realtime inzicht in de status van openstaande taken.

    Hierdoor werd niet alleen de auditvoorbereiding eenvoudiger, maar ook het naleven van compliance-eisen een doorlopend proces in plaats van een jaarlijkse uitdaging.

    De rol van GRC-software in taakbeheer

    Software zoals CompliTrack helpt organisaties bij het structureren en opvolgen van taken door middel van:

    • Taakbeheer voor het beheren van interne verplichtingen.
    • Incidentbeheer om leerpunten vast te leggen en te benutten.
    • Risicobeheer voor het beheren en mitigeren van risico’s.
    • Auditbeheer voor het opvolgen van interne en externe audits.
    • Assetbeheer om maatregelen en risico’s te koppelen aan bedrijfsmiddelen.

    Door deze processen te digitaliseren, kunnen organisaties efficiënter werken en compliance vereenvoudigen.

    Conclusie

    Slecht taakbeheer leidt tot gemiste deadlines, inefficiëntie en compliance-risico’s. Door gestructureerd taakbeheer te implementeren, krijgen organisaties grip op interne processen en wordt compliance een stuk eenvoudiger.

    Wil je weten hoe een goed taakbeheersysteem jouw organisatie kan helpen? Neem contact op via deze link en ontdek hoe je grip krijgt op interne taken!