Tag: Structuur

  • Het moment waarop Excel niet meer helpt, maar tegenwerkt

    Het moment waarop Excel niet meer helpt, maar tegenwerkt

    Het begint meestal onschuldig.
    Een Excelbestand waarin risico’s worden bijgehouden. Een tweede tabblad voor acties. Misschien nog een apart overzicht voor incidenten of leveranciers. Iedereen weet waar het staat en wie het bijhoudt. Het voelt overzichtelijk, vertrouwd en vooral: onder controle.

    Totdat dat gevoel langzaam kantelt.

    Niet door één grote fout, maar door kleine signalen. Twijfel over welke versie de juiste is. Cellen die alleen door één persoon begrepen worden. Extra kolommen “voor de duidelijkheid”. En steeds vaker de vraag wat een getal, kleur of status eigenlijk precies betekent.

    Wanneer overzicht omslaat in complexiteit

    Excel is sterk in rekenen en structureren. Het is minder sterk in betekenis vasthouden. Zolang de context gedeeld is en weinig verandert, werkt dat prima. Maar zodra een organisatie groeit, verschuift die context.

    Er komen nieuwe mensen bij. Rollen veranderen. Verantwoordelijkheden worden anders verdeeld. Wat ooit logisch was, moet ineens uitgelegd worden. En daar wringt het.

    Een risico met de kwalificatie “hoog” zegt weinig zonder toelichting.
    Een actie met de status “open” roept vragen op over eigenaarschap.
    Een uitzondering die ooit bewust is gemaakt, staat nog steeds in het overzicht, maar niemand weet meer waarom.

    Excel laat zien wat er is vastgelegd, maar niet hoe een keuze tot stand is gekomen.

    Waarom dit een risico wordt

    Het probleem is zelden dat Excel fouten maakt. Het probleem is dat beslissingen impliciet blijven. Afwegingen ontstaan in gesprekken, maar verdwijnen daarna uit beeld. Het bestand toont de uitkomst, niet het denkproces.

    Dat blijft onzichtbaar zolang alles rustig is. Maar zodra er spanning ontstaat, bijvoorbeeld door groei, een audit of een incident, blijkt hoe kwetsbaar dat is. Dan moet uitleg gegeven worden. En die uitleg zit vaak niet in het incident, maar in hoofden.

    Als die context niet meer beschikbaar is, ontstaat ruis. Niet omdat iemand onzorgvuldig heeft gewerkt, maar omdat vastlegging en betekenis uit elkaar zijn gegroeid.

    Waarom gangbare oplossingen vaak tekortschieten

    De eerste reflex is vaak om beter vast te leggen. Meer kolommen. Meer tabs. Extra toelichting in opmerkingen. Soms zelfs meerdere Excelbestanden naast elkaar, elk met een eigen functie.

    Dat voelt als grip, maar vergroot vaak juist de complexiteit. Meer vastlegging zonder kader leidt niet tot meer duidelijkheid, maar tot meer interpretatie.

    Een andere route is het kiezen voor zware tooling. Systemen met veel functies, configuraties en terminologie. Daarmee verdwijnt het Excel-probleem, maar ontstaat een ander risico. De oplossing wordt complexer dan het werk dat ermee ondersteund moet worden. Zeker wanneer compliance slechts één van de verantwoordelijkheden is, werkt dat eerder vertragend dan verhelderend.

    In beide gevallen blijft de kern hetzelfde. De vraag is niet waar iets wordt vastgelegd, maar of iedereen nog hetzelfde begrijpt bij wat er vastligt.

    Het echte kantelpunt

    Het kantelpunt zit niet in tooling, maar in betekenis.
    Zolang risico’s, acties en uitzonderingen afhankelijk zijn van gedeelde context, blijft overzicht fragiel. Wat nodig is, is geen extra registratie, maar eenduidigheid.

    Structuur helpt wanneer zij betekenis vasthoudt.
    Uitlegbaarheid helpt wanneer beslissingen later nog te reconstrueren zijn.

    Dat vraagt om een ander denkkader. Niet de vraag hoe we dit registreren, maar wat hier later begrijpelijk moet zijn. Voor collega’s, voor auditors en voor jezelf.

    Structuur als hulpmiddel, niet als doel

    Goede structuur dwingt geen extra werk af. Ze voorkomt juist herstelwerk achteraf. Wanneer vastligt wat een risico betekent, wie verantwoordelijk is en waarom iets is geaccepteerd, ontstaat rust.

    Niet omdat alles perfect is, maar omdat duidelijk is wat aandacht vraagt en wat niet. Overdrachten worden eenvoudiger. Discussies concreter. Groei minder spannend.

    Tooling speelt daarin een rol, maar als gevolg van die behoefte, niet als startpunt. Een hulpmiddel om consistent te blijven, niet om alles dicht te regelen.

    Reflectie

    Veel organisaties merken pas laat dat Excel tegenwerkt. Niet omdat het bestand faalt, maar omdat de organisatie verandert. Het moment waarop uitleg belangrijker wordt dan registratie, is vaak het echte signaal.

    De vraag is dan niet of Excel nog kan, maar of het nog ondersteunt wat nodig is: overzicht dat ook zonder gedeelde context blijft kloppen.

    Wie dat herkent, begrijpt beter waar de spanning vandaan komt. En ziet dat het probleem minder gaat over spreadsheets, en meer over hoe keuzes zichtbaar en uitlegbaar blijven terwijl alles meebeweegt.

    Verder lezen