Het begint vaak onschuldig.
Een overzicht in Excel met risico’s, maatregelen, verantwoordelijkheden en een paar datums. Iedereen begrijpt het. Iedereen kan ermee werken. En zolang de organisatie klein en overzichtelijk is, voelt dat logisch.
Totdat het dat niet meer is.
Niet omdat Excel ineens tekortschiet, maar omdat de context waarin het bestand wordt gebruikt verandert. Groei zorgt ervoor dat wat eerst hielp, langzaam begint tegen te werken.
Een herkenbare situatie
De lijst is ooit zorgvuldig opgezet. Kolommen zijn doordacht gekozen. Er zijn tabbladen voor risico’s, acties en toelichtingen. Misschien zelfs kleurcodes. In het begin werkte dat prima.
Maar na verloop van tijd sluipen er kleine veranderingen in.
Iemand voegt een extra kolom toe, voor de zekerheid.
Een ander past een risico aan, maar vergeet de toelichting.
Een derde maakt een kopie, “even voor zichzelf”.
Er ontstaan varianten. Niet bewust, maar praktisch. Iedereen handelt logisch vanuit zijn eigen rol en tijdsdruk. En toch wordt het steeds lastiger om antwoord te geven op vragen die eigenlijk eenvoudig zouden moeten zijn.
Welke risico’s zijn nu echt actueel?
Welke maatregelen staan nog open?
En waarom is dit punt de vorige keer ook alweer als acceptabel beoordeeld?
Waarom dit probleem ontstaat
Excel is in de kern een overzichts- en rekentool. Het veronderstelt context bij de gebruiker. Dat is geen probleem zolang dezelfde mensen met hetzelfde beeld naar hetzelfde bestand kijken.
Groei verandert dat. Rollen verschuiven. Verantwoordelijkheden worden gedeeld. Nieuwe mensen stappen in zonder de geschiedenis te kennen. Wat eerst impliciet was, moet ineens worden uitgelegd.
En daar begint het te wringen.
Excel bewaart data, maar niet het verhaal erachter. Waarom iets ooit is vastgelegd, blijft afhankelijk van geheugen, aannames en informele overdracht. Zolang iedereen datzelfde geheugen deelt, gaat het goed. Zodra dat niet meer zo is, ontstaat ruis.
Wanneer overzicht omslaat in complexiteit
Op een gegeven moment kost het meer tijd om het bestand bij te houden dan om het te gebruiken. Niet omdat het slecht is ingericht, maar omdat elke wijziging uitleg vraagt.
Moet dit risico worden aangepast of is het eigenlijk een nieuw risico?
Is deze maatregel afgerond of slechts deels uitgevoerd?
Is dit een bewuste uitzondering of een tijdelijke keuze?
Dit zijn geen administratieve vragen. Ze raken aan uitlegbaarheid. En precies daar laat Excel ruimte open. Niet omdat het niet kan, maar omdat het die betekenis niet afdwingt.
Het bestand groeit mee met de organisatie, maar zonder houvast. Meer rijen, meer tabbladen, meer opmerkingen. Minder overzicht. Minder rust.
Waarom gangbare oplossingen tekortschieten
De eerste reactie is vaak om het beter bij te houden.
Strakker afspreken wie wat invult.
Meer toelichting toevoegen in opmerkingen.
Dat helpt tijdelijk, maar het lost het kernprobleem niet op. Het blijft afhankelijk van discipline en gedeelde context. Zodra de druk toeneemt, verdwijnt die discipline als eerste.
Een andere reflex is om meer detail toe te voegen. Meer kolommen, meer beschrijvingen, meer nuance. Maar daarmee wordt het overzicht niet duidelijker, alleen zwaarder. Het vraagt steeds meer uitleg om het te begrijpen.
Het probleem is zelden een gebrek aan informatie. Het probleem is dat betekenis niet vastligt.
Structuur en uitlegbaarheid als anker
Uitlegbaarheid ontstaat niet achteraf.
Zodra je pas bij een audit, evaluatie of incident probeert te reconstrueren waarom iets zo is vastgelegd, ben je te laat. Dan blijkt dat keuzes wel zijn gemaakt, maar niet zijn vastgehouden.
Structuur betekent hier niet méér vastleggen, maar anders vastleggen. Niet alleen wat er is besloten, maar ook waarom. Niet om alles te verantwoorden, maar om te voorkomen dat dezelfde discussie steeds opnieuw gevoerd moet worden.
Wanneer structuur ontbreekt, wordt Excel een archief.
Wanneer structuur aanwezig is, wordt het een geheugen.
Het verschil zit niet in het aantal velden, maar in de samenhang. Kun je volgen hoe een risico tot stand is gekomen, hoe een maatregel is gekozen en wie daar verantwoordelijkheid voor draagt?
Het kantelpunt herkennen
Het kantelpunt komt zelden met een duidelijke melding. Het laat zich zien in kleine signalen.
Discussies over interpretatie.
Verschillende versies van wat “klopt”.
Vragen die telkens opnieuw terugkomen.
Onrust vlak voor een audit of evaluatie.
Dat zijn geen Excel-problemen. Het zijn signalen dat de organisatie is gegroeid voorbij wat impliciet kan blijven.
Op dat moment werkt Excel niet meer ondersteunend, maar vertragend. Niet omdat het fout is, maar omdat het te veel veronderstelt.
Tooling als consequentie, niet als oplossing
De stap naar tooling is op dat punt begrijpelijk. Maar tooling is geen startpunt, het is een gevolg.
Zodra duidelijk wordt dat betekenis vastgehouden moet worden, dat keuzes herleidbaar moeten blijven en dat overzicht niet langer mag afhangen van individuele context, ontstaat vanzelf de vraag hoe je dat organiseert.
Niet met zwaardere processen of extra bureaucratie, maar met voldoende structuur om uitlegbaar te blijven. Tooling kan dat ondersteunen, mits het voortkomt uit dit inzicht.
Wie tooling inzet om Excel te vervangen zonder het onderliggende probleem te begrijpen, verplaatst het probleem slechts.
Reflectie
Excel faalt niet. Het doet precies wat het altijd deed.
De vraag is niet wanneer Excel te klein wordt, maar wanneer de organisatie te groot wordt voor impliciete afspraken. Dat moment herken je niet aan het bestand zelf, maar aan de gesprekken eromheen.
Als je merkt dat je steeds vaker moet uitleggen wat er bedoeld werd, dat beslissingen hun context verliezen en dat overzicht steeds meer moeite kost, dan is dat geen administratief signaal.
Het is een teken dat structuur nodig is om grip te houden. Niet achteraf, maar op het moment dat keuzes worden gemaakt.
En dat inzicht is vaak belangrijker dan de vraag welk hulpmiddel je daarna kiest.