Tag: Kwaliteitsmanagement

  • Kwaliteitsmanagementsysteem zonder ISO-jargon: zó richt je het slim in

    Kwaliteitsmanagementsysteem zonder ISO-jargon: zó richt je het slim in

    Het is een maandagochtend bij een IT-dienstverlener. Een projectteam wacht op de levering van twintig laptops voor een klant. De order is geplaatst, de factuur is betaald, maar in het magazijn ligt maar de helft. Niemand weet precies waar het fout is gegaan. De inkoper wijst naar de leverancier, het magazijn wijst naar de projectleider, en de klant hangt ongeduldig aan de lijn. De stress loopt op, terwijl iedereen dacht dat het proces “goed geregeld” was.

    Dit soort situaties komen vaker voor dan je denkt. En meestal is de oorzaak niet kwade wil, maar een gebrek aan structuur. Precies daar komt kwaliteitsmanagement om de hoek kijken: niet als papieren tijger of ISO-checklist, maar als praktisch hulpmiddel om afspraken, processen en verbeteringen op elkaar af te stemmen.

    Wat is kwaliteitsmanagement?

    Kwaliteitsmanagement gaat over grip krijgen op de manier waarop je werkt. Het draait erom dat klanten krijgen wat je belooft, op een consistente en betrouwbare manier. Of het nu gaat om leveringen die op tijd zijn, software die doet wat er is afgesproken of een project dat volgens specificaties wordt afgerond – kwaliteit betekent voorspelbaarheid en vertrouwen.

    Een eenmalige klacht hoeft geen ramp te zijn. Het verschil zit in hoe je ermee omgaat. Een klacht die blijft terugkomen, laat zien dat het systeem tekortschiet. Kwaliteitsmanagement helpt je die patronen te herkennen en te doorbreken.

    Wat is een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS)?

    Een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) is het raamwerk waarmee je kwaliteit borgt in de dagelijkse praktijk. Het is geen enkel document of softwarepakket, maar de samenhang van processen, verantwoordelijkheden en hulpmiddelen die samen zorgen dat kwaliteit niet afhankelijk is van toeval.

    Dat kan klein beginnen. Een overzicht van je belangrijkste processen, duidelijke eigenaarschap en een centrale plek waar verbeterpunten worden vastgelegd. Voor sommige organisaties betekent dit een formeel ISO-systeem, voor anderen een lichte tool die overzicht biedt. Het gaat niet om de vorm, maar om de werking: samenhang en aantoonbaarheid.

    Twee invalshoeken: organisatiebreed en productgericht

    Een KMS kun je bekijken vanuit twee perspectieven.

    Organisatiebreed: dit gaat om de gezondheid van de hele organisatie. Denk aan de betrouwbaarheid van inkoop, voorraadbeheer en orderverwerking. Een logistiek proces dat goed is ingericht, voorkomt dat klanten te laat of verkeerd beleverd worden.

    Project- of productgericht: hier kijk je naar de kwaliteit van een specifieke uitkomst. Bij een softwareontwikkelingsproject betekent dit testplannen, acceptatiecriteria en bugtracking. Zonder structuur zou de eindkwaliteit vooral afhangen van toeval en individuele inzet.

    Een sterk KMS combineert beide invalshoeken: het zorgt dat je organisatie als geheel betrouwbaar functioneert én dat individuele projecten of producten voldoen aan hun kwaliteitsdoelen.

    Hoe bouw je een werkend KMS op?

    Laten we teruggaan naar het voorbeeld van de IT-dienstverlener die hardware levert. Naast advies en support levert dit bedrijf laptops, routers en servers. Daarmee ontstaat een logistiek proces met veel kwaliteitsrisico’s: verkeerde bestellingen, zoekgeraakte voorraad of vertraagde uitleveringen. Hoe richt je een KMS in dat dit voorkomt?

    Begin bij de belangrijkste processen

    Veel organisaties willen meteen álle processen vastleggen. Het gevolg: een papieren systeem dat niemand gebruikt. Beter is om klein te beginnen en je te richten op de cruciale schakels. Voor de IT-dienstverlener zijn dat inkoop, voorraadbeheer en uitlevering. Wie die drie processen in de grip heeft, dekt meteen de grootste risico’s af.

    Payoff: Een systeem dat klein begint, groeit met je organisatie mee.

    Maak verantwoordelijkheden expliciet

    Vaak ontstaat chaos omdat niet duidelijk is wie hiervoor verantwoordelijk is. De inkoper gaat ervan uit dat het magazijn de levering checkt, terwijl het magazijn denkt dat de projectleider dit doet. Met een KMS leg je eigenaarschap vast. De inkoper controleert de leverancier, het magazijn registreert alles wat binnenkomt en uitgaat, en de projectleider bevestigt uitleveringen naar de klant.

    Payoff: Duidelijk eigenaarschap voorkomt dat kwaliteit tussen wal en schip valt.

    Gebruik hulpmiddelen die passen bij de schaal

    Veel organisaties proberen dit soort processen in Excel bij te houden. Dat gaat goed tot het fout gaat: een vergeten update en niemand weet meer wat klopt. Een lichte tool of platform biedt uitkomst, mits eenvoudig genoeg om in de praktijk te gebruiken. Alles staat centraal, iedereen werkt met dezelfde gegevens en fouten worden sneller gesignaleerd.

    Payoff: Een tool is ondersteunend, niet leidend – het moet het werk makkelijker maken.

    Zie klachten en incidenten als leermoment

    Fouten zijn onvermijdelijk. De vraag is: gebruik je ze om te verbetern? Een goed KMS registreert incidenten en koppelt ze aan verbeteracties. Als een leveranciers structureel te laat levert, herzie je de afspraken. Als voorraad steeds ontbreekt, verbeter je het inventarisatieproces.

    Payoff: Elke klacht is een kans om het systeem sterker te maken.

    Houd het actueel

    Een KMS werkt alleen als het leeft. Geen dikke rapporten eens per jaar, maar regelmatig kleine checks. Voor onze IT-dienstverlener: wekelijks een voorraadcontrole, maandelijks een overleg tussen inkoper en projectleider, en elk kwartaal een korte managementreview.

    Payoff: Kwaliteitsmanagement is geen project, maar een routine.

    Wat levert het op?

    Wanneer dit consequent wordt toegepast, verandert de organisatie stap voor stap. Voorraad is altijd inzichtelijk, klanten krijgen leveringen op tijd en klachten worden sneller opgelost. Medewerkers ervaren meer duidelijkheid in hun werk: de inkoper weet waar hij op moet letten, het magazijn weet wat cruciaal is om te registreren en de projectleider weet wanneer hij de klant moet informeren.

    Ook audits – intern of extern – worden ineens veel minder spannend. Omdat incidenten, verbeteracties en processen al vastliggen in je systeem, kun je aantonen dat je grip hebt. Daarmee wordt een audit een bevestiging van je werkwijze, in plaats van een stressvolle zoektocht naar ontbrekende documenten.

    Voor wie is dit relevant?

    • Voor compliance-officers: Een KMS zorgt dat verbeteracties traceerbaar zijn en dat audits soepeler verlopen.
    • Voor kwaliteitsmanagers: Het maakt zichtbaar waar processen haperen en waar verbeteringen nodig zijn.
    • Voor ondernemers en directie: Het geeft rust en voorspelbaarheid, omdat kwaliteit niet meer afhangt van toeval of losse afspraken.

    Conclusie: eenvoud werkt

    Een kwaliteitsmanagementsysteem hoeft geen log geheel van procedures te zijn. Begin klein, leg verantwoordelijkheden helder vast, gebruik ondersteunende tools en behandel klachten als kansen om te leren.

    Het voorbeeld van de IT-dienstverlener met een logistiek proces laat zien hoe dat werkt. Door stapsgewijs te verbeteren bouw je een systeem dat klanten tevreden maakt, medewerkers duidelijkheid geeft en audits minder spannend maakt.

    Verder lezen

  • Van klacht naar probleem: het moment dat je klant merkt dat je geen grip hebt

    Van klacht naar probleem: het moment dat je klant merkt dat je geen grip hebt

    De telefoon gaat. “Het is maar een klacht,” denk je. Een foutje in de levering, een misverstand in de communicatie, een verkeerde factuur. Zulke dingen gebeuren. Drie weken later belt dezelfde klant opnieuw. Dit keer niet vriendelijk, maar hoorbaar geïrriteerd. Het probleem is niet opgelost, het vertraagt zijn eigen werk en hij moet er telkens zelf achteraan. Jullie lijken vooral bezig met brandjes blussen. Op dat moment gaat het niet meer over die ene fout. Het gaat over vertrouwen. En dat vertrouwen ben je kwijt.

    Hoe een klacht uitgroeit tot een probleem

    Een klacht hoeft op zich geen ramp te zijn. Sterker nog: een klant die klaagt, geeft je een kans om te verbeteren. Het gaat pas mis wanneer klachten blijven liggen of half opgevolgd worden. Neem een herkenbaar scenario: een klant meldt op dag één een incomplete levering. Halverwege de tweede week heeft niemand het probleem echt opgepakt; het bericht zweeft ergens in een mailbox. Tegen de derde week is de irritatie zo hoog opgelopen dat de klacht is veranderd in een groter probleem. Niet omdat het oorspronkelijke foutje zo groot was, maar omdat er geen grip was op de opvolging.

    Waarom dit pijn doet – en hoe je klant dat voelt

    Veel MKB-bedrijven hebben geen gestructureerd systeem voor klachten. Signalen verdwijnen in mailboxen, spreadsheets of zelfs op post-its. Daardoor ontbreekt overzicht: niemand weet hoeveel klachten er spelen, of ze tijdig worden opgelost en waar de echte knelpunten liggen. Voor de klant voelt dat alsof je organisatie stuurloos is. Eén keer vergeef je een fout. Maar drie keer hetzelfde probleem, telkens een ander verhaal en geen zichtbare oplossing? Dan voelt de klant zich genegeerd. En dat gevoel is veel schadelijker dan de oorspronkelijke fout.

    Klachten als signaalfunctie

    Elke klacht laat zien dat er ergens in je proces iets wringt. Bedrijven die klachten serieus registreren en koppelen aan hun processen, ontdekken vaak patronen. Het kan gaan om een leverancier die structureel te laat levert, een werkinstructie die keer op keer tot dezelfde fout leidt of een communicatiestroom die onduidelijk blijkt. Door klachten centraal vast te leggen en er eigenaarschap aan te koppelen, zie je deze patronen snel en kun je structurele verbeteringen doorvoeren.

    Van klacht naar structureel probleem

    Het verschil tussen een klacht en een probleem lijkt klein, maar de gevolgen zijn groot. Een klacht is een eenmalige uiting van ontevredenheid. Een probleem ontstaat wanneer klachten zich herhalen of een dieperliggende oorzaak duidelijk maakt dat je proces niet werkt zoals het zou moeten doen. In kwaliteitsmanagement wordt dit vaak een non-conformiteit genoemd. Hoe je het ook noemt: het vraagt om grip en opvolging.

    Praktisch beginnen: klein, concreet en zichtbaar

    Wie werkt met normen zoals ISO 9001 of ISO 27001 weet dat auditors verder kijken dan papieren procedures. Zij zoeken bewijs dat klachten niet alleen geregistreerd, maar ook opgevolgd worden. Een klacht die verdwijnt in een mailbox kan tijdens een audit leiden tot een bevinding. Een overzicht dat laat zien hoe klachten leiden tot verbeteracties, bewijst daarentegen dat je organisatie in control is. Het verschil tussen stress en rust tijdens een audit zit vaak niet in beleid, maar in de dagelijkse praktijk van opvolging.

    Een voorbeeld uit de praktijk

    Een logistiek bedrijf kreeg regelmatig klachten over vertraagde leveringen. In eerste instantie werden die gezien als losse voorvallen. Tot een klant na een reeks gemiste afspraken dreigde de samenwerking te beëindigen. Pas toen de organisatie klachten systematisch ging registreren, zagen ze het patroon: telkens ging het mis bij hetzelfde overdrachtsmoment in het magazijn. Door dat proces te verbeteren verdwenen niet alleen de klachten, maar steeg ook de klanttevredenheid.

    Slimme ondersteuning zonder extra ballast

    Voor veel MKB’s is er geen aparte compliance-afdeling die dit soort processen bewaakt. Het verschil maak je dan door eenvoud: één centrale plek waar klachten worden geregistreerd, opvolging wordt bewaakt en patronen zichtbaar worden. Een lichtgewicht GRC-tool zoals CompliTrack kan dat ondersteunen, maar het begint met gedrag: signalen serieus nemen, klein beginnen en volhouden. Tooling is geen wondermiddel, maar zorgt er wel voor dat niets blijft liggen en je aantoonbaar grip hebt.

    Conclusie: grip op klachten is grip op vertrouwen

    Een klacht is geen ramp. Het wordt pas een probleem wanneer er geen opvolging is en klanten voelen dat je geen grip hebt. Dan verandert een klacht in een structureel probleem, met gevolgen voor je reputatie én je audits. Door klachten serieus te registreren, patronen te analyseren en zichtbaar opvolging te geven, maak je van elk signaal een kans tot verbetering.

    Zo voorkom je dat een boze klant aan de lijn verandert in een verloren klant. En laat je zien dat jouw organisatie leert, verbetert en betrouwbaar is.

    Verder lezen:

    Wil je verdiepen? Lees dan Van klacht naar verbetering (juli 2025) en kom donderdag terug voor Kwaliteitsmanagementsysteem zonder ISO-jargon: wat heb je écht nodig?

  • Hoe ISO 9001 en ISO 27001 elkaar versterken: Kwaliteit en veiligheid hand in hand

    Hoe ISO 9001 en ISO 27001 elkaar versterken: Kwaliteit en veiligheid hand in hand

    Ben je bezig met ISO-certificering – of ben je al gecertificeerd voor bijvoorbeeld ISO 9001 of ISO 27001 – en denk je eraan om meerdere normen te combineren? Dan is deze blog voor jou. Kwaliteitsmanagement en informatiebeveiliging lijken op het eerste gezicht twee verschillende werelden, maar in de praktijk versterken ze elkaar juist enorm. Zeker als je werkt met een geïntegreerd systeem en de juiste ondersteuning, zoals een GRC-tool.

    In deze blog lees je:

    • Wat ISO 9001 en ISO 27001 precies zijn
    • Hoe deze normen van elkaar verschillen én elkaar aanvullen
    • Wat een Integrated Management System (IMS) is
    • Hoe je met een GRC-tool zoals CompliTrack tijd en moeite bespaart

    Wat is ISO 9001?

    ISO 9001 is dé internationale standaard voor kwaliteitsmanagement. Het doel? Zorgen dat je producten of diensten continu aan de verwachtingen van klanten voldoen – en dat je processen steeds beter worden. ISO 9001 helpt je om grip te krijgen op je bedrijfsvoering, klantgericht te werken en continu te verbeteren. Het is een breed toepasbare norm die voor vrijwel elk type organisatie waardevol is.

    Wat is ISO 27001?

    Waar ISO 9001 draait om kwaliteit, richt ISO 27001 zich op informatiebeveiliging. Deze norm helpt je om risico’s zoals datalekken, cyberaanvallen of onveilige interne processen te beheersen. ISO 27001 geeft je een structuur voor het opzetten van een Information Security Management System (ISMS). Hiermee toon je aan dat je organisatie vertrouwelijk, integer en beschikbaar met informatie omgaat.

    Wat zijn de verschillen?

    Hoewel beide normen uit dezelfde ISO-familie komen, hebben ze elk hun eigen focus:

    AspectISO 9001ISO 27001
    DoelKwaliteit en klanttevredenheidInformatiebeveiliging en risicobeheersing
    SysteemKwaliteitsmanagementsysteem (KMS)Informatiebeveiligingsmanagementsysteem (ISMS)
    MeetmethodenKlantfeedback, KPI’s, afwijkingenRisicoanalyses, beveiligingsmaatregelen
    ToepassingAlle soorten processenInformatie(verwerkende) processen

    Waar raken de normen elkaar?

    Ondanks de verschillende doelen, hebben ISO 9001 en ISO 27001 ook veel overeenkomsten. Beide zijn gebaseerd op de Harmonized Structure, een uniforme opbouw voor moderne ISO-normen. Hierdoor gebruiken ze dezelfde hoofdstukindeling en terminologie. Denk aan:

    • De context van de organisatie
    • Leiderschap en betrokkenheid
    • Risico-gebaseerde planning
    • Ondersteuning (zoals bewustzijn en communicatie)
    • Operationele uitvoering
    • Evaluatie van prestaties
    • Continue verbetering

    Een belangrijk raakvlak is bijvoorbeeld de risicoanalyse. Voor ISO 27001 beoordeel je de risico’s op verlies of misbruik van informatie. Bij ISO 9001 kijk je onder meer naar risico’s die klanttevredenheid kunnen beïnvloeden. Door deze risicoanalyses te combineren in één overzicht, werk je efficiënter én vollediger. In de blog De risicoanalyse: Een onmisbaar instrument voor elke ondernemer (10 september 2024) lees je hoe je een risicoanalyse effectief inzet binnen je organisatie.

    Wat is een Integrated Management System (IMS)?

    Een Integrated Management System (IMS) combineert de eisen van verschillende normen in één werkbaar systeem. Heb je al ISO 9001 en wil je ISO 27001 toevoegen (of andersom)? Dan hoef je niet alles opnieuw op te bouwen. Met een IMS kun je bijvoorbeeld:

    • Eén gezamenlijke risicoanalyse uitvoeren
    • Processen voor documentbeheer of interne audits combineren
    • Beleid en doelstellingen integreren
    • Rapportages en managementreviews centraliseren

    Ook interne audits kun je slim combineren. In plaats van aparte audits per norm, kun je één gecombineerde audit uitvoeren waarbij je kijkt naar kwaliteit én informatiebeveiliging. In de blog Interne audit ISO 9001: De sleutel tot een effectief kwaliteitsmanagementsysteem (2 februari 2025) lees je hoe zo’n interne audit er praktisch uitziet.

    Hoe helpt CompliTrack bij het opzetten van een IMS?

    Het opzetten en beheren van meerdere normen kan overweldigend lijken. Maar met de juiste tooling is het verrassend overzichtelijk. CompliTrack is speciaal ontworpen om kleinere organisaties te helpen bij het beheer van ISO-normen, zonder dat je meteen een compliance-team nodig hebt.

    Met CompliTrack kun je:

    • Normen combineren in één systeem – ISO 9001, ISO 27001 en andere normen beheer je in één overzicht.
    • Risicoanalyses samenvoegen – Voorkom dubbel werk door risico’s voor kwaliteit, informatiebeveiliging en andere normen te registreren in één centrale omgeving. Meer hierover lees je in de blog “Van risicoanalyse naar actie: Hoe je risico’s daadwerkelijk beheerst” (2 maart 2025).
    • Documenten en registraties organiseren – Alle procedures, beleidsstukken en bewijzen op één plek, met versiebeheer en toegangsrechten.
    • Acties en opvolging beheren – Zie in één oogopslag wie wat moet doen en wanneer. Ook handig voor het plannen van audits en opvolging van verbeteracties.
    • Continue verbetering stimuleren – Door trends en herhalende issues inzichtelijk te maken, werk je stap voor stap aan betere processen.

    Dankzij de heldere structuur en vriendelijke prijs is CompliTrack een laagdrempelige oplossing voor organisaties die serieus aan de slag willen met ISO – zonder onnodige complexiteit.

    Klaar voor de volgende stap?

    Werk je al met ISO 9001 of ISO 27001, of overweeg je een extra certificering? Door normen slim te integreren en ondersteund te worden met een praktische GRC-tool zoals CompliTrack, maak je het jezelf een stuk makkelijker.

    Wil je weten hoe CompliTrack jouw organisatie helpt bij het combineren van ISO-normen en het opzetten van een efficiënt IMS?

    Neem vandaag nog contact met ons op via de contactpagina en we helpen je graag verder!

  • Kwaliteitsmanagement en interne audits: Efficiëntie door eenvoud

    Kwaliteitsmanagement en interne audits: Efficiëntie door eenvoud

    In veel kleinere organisaties is het kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) keurig vastgelegd in een handboek, met mooie procesbeschrijvingen en beleidsverklaringen. Toch blijkt in de praktijk dat deze documenten vaak ver van de dagelijkse werkelijkheid afstaan. Klinkt dat herkenbaar? Dan ben je niet de enige. Vooral bij de toepassing van ISO 9001 zien we dat de interne audit – juist bedoeld als motor voor verbetering – soms verwordt tot een verplicht nummer. In deze blog neem ik je mee in hoe je kwaliteitsmanagement en interne auditing écht effectief en praktisch maakt, zonder de eenvoud te verliezen.

    De kloof tussen beleid en praktijk

    Iedere organisatie bestaat uit mensen die hun vak verstaan. Monteurs, administratief medewerkers, planners, projectleiders – stuk voor stuk professionals met kennis van zaken. Dus waarom zou je nog processen uitschrijven, beleid opstellen en werkinstructies maken?

    Het antwoord is simpel: omdat we in de waan van de dag snel dingen anders gaan doen dan oorspronkelijk de bedoeling was. Zonder dat iemand dat per se fout doet. Het is eerder een kwestie van “even snel oplossen” of “zo werkt het in de praktijk toch beter?” En daar schuilt direct het risico: als processen op papier anders zijn dan wat er in de praktijk gebeurt, dan kun je op een gegeven moment niet meer betrouwbaar meten, sturen of verbeteren. De grip op kwaliteit vervaagt – en daarmee ook de effectiviteit van je kwaliteitsmanagementsysteem.

    Deze kloof tussen theorie en praktijk brengt concrete risico’s met zich mee:

    • Afhankelijkheid van personen: Als alleen die ene collega weet hoe het écht werkt, wat gebeurt er dan als die ziek is of uit dienst gaat?
    • Versnipperde kennis: Teams gaan zelf ‘trucjes’ ontwikkelen waardoor processen versnipperen en de uniforme werkwijze verdwijnt.
    • Geen basis voor verbetering: Als je niet weet hoe het hoort te gaan, kun je ook niet zeggen of iets beter of slechter gaat dan verwacht.
    • Problemen bij audits of certificering: Externe auditors prikken er snel doorheen als het papieren systeem niet aansluit bij de werkvloer. Dat zorgt voor onnodige discussie en herstelacties.

    Het doel van een ISO 9001 auditproces is juist het bewaken van de aansluiting tussen beleid en praktijk. Een goed uitgevoerd proces voor interne controle ISO voorkomt verrassingen tijdens externe audits en helpt de organisatie te leren en verbeteren.

    Interne audits als motor voor verbetering

    Een interne audit hoeft geen ’toetsmoment’ te zijn waar menig medewerker met lichte stress naar uitkijkt. Zie het als een kans om stil te staan bij wat goed gaat, en vooral: wat beter kan. De kunst zit ‘m in de juiste insteek. Geen afvinklijst, maar een dialoog. Geen formele controle, maar een gezamenlijk gesprek over hoe processen écht verlopen.

    Een praktisch voorbeeld:

    Bij een kleine technische dienstverlener was het kwaliteitsbeleid helder: “We leveren altijd op tijd, binnen budget en naar wens van de klant.” Mooi geformuleerd, maar uit een interne audit bleek dat er geen eenduidige manier was om klanttevredenheid te meten – laat staan om structureel van klantfeedback te leren. Het auditteam heeft vervolgens samen met de operationeel manager een eenvoudige feedback-loop opgezet die direct inzicht gaf in verbeterpunten.

    Tips om beleid en praktijk met elkaar te verbinden

    Je systeem hoeft niet dichtgetimmerd te zijn met dikke handboeken en ellenlange instructies. Sterker nog, overdocumentatie is een veelvoorkomend probleem bij ISO 9001-implementaties. Tijdens een interne audit ISO 9001 kun je dit juist signaleren: worden bepaalde registraties eigenlijk niet meer gebruikt? Is de werkinstructie achterhaald, of onnodig ingewikkeld?

    Daarom hier enkele praktische tips om van de audit geen afrekening te maken, maar een krachtig hulpmiddel binnen je kwaliteitsmanagement auditing:

    1. Vertrek vanuit de praktijk
      Vraag jezelf af: hoe werkt dit proces nu echt? Ga in gesprek met medewerkers die het uitvoeren. Leg pas daarna vast wat nodig is – en houd het kort, duidelijk en toepasbaar.
    2. Gebruik audits als gestructureerd gesprek
      Zie de interne audit als een moment om samen te reflecteren: wat gaat goed, wat schuurt, wat kan beter? Geen oordeel, maar een hulpmiddel. Zo ontdek je bijvoorbeeld ook of medewerkers moeite hebben met bepaalde procedures, of juist creatieve oplossingen hebben gevonden die nog niet zijn vastgelegd.
    3. Kijk kritisch naar documentatie
      Tijdens de audit kun je ook ontdekken dat er te veel wordt gedocumenteerd. Is die Excel met 14 tabbladen nog wel nodig? Of de formulieren die eigenlijk nooit worden ingevuld? Schap wat niet meer bijdraagt aan de kwaliteit.
    4. Maak meetbare doelen praktisch
      “Meten is weten” klinkt cliché, maar zonder meting blijft het bij gevoel. En nee, meten levert niet direct nieuwe klanten op – maar het helpt wél om klanttevredenheid, levertijd of faalkosten inzichtelijk te maken. En als je die kunt verbeteren, dan volgt klanttevredenheid (en mond-tot-mondreclame) vanzelf.
    5. Houd verbeteracties klein en haalbaar
      Een audit hoeft niet te eindigen in een lijst van tien projecten. Begin met één kleine verbetering per afdeling. Dat zorgt voor energie en laat zien dat het systeem werkt.
    6. Betrek medewerkers bij verbeteringen
      Niet alleen auditen óver mensen, maar mét mensen. Vraag wat zij nodig hebben om hun werk beter of eenvoudiger te doen. Zo ontstaat draagvlak én bruikbare input.

    De rol van tooling

    Veel organisaties worstelen met het gestructureerd vastleggen van auditbevindingen, verbeteracties en opvolging. Een eenvoudige GRC-tool, zoals CompliTrack, helpt bij het borgen van auditplanning, registraties en actiebeheer zonder dat het onnodig complex wordt. In onze eerdere blog “Interne audit ISO 9001: De sleutel tot een effectief kwaliteitsmanagementsysteem” kun je hier meer over lezen.

    Ook de blog “Van chaos naar controle: Hoe organisaties grip krijgen op interne taken” laat goed zien hoe je met behulp van tooling eenvoud en overzicht terugbrengt in je kwaliteitsmanagementproces.

    Meer weten?

    Loop jij in jouw organisatie ook tegen de uitdaging aan dat beleid en praktijk soms mijlenver uit elkaar liggen? Of wil je weten hoe je met behulp van CompliTrack je interne audits efficiënter én waardevoller maakt? Neem dan vrijblijvend contact met ons op via de contactpagina. We denken graag met je mee.

  • Kwaliteitsmanagement: Hoe verhogen wij samen de impact van ISO 9001?

    Kwaliteitsmanagement: Hoe verhogen wij samen de impact van ISO 9001?

    Veel bedrijven behalen hun ISO 9001-certificering en denken: “Mooi, dat is geregeld!” Maar zonder een goed ingericht kwaliteitsmanagementsysteem (QMS) blijft het certificaat vooral een formeel document. Het echte doel van ISO 9001 is niet het certificaat, maar continue verbetering, klanttevredenheid en efficiëntere bedrijfsprocessen.

    Toch merken we in de praktijk dat organisaties moeite hebben om ISO 9001 écht te laten werken. Medewerkers zien het als extra administratie, audits voelen als een verplichting en verbeteracties blijven liggen. Hoe zorgen we ervoor dat ISO 9001 niet slechts een vinkje blijft, maar daadwerkelijk impact heeft?

    Hier zijn vijf veelvoorkomende struikelblokken – en onze oplossingen om meer waarde uit jouw kwaliteitsmanagement te halen.

    1. Continu verbeteren als gewoonte (in plaats van een verplichting)

    Veel bedrijven voeren pas verbeteringen door vlak voor een audit. Dat leidt tot haastwerk en gemiste kansen. Medewerkers worden onder druk gezet om snel actie te ondernemen, terwijl er de rest van het jaar weinig aandacht is voor kwaliteitsverbetering. Dit werkt averechts: het vergroot de kans op fouten, zorgt voor frustratie en haalt niet het maximale uit het kwaliteitsmanagementsysteem.

    De oplossing? Kwaliteitsmanagement moet een doorlopend proces worden, in plaats van een terugkerend stressmoment. Dit begint met het inplannen van regelmatige interne audits, zodat knelpunten tijdig worden gesignaleerd. Daarnaast helpt het om medewerkers actief te betrekken: laat teams zelf verbeteringen aandragen en maak de resultaten zichtbaar. Kleine verbeteringen, zoals het optimaliseren van een werkproces of het verminderen van fouten, zorgen ervoor dat ISO 9001 echt leeft binnen de organisatie.

    Lees hier meer over hoe een effectieve interne audit je ISO 9001-systeem versterkt

    2. ISO 9001 als hulpmiddel, niet als last

    Een veelgehoorde klacht is dat ISO 9001 vooral extra werk met zich meebrengt. Medewerkers ervaren het kwaliteitsmanagementsysteem als een verzameling regels en procedures die hen belemmeren in plaats van ondersteunen. Het gevolg? Ze gaan ‘werk voor de audit’ doen, in plaats van écht bezig te zijn met kwaliteitsverbetering.

    De sleutel ligt in het laten zien waarom kwaliteitsmanagement belangrijk is. Medewerkers moeten begrijpen hoe een goed functionerend QMS hen helpt om efficiënter te werken, fouten te verminderen en klanten beter te bedienen. Dit betekent dat kwaliteitsprocessen logisch moeten aansluiten op de dagelijkse werkzaamheden.

    Een andere belangrijke factor is het gebruik van een praktische en laagdrempelige tool. Wanneer medewerkers steeds opnieuw formulieren moeten invullen en informatie verspreid staat in losse documenten, wordt kwaliteitsmanagement een last. Een gecentraliseerde oplossing kan helpen om het proces eenvoudiger en effectiever te maken. Bekijk hoe een eenvoudige tool kan helpen om structuur aan te brengen.

    3. Stop met losse documenten en Excel-lijsten

    Veel bedrijven houden hun kwaliteitsmanagement bij in losse Excel-bestanden en Word-documenten. In het begin lijkt dit een prima oplossing, maar al snel ontstaan er problemen: bestanden raken verouderd, informatie wordt dubbel opgeslagen en niemand weet zeker of de juiste versie wordt gebruikt. Dit gebrek aan structuur leidt tot inefficiëntie en maakt audits onnodig stressvol.

    De oplossing is om alle kwaliteitsinformatie gecentraliseerd en overzichtelijk te beheren. Een goed kwaliteitsmanagementsysteem helpt bij:

    • Het automatisch up-to-date houden van documentatie.
    • Het eenvoudig beheren van verbeteracties en rapportages.
    • Het verminderen van fouten door versiebeheer.

    Door deze processen te automatiseren, besparen bedrijven niet alleen tijd, maar wordt kwaliteitsmanagement ook een stuk eenvoudiger en effectiever.

    4. Maak kwaliteitsmanagement meetbaar en zichtbaar

    Zonder duidelijke doelen en metingen blijft ISO 9001 een abstract begrip. Hoe weet je of je kwaliteitsmanagement daadwerkelijk bijdraagt aan betere prestaties? Het risico is dat verbeteringen alleen op gevoel worden doorgevoerd, zonder te meten wat ze opleveren. Hierdoor is het lastig om successen te vieren en medewerkers te motiveren om door te gaan met optimalisatie.

    De oplossing ligt in het formuleren van concrete KPI’s. Denk aan:

    • Klachtenafhandelingstijd: Hoe snel worden klachten opgelost?
    • Procesafwijkingen: Hoe vaak wijkt een proces af van de norm?
    • Klanttevredenheid: Hoe scoren we op klanttevredenheidsonderzoeken?

    Door prestaties inzichtelijk te maken, wordt kwaliteitsmanagement tastbaar. Daarnaast is het belangrijk om successen te vieren: als verbeteringen leiden tot minder fouten of kortere doorlooptijden, laat dit dan zien binnen de organisatie. Dit motiveert medewerkers om actief bij te dragen aan kwaliteitsverbetering.

    5. Voorkom dat ISO 9001 een papieren tijger wordt

    Veel organisaties behandelen ISO 9001 als een project dat eens in de paar jaar wordt opgepakt, in plaats van als een doorlopend proces. Zodra de certificering is behaald, verdwijnt het kwaliteitsmanagement naar de achtergrond. Het resultaat? Processen verwateren, verbeteracties worden niet doorgevoerd en bij de volgende audit begint de stress opnieuw.

    Om te voorkomen dat ISO 9001 een papieren tijger wordt, moet kwaliteitsmanagement geïntegreerd worden in de dagelijkse bedrijfsvoering. Dit betekent:

    • Kwaliteitsdoelen opnemen in operationele meetings.
    • Regelmatige risicoanalyses uitvoeren en deze koppelen aan verbeteracties.
    • Kwaliteitsmanagement onderdeel maken van de bedrijfscultuur, zodat het geen ‘moetje’ is, maar een vanzelfsprekendheid.

    Lees hier hoe een gesctructureerde risicoanalyse helpt om je organisatie te verbeteren.

    Samen zorgen we ervoor dat ISO 9001 écht werkt

    ISO 9001 is geen doel op zich, maar een krachtig hulpmiddel om jouw organisatie te versterken. Door continu verbeteren, slimme automatisering en het betrekken van medewerkers zorgen we ervoor dat kwaliteitsmanagement meer wordt dan alleen een certificaat aan de muur.

    Wil je sparren over hoe je meer uit jouw ISO 9001-systeem haalt? Neem dan contact op via onze contactpagina en ontdek wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen!

  • Wat is KMS software en waarom heeft jouw bedrijf het nodig?

    Wat is KMS software en waarom heeft jouw bedrijf het nodig?

    In een concurrerende markt zoeken bedrijven naar manieren om efficiënter te werken, processen te verbeteren en een constante kwaliteit te leveren. Een Kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) speelt hierin een belangrijke rol. Maar wat is een KMS precies? En hoe kan software jouw bedrijf helpen om kwaliteitsdoelstellingen te bereiken en te handhaven? In deze blog bespreken we alles wat je moet weten over KMS-software en hoe het de kwaliteit en efficiëntie in jouw bedrijf kan verbeteren.

    Wat is een Kwaliteitsmanagementsysteem (KMS)?

    Een Kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) is een systeem dat bedrijven helpt om hun producten, diensten en processen op een consistente manier te beheren en te verbeteren. Dit framework ondersteunt het stellen en behalen van kwaliteitsdoelen door standaardisatie en optimalisatie van processen.

    Belangrijke onderdelen van een KMS zijn:

    • Gestandaardiseerde processen: Het vastleggen van werkwijzen zodat iedereen binnen de organisatie dezelfde kwaliteitsnormen hanteert.
    • Risicobeheer: Identificeer en beheer risico’s die invloed kunnen hebben op de kwaliteit.
    • Continue verbetering: Een KMS stimuleert bedrijven om voortdurend te zoeken naar manieren om processen te optimaliseren en aan te passen.

    Bedrijven die al aan ISO 9001 werken of zich willen certificeren, kunnen veel voordelen halen uit het gebruik van een KMS, zoals besproken in onze eerdere blog over ISO 9001-certificering voor het MKB.

    Waarom kiezen voor een KMS?

    Een Kwaliteitsmanagementsysteem is niet alleen nuttig voor grote bedrijven. Juist voor het MKB biedt een KMS voordelen, zoals verbeterde efficiëntie en consistentie, en een betere naleving van kwaliteitsstandaarden. Voor bedrijven die zich richten op kwaliteitsbeheer of certificering, helpt een KMS bij:

    1. Efficiëntie: Door processen te standaardiseren en optimaliseren, worden verspilling en foutkansen verminderd.
    2. Consistentie: Een KMS zorgt ervoor dat klanten altijd dezelfde kwaliteit ervaren, wat klanttevredenheid en loyaliteit versterkt.
    3. Compliance: Bedrijven die voldoen aan standaarden zoals ISO 9001 of ISO 27001, profiteren van een verbeterd imago en voldoen beter aan de verwachtingen van klanten.
    4. Klantgerichtheid: Verbeterde kwaliteit en consistentie leiden tot een hogere klanttevredenheid en loyaliteit.

    Hoe KMS software kan helpen bij Kwaliteitsmanagement

    Het beheren van een Kwaliteitsmanagementsysteem kan tijdrovend en complex zijn, vooral wanneer bedrijven groeien. KMS-software biedt een praktische oplossing door processen te automatiseren en te centraliseren. Dit type software ondersteunt bedrijven in het beheren van kwaliteitsdoelen en zorgt voor efficiëntie in alle fases van kwaliteitsbeheer.

    De belangrijkste functies van KMS-software:

    1. Centralisatie van gegevens: KMS-software biedt één plek voor documenten en procedures, waardoor de kans op fouten vermindert.
    2. Automatisering van processen: Routinewerk, zoals kwaliteitscontroles, wordt met software geautomatiseerd, wat tijd bespaart en zorgt voor consistentie.
    3. Analyse en rapportage: Kwaliteitssoftware biedt analyse- en rapportagemogelijkheden, waarmee bedrijven eenvoudig prestaties kunnen monitoren en verbeterpunten kunnen identificeren.
    4. Ondersteuning bij certificering: Voor bedrijven die willen voldoen aan ISO 9001, zoals beschreven in onze stapsgewijze gids naar ISO-certificering, biedt KMS-software ondersteuning in het documenteren en naleven van processen.

    Samenvatting: Waarom investeren in KMS software?

    Een goed Kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) ondersteunt bedrijven bij het waarborgen van een consistente kwaliteit van producten en diensten. KMS-software maakt het beheer van zo’n systeem eenvoudiger en efficiënter, wat leidt tot meer klanttevredenheid en een betere naleving van kwaliteitsnormen.

    Wil je ontdekken hoe KMS-software jouw bedrijf kan helpen? Probeer Complitrack voor een effectieve aanpak van kwaliteitsmanagement. Neem vandaag nog contact op voor een gratis demo en ontdek hoe Complitrack jouw kwaliteitsbeheer kan verbeteren!