Incidenten zijn onvermijdelijk. Of je nu te maken hebt met een security-incident, een procesafwijking of een productfout, vroeg of laat krijgt elke organisatie ermee te maken. De vraag is: hoe ga je ermee om?
Je kunt incidenten simpelweg registreren en oplossen. Maar als je écht vooruit wilt, gebruik je ze als leermomenten. Een effectief incidentmanagementproces zorgt ervoor dat je niet alleen reageert op incidenten, maar er ook structureel van leert. Zo voorkom je herhaling, verbeter je je compliance en versterk je de veiligheid en kwaliteit binnen je organisatie.
In deze deepdive laat ik je zien hoe je compliance-incidenten omzet in verbeteringen. Ik neem je mee in een praktijkvoorbeeld, pas de 5 Why-methode toe op een security-incident en geef je concrete handvatten voor monitoring en opvolging in de management review.
Stap 1: Van incidentmelding naar analyse – Wat ging er mis?
Als er een compliance-incident plaatsvindt, is het cruciaal dat je het correct registreert en classificeert. Dit kunnen bijvoorbeeld zijn:
- Security-incidenten: Bijvoorbeeld een datalek of ongeoorloofde toegang tot gevoelige informatie.
- Procesafwijkingen: Denk aan een niet-goedgekeurde werkwijze die in de productie wordt toegepast.
- Productafwijkingen: Bijvoorbeeld een kwaliteitsprobleem waardoor een product niet voldoet aan de specificaties.
Praktijkvoorbeeld: Security-incident
Stel je voor: een medewerker van een zorginstelling verstuurt per ongeluk patiëntendossiers naar een externe partij. Dit is een potentieel datalek en moet mogelijk gemeld worden aan de toezichthouder.
Wat doe je in een effectief incidentmanagementproces?
- Melden en registreren: Leg het incident vast, inclusief datum, betrokken systemen en impact.
- Beoordelen: Is dit een meldplichtig datalek? Welke risico’s brengt het met zich mee?
- Koppelen aan risico’s: Gebruik een GRC-tool zoals CompliTrack om het incident direct te koppelen aan bestaande risico’s, bijvoorbeeld: “Onvoldoende bewustzijn van medewerkers over informatiebeveiliging.”
Stap 2: Root cause analysis met de 5x Waarom-methode
Veel bedrijven lossen incidenten oppervlakkig op. Maar als je niet naar de echte oorzaak kijkt, blijf je dezelfde fouten maken. Een effectieve manier om de kern van het probleem te vinden, is de 5 Why-methode.
Toegepast op het security-incident
Probleem: Een medewerker verstuurde per ongeluk patiëntendossiers naar een externe partij.
- Waarom gebeurde dit?
De medewerker wist niet dat het om vertrouwelijke gegevens ging. - Waarom wist de medewerker dit niet?
Er was geen duidelijke dataclassificatie aangegeven in het document. - Waarom was er geen dataclassificatie?
De organisatie had geen beleid waarin stond hoe vertrouwelijke informatie gemarkeerd moest worden. - Waarom was er geen beleid?
Het onderwerp is nooit meegenomen in de implementatie van informatiebeveiligingsmaatregelen. - Waarom werd informatiebeveiliging niet volledig geïmplementeerd?
Er is geen structurele controle op naleving van beveiligingsbeleid en security-awareness trainingen worden niet periodiek uitgevoerd.
Wat leer je hieruit?
Dit is geen eenmalige menselijke fout, maar een structureel probleem in het informatiebeveiligingsbeleid. De echte oorzaken liggen in:
- Gebrek aan training en bewustwording
- Ontbrekende richtlijnen voor dataclassificatie
- Geen monitoring op naleving van procedures
Stap 3: Van incident naar structurele verbetering
Wil je herhaling voorkomen? Dan moet je structurele verbetermaatregelen doorvoeren.
Voorbeeld verbetermaatregelen voor het security-incident:
- Security-awareness training verplicht stellen voor alle medewerkers.
- Technische maatregelen zoals DLP (Data Loss Prevention) implementeren.
- Duidelijke protocollen opstellen voor het delen van vertrouwelijke gegevens.
- Interne audits uitvoeren om te controleren of maatregelen goed worden nageleefd.
Ditzelfde proces werkt voor procesafwijkingen en productafwijkingen. Bijvoorbeeld: stel dat een farmaceutisch bedrijf ontdekt dat een batch medicijnen niet voldoet aan de kwaliteitsnormen. Dan kun je:
- Leveranciersafspraken herzien en beter vastleggen.
- Productcontroles verbeteren en vaker uitvoeren.
- Afwijkingen koppelen aan bestaande ISO 9001 of ISO 13485-maatregelen.
Gebruik je een GRC-tool zoals CompliTrack? Dan kun je:
- Incidenten direct koppelen aan risico’s en maatregelen.
- Terugkerende taken instellen voor audits en training.
Stap 4: Monitoring en opvolging – Hoe zorg je dat verbeteringen werken?
Incidenten oplossen is niet genoeg. Je moet blijven monitoren of de maatregelen effectief zijn. Hoe doe je dat?
1. Bespreek incidenten in de management review
Plan per kwartaal een management review waarin je:
- De trend in incidenten analyseert (worden het er meer of minder?).
- De effectiviteit van getroffen maatregelen beoordeelt.
- Signaleert of er nieuwe risico’s ontstaan.
2. Stel KPI’s in voor monitoring
Meetbare indicatoren helpen om te zien of je incidentmanagement werkt. Denk aan:
- Aantal security-incidenten per kwartaal.
- Percentage medewerkers dat security-trainingen heeft afgerond.
- Aantal interne audits waarbij tekortkomingen in dataclassificatie worden gevonden.
3. Voer interne audits uit
Door audits in te plannen binnen je auditbeheer, controleer je of maatregelen daadwerkelijk worden nageleefd.
4. Automatiseer opvolging met een GRC-tool
Gebruik taakbeheer om terugkerende taken in te plannen en incidentbeheer om verbanden te leggen tussen incidenten en risico’s. Zo blijft incidentmanagement een doorlopend proces.
Conclusie: Incidenten als kans voor groei
Incidenten zijn niet alleen een compliance-verplichting, maar een kans om je organisatie te verbeteren. Een effectief incidentmanagementproces zorgt voor:
- Minder herhalende incidenten dankzij root cause analysis.
- Sterkere informatiebeveiliging & kwaliteitscontrole.
- Efficiëntere audits & compliance-rapportages.
Wil je weten hoe jouw organisatie incidenten slimmer kan beheren? Neem contact met ons op en ontdek hoe CompliTrack je kan ondersteunen.
