Tag: ISO 9001

  • Kwaliteitsmanagementsysteem zonder ISO-jargon: zó richt je het slim in

    Kwaliteitsmanagementsysteem zonder ISO-jargon: zó richt je het slim in

    Het is een maandagochtend bij een IT-dienstverlener. Een projectteam wacht op de levering van twintig laptops voor een klant. De order is geplaatst, de factuur is betaald, maar in het magazijn ligt maar de helft. Niemand weet precies waar het fout is gegaan. De inkoper wijst naar de leverancier, het magazijn wijst naar de projectleider, en de klant hangt ongeduldig aan de lijn. De stress loopt op, terwijl iedereen dacht dat het proces “goed geregeld” was.

    Dit soort situaties komen vaker voor dan je denkt. En meestal is de oorzaak niet kwade wil, maar een gebrek aan structuur. Precies daar komt kwaliteitsmanagement om de hoek kijken: niet als papieren tijger of ISO-checklist, maar als praktisch hulpmiddel om afspraken, processen en verbeteringen op elkaar af te stemmen.

    Wat is kwaliteitsmanagement?

    Kwaliteitsmanagement gaat over grip krijgen op de manier waarop je werkt. Het draait erom dat klanten krijgen wat je belooft, op een consistente en betrouwbare manier. Of het nu gaat om leveringen die op tijd zijn, software die doet wat er is afgesproken of een project dat volgens specificaties wordt afgerond – kwaliteit betekent voorspelbaarheid en vertrouwen.

    Een eenmalige klacht hoeft geen ramp te zijn. Het verschil zit in hoe je ermee omgaat. Een klacht die blijft terugkomen, laat zien dat het systeem tekortschiet. Kwaliteitsmanagement helpt je die patronen te herkennen en te doorbreken.

    Wat is een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS)?

    Een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) is het raamwerk waarmee je kwaliteit borgt in de dagelijkse praktijk. Het is geen enkel document of softwarepakket, maar de samenhang van processen, verantwoordelijkheden en hulpmiddelen die samen zorgen dat kwaliteit niet afhankelijk is van toeval.

    Dat kan klein beginnen. Een overzicht van je belangrijkste processen, duidelijke eigenaarschap en een centrale plek waar verbeterpunten worden vastgelegd. Voor sommige organisaties betekent dit een formeel ISO-systeem, voor anderen een lichte tool die overzicht biedt. Het gaat niet om de vorm, maar om de werking: samenhang en aantoonbaarheid.

    Twee invalshoeken: organisatiebreed en productgericht

    Een KMS kun je bekijken vanuit twee perspectieven.

    Organisatiebreed: dit gaat om de gezondheid van de hele organisatie. Denk aan de betrouwbaarheid van inkoop, voorraadbeheer en orderverwerking. Een logistiek proces dat goed is ingericht, voorkomt dat klanten te laat of verkeerd beleverd worden.

    Project- of productgericht: hier kijk je naar de kwaliteit van een specifieke uitkomst. Bij een softwareontwikkelingsproject betekent dit testplannen, acceptatiecriteria en bugtracking. Zonder structuur zou de eindkwaliteit vooral afhangen van toeval en individuele inzet.

    Een sterk KMS combineert beide invalshoeken: het zorgt dat je organisatie als geheel betrouwbaar functioneert én dat individuele projecten of producten voldoen aan hun kwaliteitsdoelen.

    Hoe bouw je een werkend KMS op?

    Laten we teruggaan naar het voorbeeld van de IT-dienstverlener die hardware levert. Naast advies en support levert dit bedrijf laptops, routers en servers. Daarmee ontstaat een logistiek proces met veel kwaliteitsrisico’s: verkeerde bestellingen, zoekgeraakte voorraad of vertraagde uitleveringen. Hoe richt je een KMS in dat dit voorkomt?

    Begin bij de belangrijkste processen

    Veel organisaties willen meteen álle processen vastleggen. Het gevolg: een papieren systeem dat niemand gebruikt. Beter is om klein te beginnen en je te richten op de cruciale schakels. Voor de IT-dienstverlener zijn dat inkoop, voorraadbeheer en uitlevering. Wie die drie processen in de grip heeft, dekt meteen de grootste risico’s af.

    Payoff: Een systeem dat klein begint, groeit met je organisatie mee.

    Maak verantwoordelijkheden expliciet

    Vaak ontstaat chaos omdat niet duidelijk is wie hiervoor verantwoordelijk is. De inkoper gaat ervan uit dat het magazijn de levering checkt, terwijl het magazijn denkt dat de projectleider dit doet. Met een KMS leg je eigenaarschap vast. De inkoper controleert de leverancier, het magazijn registreert alles wat binnenkomt en uitgaat, en de projectleider bevestigt uitleveringen naar de klant.

    Payoff: Duidelijk eigenaarschap voorkomt dat kwaliteit tussen wal en schip valt.

    Gebruik hulpmiddelen die passen bij de schaal

    Veel organisaties proberen dit soort processen in Excel bij te houden. Dat gaat goed tot het fout gaat: een vergeten update en niemand weet meer wat klopt. Een lichte tool of platform biedt uitkomst, mits eenvoudig genoeg om in de praktijk te gebruiken. Alles staat centraal, iedereen werkt met dezelfde gegevens en fouten worden sneller gesignaleerd.

    Payoff: Een tool is ondersteunend, niet leidend – het moet het werk makkelijker maken.

    Zie klachten en incidenten als leermoment

    Fouten zijn onvermijdelijk. De vraag is: gebruik je ze om te verbetern? Een goed KMS registreert incidenten en koppelt ze aan verbeteracties. Als een leveranciers structureel te laat levert, herzie je de afspraken. Als voorraad steeds ontbreekt, verbeter je het inventarisatieproces.

    Payoff: Elke klacht is een kans om het systeem sterker te maken.

    Houd het actueel

    Een KMS werkt alleen als het leeft. Geen dikke rapporten eens per jaar, maar regelmatig kleine checks. Voor onze IT-dienstverlener: wekelijks een voorraadcontrole, maandelijks een overleg tussen inkoper en projectleider, en elk kwartaal een korte managementreview.

    Payoff: Kwaliteitsmanagement is geen project, maar een routine.

    Wat levert het op?

    Wanneer dit consequent wordt toegepast, verandert de organisatie stap voor stap. Voorraad is altijd inzichtelijk, klanten krijgen leveringen op tijd en klachten worden sneller opgelost. Medewerkers ervaren meer duidelijkheid in hun werk: de inkoper weet waar hij op moet letten, het magazijn weet wat cruciaal is om te registreren en de projectleider weet wanneer hij de klant moet informeren.

    Ook audits – intern of extern – worden ineens veel minder spannend. Omdat incidenten, verbeteracties en processen al vastliggen in je systeem, kun je aantonen dat je grip hebt. Daarmee wordt een audit een bevestiging van je werkwijze, in plaats van een stressvolle zoektocht naar ontbrekende documenten.

    Voor wie is dit relevant?

    • Voor compliance-officers: Een KMS zorgt dat verbeteracties traceerbaar zijn en dat audits soepeler verlopen.
    • Voor kwaliteitsmanagers: Het maakt zichtbaar waar processen haperen en waar verbeteringen nodig zijn.
    • Voor ondernemers en directie: Het geeft rust en voorspelbaarheid, omdat kwaliteit niet meer afhangt van toeval of losse afspraken.

    Conclusie: eenvoud werkt

    Een kwaliteitsmanagementsysteem hoeft geen log geheel van procedures te zijn. Begin klein, leg verantwoordelijkheden helder vast, gebruik ondersteunende tools en behandel klachten als kansen om te leren.

    Het voorbeeld van de IT-dienstverlener met een logistiek proces laat zien hoe dat werkt. Door stapsgewijs te verbeteren bouw je een systeem dat klanten tevreden maakt, medewerkers duidelijkheid geeft en audits minder spannend maakt.

    Verder lezen

  • Van klacht naar probleem: het moment dat je klant merkt dat je geen grip hebt

    Van klacht naar probleem: het moment dat je klant merkt dat je geen grip hebt

    De telefoon gaat. “Het is maar een klacht,” denk je. Een foutje in de levering, een misverstand in de communicatie, een verkeerde factuur. Zulke dingen gebeuren. Drie weken later belt dezelfde klant opnieuw. Dit keer niet vriendelijk, maar hoorbaar geïrriteerd. Het probleem is niet opgelost, het vertraagt zijn eigen werk en hij moet er telkens zelf achteraan. Jullie lijken vooral bezig met brandjes blussen. Op dat moment gaat het niet meer over die ene fout. Het gaat over vertrouwen. En dat vertrouwen ben je kwijt.

    Hoe een klacht uitgroeit tot een probleem

    Een klacht hoeft op zich geen ramp te zijn. Sterker nog: een klant die klaagt, geeft je een kans om te verbeteren. Het gaat pas mis wanneer klachten blijven liggen of half opgevolgd worden. Neem een herkenbaar scenario: een klant meldt op dag één een incomplete levering. Halverwege de tweede week heeft niemand het probleem echt opgepakt; het bericht zweeft ergens in een mailbox. Tegen de derde week is de irritatie zo hoog opgelopen dat de klacht is veranderd in een groter probleem. Niet omdat het oorspronkelijke foutje zo groot was, maar omdat er geen grip was op de opvolging.

    Waarom dit pijn doet – en hoe je klant dat voelt

    Veel MKB-bedrijven hebben geen gestructureerd systeem voor klachten. Signalen verdwijnen in mailboxen, spreadsheets of zelfs op post-its. Daardoor ontbreekt overzicht: niemand weet hoeveel klachten er spelen, of ze tijdig worden opgelost en waar de echte knelpunten liggen. Voor de klant voelt dat alsof je organisatie stuurloos is. Eén keer vergeef je een fout. Maar drie keer hetzelfde probleem, telkens een ander verhaal en geen zichtbare oplossing? Dan voelt de klant zich genegeerd. En dat gevoel is veel schadelijker dan de oorspronkelijke fout.

    Klachten als signaalfunctie

    Elke klacht laat zien dat er ergens in je proces iets wringt. Bedrijven die klachten serieus registreren en koppelen aan hun processen, ontdekken vaak patronen. Het kan gaan om een leverancier die structureel te laat levert, een werkinstructie die keer op keer tot dezelfde fout leidt of een communicatiestroom die onduidelijk blijkt. Door klachten centraal vast te leggen en er eigenaarschap aan te koppelen, zie je deze patronen snel en kun je structurele verbeteringen doorvoeren.

    Van klacht naar structureel probleem

    Het verschil tussen een klacht en een probleem lijkt klein, maar de gevolgen zijn groot. Een klacht is een eenmalige uiting van ontevredenheid. Een probleem ontstaat wanneer klachten zich herhalen of een dieperliggende oorzaak duidelijk maakt dat je proces niet werkt zoals het zou moeten doen. In kwaliteitsmanagement wordt dit vaak een non-conformiteit genoemd. Hoe je het ook noemt: het vraagt om grip en opvolging.

    Praktisch beginnen: klein, concreet en zichtbaar

    Wie werkt met normen zoals ISO 9001 of ISO 27001 weet dat auditors verder kijken dan papieren procedures. Zij zoeken bewijs dat klachten niet alleen geregistreerd, maar ook opgevolgd worden. Een klacht die verdwijnt in een mailbox kan tijdens een audit leiden tot een bevinding. Een overzicht dat laat zien hoe klachten leiden tot verbeteracties, bewijst daarentegen dat je organisatie in control is. Het verschil tussen stress en rust tijdens een audit zit vaak niet in beleid, maar in de dagelijkse praktijk van opvolging.

    Een voorbeeld uit de praktijk

    Een logistiek bedrijf kreeg regelmatig klachten over vertraagde leveringen. In eerste instantie werden die gezien als losse voorvallen. Tot een klant na een reeks gemiste afspraken dreigde de samenwerking te beëindigen. Pas toen de organisatie klachten systematisch ging registreren, zagen ze het patroon: telkens ging het mis bij hetzelfde overdrachtsmoment in het magazijn. Door dat proces te verbeteren verdwenen niet alleen de klachten, maar steeg ook de klanttevredenheid.

    Slimme ondersteuning zonder extra ballast

    Voor veel MKB’s is er geen aparte compliance-afdeling die dit soort processen bewaakt. Het verschil maak je dan door eenvoud: één centrale plek waar klachten worden geregistreerd, opvolging wordt bewaakt en patronen zichtbaar worden. Een lichtgewicht GRC-tool zoals CompliTrack kan dat ondersteunen, maar het begint met gedrag: signalen serieus nemen, klein beginnen en volhouden. Tooling is geen wondermiddel, maar zorgt er wel voor dat niets blijft liggen en je aantoonbaar grip hebt.

    Conclusie: grip op klachten is grip op vertrouwen

    Een klacht is geen ramp. Het wordt pas een probleem wanneer er geen opvolging is en klanten voelen dat je geen grip hebt. Dan verandert een klacht in een structureel probleem, met gevolgen voor je reputatie én je audits. Door klachten serieus te registreren, patronen te analyseren en zichtbaar opvolging te geven, maak je van elk signaal een kans tot verbetering.

    Zo voorkom je dat een boze klant aan de lijn verandert in een verloren klant. En laat je zien dat jouw organisatie leert, verbetert en betrouwbaar is.

    Verder lezen:

    Wil je verdiepen? Lees dan Van klacht naar verbetering (juli 2025) en kom donderdag terug voor Kwaliteitsmanagementsysteem zonder ISO-jargon: wat heb je écht nodig?

  • Incidenten registreren én verbeteren: zo voorkom je dat compliance bij registratie stopt

    Incidenten registreren én verbeteren: zo voorkom je dat compliance bij registratie stopt

    Stel: je hebt je zaken goed voor elkaar. De ISO-certificering hangt aan de muur, je beleid is uitgewerkt, de processen zijn beschreven. En dan gebeurt het: er gaat iets mis. Een incident.

    Een fout die raakt aan informatiebeveiliging, kwaliteit of – misschien nog belangrijker – het vertrouwen van een klant. Gelukkig heb je een incidentregistratieproces. Het incident wordt vastgelegd, betrokkenen worden geïnformeerd, er volgt een actie. En dan?

    Daar stokt het vaak.

    In veel organisaties eindigt incidentmanagement bij registratie. Er wordt iets genoteerd (als dat al gebeurt), maar wat er daarna mee gebeurt, is niet altijd duidelijk. Verbeteracties raken uit beeld. Herhaling wordt niet uitgesloten. En zodra een auditor langskomt, moet je alsnog in je mailbox graven om te bewijzen dat je “er iets mee hebt gedaan”.

    Zonde. Want juist incidenten zijn waardevol. Ze geven je zicht op risico’s, cultuur, communicatie en structuur. Ze helpen organisaties beter worden, mits je ze serieus neemt.

    Wat een incident je eigenlijk vertelt

    Incidenten zijn zelden een kwestie van puur toeval. Meestal zijn het uitvergrote signalen van dingen die onder de oppervlakte al langer niet lekker liepen. Een onduidelijke werkinstructie. Een ontbrekende check. Een collega die wel wilde, maar niet goed wist hoe.

    Soms is het pijnlijk om dat onder ogen te zien. Maar het is ook een kans.

    Een goed opgevolgd incident laat je precies zien waar je kwetsbaar bent, en hoe je kunt verbeteren. En dat maakt incidenten – hoe vreemd het ook klinkt – misschien wel de meest directe vorm van leervermogen in je organisatie.

    Een incident is geen eindpunt. Het is een start.

    In zowel ISO 27001 als ISO 9001 is incidentbeheer meer dan een verplicht vinkje. Je moet incidenten niet alleen registreren, maar ook opvolgen. Onderzoeken. Begrijpen. Verbeteren.

    Wat helpt, is een eenvoudige denklijn:
    Wat is er gebeurd? Waarom gebeurde het? Wat moeten we nu anders doen? En wie pakt dat op?

    Een methode die hier goed bij aansluit, is de 5x Waarom-methode. Je stelt vijf keer achter elkaar de vraag: “Waarom?”. Daarmee kom je voorbij de eerste, oppervlakkige oorzaak (“De medewerker klikte op de verkeerde link”) en leg je de onderliggende patronen bloot (“Er was geen training, omdat niemand verantwoordelijk is voor awareness-beleid”).

    Pas dan kun je maatregelen nemen die ook echt effect hebben.

    Het verschil tussen registreren en leren

    Laatst sprak ik een organisatie die haar incidenten netjes bijhield in een Excelbestand op de server. Dat deden ze al jaren. Toen ik vroeg wat er met die incidenten gebeurde, werd het stil.

    Een paar waren “wel opgepakt”. Een aantal “bleek uiteindelijk niet zo relevant”. En de rest? Gewoon genoteerd.

    Wat hier ontbrak is niet discipline, maar structuur. Er was geen systematiek om opvolging af te dwingen. Geen verantwoordelijke die moest checken of iets was opgelost. Geen analyse van herhaling of trends.

    Dat laat zien hoe belangrijk het is om opvolging te organiseren, en dát vraagt om structuur.

    Een systeem zoals CompliTrack helpt daar enorm bij. Je registreert een incident, koppelt het direct aan het betrokken proces, risico of bedrijfsmiddel, en zet er opvolgacties op uit. Alles wordt geborgd in één overzicht, inclusief historie. En als een auditor vraagt wat er met een incident gebeurd is? Dan hoef je niets te reconstrueren, je laat het gewoon zien.

    Incidenten zijn geen probleem. Ze zijn een kans.

    Goede incidentopvolging laat zien dat je grip hebt. Dat je niet alleen gecertificeerd bént, maar ook werkt naar de gedachte achter de norm.

    En het helpt je organisatie vooruit. Want incidenten laten zien waar je systemen rammelen, waar je team onduidelijkheid ervaart, waar processen op spanning staan.

    Als je die signalen negeert, blijven ze terugkomen. Maar als je ze benut, ben je aan het verbeteren. Dan werk je aan een systeem dat niet alleen voldoet aan ISO, maar ook aan je eigen standaard van goed werk leveren.

    Tot slot

    Incidentbeheer stopt niet bij registratie. Het begint daar pas.

    Gebruik incidenten als brandstof voor groei. Laat opvolging geen toeval zijn, maar een vast onderdeel van je proces. En zorg dat je niet alleen aan de norm voldoet, maar ook bouwt aan een robuuste organisatie met veerkracht.

    Benieuwd hoe je incidentbeheer structureel en praktisch kunt organiseren?

    Vraag hier een vrijblijvende demo van CompliTrack aan – en ontdek hoe je incidenten niet alleen registreert, maar er ook echt van leert.

    Lees ook: We hadden een ISO-certificaat. Maar nul structuur bij incidenten.

  • Leveranciers beoordelen zonder Excel: zo krijg je écht grip op risico’s

    Leveranciers beoordelen zonder Excel: zo krijg je écht grip op risico’s

    Stel je voor: je leverancier scoort een 9,3 in je jaarlijkse beoordeling. Netjes. Je legt de score vast in Excel, checkt het vakje voor “beoordeeld” en gaat verder met je dag. Tot het misgaat. De dienst valt uit, een datalek ontstaat, of een project loopt vertraging op omdat je leverancier zijn afspraken niet nakomt. En ineens blijkt die 9,3 vooral gebaseerd op goede bedoelingen, en weinig onderbouwing.

    Voor veel organisaties is dit herkenbaar. Leveranciersbeoordeling is vaak een verplichting op papier: een lijstje, een score en hop, klaar is Kees. Maar het echte doel van zo’n beoordeling? Grip krijgen op risico’s in je keten. Juist daar gaat het met Excel vaak mis.

    In deze blog lees je waarom die klassieke aanpak tekortschiet, wat een moderne beoordeling wél inhoudt, en hoe je leveranciers structureel én risico gestuurd kunt beoordelen – zonder spreadsheets.

    Waarom Excel tekortschiet bij leveranciersbeoordeling

    Excel is laagdrempelig, maar het is niet ontworpen voor gestructureerd risicobeheer. Wat er in de praktijk gebeurt:

    • Beoordelingen zonder context
      Je weet niet wie toegang heeft tot welke systemen, data of processen. Iedereen scoort ‘voldoende’, maar niemand weet waarom.
    • Verouderde inzichten
      Zodra je een Excelbestand opslaat, is het eigenlijk al achterhaald. Certificaten verlopen, prestaties veranderen, incidenten worden vergeten.
    • Geen structurele opvolging
      Een leverancier scoort een 6 – en dan? Wie neemt actie? Wat moet er gebeuren? Excel heeft geen workflow, geen reminders, geen eigenaarschap.
    • Afhankelijkheid van personen
      Eén medewerker weet hoe het bestand werkt. Tot die met vakantie gaat – of vertrekt.

    Het resultaat? Je voldoet op papier aan je ISO 9001- of ISO 27001-verplichting, maar in de praktijk heb je weinig zicht op je echte kwetsbaarheden.

    Wat een moderne leveranciersbeoordeling wél doet

    Leveranciersbeoordeling is geen formaliteit, maar een onmisbaar onderdeel van je compliance- en risicostrategie. Zeker als je werkt met normen als ISO 9001, ISO 27001 of als je moet voldoen aan de NIS2.

    Een slimme aanpak:

    • Koppelt leveranciers aan bedrijfsmiddelen
      Denk aan systemen, klantdata, infrastructuur of operationele processen. Een leverancier die je cloudomgeving beheert, vraagt om een andere beoordeling dan je koffieleverancier.
    • Beoordeelt op basis van risico’s
      Niet elke leverancier is even kritisch. Beoordeel op impact: wie beïnvloedt je continuïteit, je informatiebeveiliging of je kwaliteit?
    • Kijkt verder dan een rapportcijfer
      Beoordeel leveranciers niet alleen op algemene indruk, maar op actuele prestaties, incidenthistorie, certificering en contractuele naleving.
    • Is cyclisch en continu
      Een eenmalige score is waardeloos zonder opvolging. Plan herbeoordelingen in, koppel acties aan uitkomsten en blijf monitoren.
    • Is aantoonbaar, gestructureerd en schaalbaar
      Auditoren vragen niet of je iets hebt beoordeeld, maar hóé. Welke criteria? Welke acties zijn genomen? Welke risico’s zijn geïdentificeerd?

    Praktijkvoorbeeld: waarom context alles is

    Stel, je werkt met een externe IT-partner die jouw klantportaal beheert. Die partner scoort elk jaar een 8,5 in je Excel-beoordeling.
    Maar…

    • “Je weet niet meer of ze nog een geldige ISO 27001-certificering hebben.”
    • “Je hebt geen zicht op incidenten die ze hebben meegemaakt.”
    • “Ze beheren systemen die klantdata bevatten, maar dat is nergens gekoppeld.”

    Als er een datalek ontstaat, kun je het niet terugleiden naar een actuele risico-inschatting.

    Had je wél gewerkt met een systeem dat deze leverancier koppelt aan je kritieke systemen, dan had je direct gezien dat hier meer controle over was – en had je eerder kunnen bijsturen.

    Hoe begin je zelf?

    Een goede eerste stap richting structurele leveranciersbeoordeling is het koppelen van leveranciers aan je bedrijfsmiddelen. Denk hierbij aan:

    • IT-systemen (zoals je CRM of klantportaal)
    • Gevoelige datasets (klantgegevens, gezondheidsinformatie)
    • Kernprocessen (productie, logistiek, support)
    • Fysieke middelen (toegang tot kantoor, apparatuur)

    Daarna: bepaal voor elk bedrijfsmiddel wat de impact is bij falen, en bepaal welk risico je accepteert. Hoe hoger de impact, hoe hoger de beoordelingsfrequentie en de eisen aan je leverancier.

    Gebruik vervolgens tooling zoals CompliTrack om:

    • Leveranciers te koppelen aan bedrijfsmiddelen
    • Risicoanalyses automatisch uit te voeren
    • Incidenten te registreren en te koppelen aan leveranciers
    • Beoordelingen te plannen, acties toe te wijzen en opvolging te borgen
    • Certificaten, contracten en prestaties inzichtelijk te houden

    Waarom dit nú belangrijk is

    De wereld verandert. Leveranciers hebben vaker directe toegang tot je informatie, je infrastructuur en je klanten. En dat betekent: hun fouten worden jouw risico’s.

    Tegelijkertijd worden de eisen strenger:

    • ISO 9001 vraagt om objectieve en herhaalbare leveranciersbeoordeling
    • ISO 27001 stelt eisen aan beheersmaatregelen voor derde partijen
    • NIS2 eist aantoonbare controle over je toeleveringsketen

    Met andere woorden: je kunt het je niet veroorloven om leveranciersbeoordeling te blijven zien als een Excel-ritueel.

    Van incident naar inzicht: een echt voorbeeld

    Een middelgroot IT-bedrijf – klant van ons – gebruikte jarenlang een jaarlijkse vragenlijst in Excel om leveranciers te beoordelen. Eén van hun leveranciers scoorde altijd keurig een 9. Tot bleek dat deze leverancier geen actuele ISO-certificering meer had én toegang had tot klantdata. Na een incident was er geen duidelijk zicht op wie waarvoor verantwoordelijk was.

    Sindsdien gebruiken ze CompliTrack om leveranciers structureel te koppelen aan systemen, risico’s en maatregelen. Beoordelingen zijn nu risico gestuurd, geautomatiseerd en gekoppeld aan incidenthistorie. En audits? Die doorstaan ze nu zonder gedoe, en met vertrouwen.

    Klaar om afscheid te nemen van Excel?

    Leveranciersbeoordeling hoeft geen corvee te zijn. Het kan je juist helpen om risico’s te verkleinen, audits soepel te laten verlopen en je organisatie soepeler en veerkrachtiger te maken.

    Wil je verder lezen? Bekijk dan ook:

    Of: plan direct een vrijblijvende demo. Dan laten we je zien hoe je met één centrale tool leveranciersbeoordeling wél overzichtelijk, efficiënt en impactvol maakt.

  • Auditvoorbereiding in ritme: altijd aantoonbaar zonder stress

    Auditvoorbereiding in ritme: altijd aantoonbaar zonder stress

    De audit komt eraan.

    Je weet het al weken, maar toch voelt het alsof alles ineens tegelijk moet gebeuren. Documenten opzoeken. Incidenten nog snel registreren. Acties afvinken die maanden geleden zijn blijven liggen. Niet omdat je je werk niet goed doet – maar omdat het nergens goed is vastgelegd.

    Veel organisaties herkennen die stress. Maar wat als auditvoorbereiding géén jaarlijkse spoedklus hoeft te zijn? Wat als het gewoon onderdeel is van je normale werkritme?

    In deze blog laat ik je zien hoe je dat ritme opbouwt – en hoe je aantoonbaar compliant blijft, zonder tijdsdruk of paniek.

    Waarom audits vaak voelen als een sprint

    Audits worden zelden spannend omdat je iets verkeerd doet. Ze worden spannend omdat je wél iets doet, maar het niet kunt laten zien.

    Wat ik vaak zie?

    • Je informatie is verspreid over Excel, e-mails en gedeelde netwerkschijven.
    • Verbeteracties zijn besproken, maar niet formeel vastgelegd.
    • Incidenten zijn afgehandeld, maar nergens geregistreerd.
    • Taken zijn ooit toegewezen, maar niemand weet meer aan wie – of waarom.

    Dan komt de auditor langs, en ineens is alles urgent.

    Wat als auditvoorbereiding geen project meer is?

    De meeste normen – ISO 9001, ISO 27001, NEN 7510 – eisen aantoonbaarheid. Niet perfectie. En al helemaal geen jaarlijkse sprint. Ze laten je juist ruimte om je eigen ritme te kiezen.

    Veel organisaties werken daarom met drie vaste auditmomenten, verspreid over een jaar. Geen grote trajecten, maar logische ankerpunten die helpen om overzicht te houden.

    1. Kwartaalrondes

    Vier keer per jaar even checken: klopt wat er staat nog met hoe je werkt?

    Denk aan:

    • Zijn risicoanalyses nog actueel?
    • Zijn openstaande acties nog opgevolgd?
    • Is het beleid nog relevant?

    Je hoeft hier geen dik rapport van te maken. Een korte interne update of rondgang is vaak al genoeg om afwijken vroeg te signaleren.

    2. Managementreview

    Halverwege het jaar neem je afstand. Je kijkt met het managementteam niet alleen terug, maar vooral vooruit.

    Wat komt daar zoal aan bod?

    • Welke verbeteracties zijn wel of juist niet opgepakt?
    • Wat blijkt uit incidenten, afwijkingen of interne audits?
    • Lopen je doelen nog synchroon met je beleid?
    • Zijn er risico’s, trends of wetgevingswijzigingen die je moet meenemen?

    Je staat ook stil bij de kernvraag: werkt het systeem nog voor ons? Of moet het mee evolueren met de praktijk?

    Zo’n review is dus méér dan een verplicht agendapunt. Het is een strategisch rustmoment.

    3. Interne audits

    Een interne audit is geen toets om te slagen. Het is een spiegel.

    Je kijkt: doen we wat we zeggen dat we doen? Sluiten procedures nog aan bij hoe we echt werken?

    Sommige bedrijven plannen één grote audit per jaar, anderen verdelen het over teams of processen. Wat je ook kiest: de sleutel is continuïteit, niet perfectie.

    💡Veel bedrijven plannen hun auditcyclus bewust vroeg in het jaar. Zo voorkom je dat alles zich ophoopt vlak voor een externe toetsing.

    Hoe CompliTrack je auditritme ondersteunt

    Natuurlijk kun je dit auditritme vastleggen in Excel. En voor sommigen werkt dat – tot het druk wordt. Dan verdwijnen lijstjes, raken notulen kwijt, en weet niemand meer waar de laatste versie van het beleid ligt.

    Daarom helpt een tool als CompliTrack om het proces niet alleen in te richten, maar ook vol te houden.

    Wat CompliTrack voor je doet:

    • Plant je auditmomenten door het jaar heen, met auditdoelstellingen per auditmoment.
    • Legt bewijslast vast op de juiste plek, gekoppeld aan risico’s of normen.
    • Maakt opvolging inzichtelijk, met taken, deadlines en verantwoordelijkheden.
    • Geeft realtime overzicht van wat er nog openstaat – en wat aantoonbaar is geregeld.

    Zo bouw je ongemerkt een logboek op dat zichzelf vult. Bij een externe audit hoef je niet te verzamelen. Je laat gewoon zien wat er al ís.

    📎Meer hierover? Lees ook: De risicoanalyse – een onmisbaar instrument voor elke ondernemer

    Van stress naar overzicht: een praktijkvoorbeeld

    Een klant in de installatiesector werkte jarenlang nog met losse Word- en Excelbestanden. Elk jaar dezelfde auditstress. Documenten zoeken, taken nalopen, incidenten terugzoeken.

    Sinds de overstap naar CompliTrack hebben ze het anders ingericht:

    1. Elk kwartaal krijgen de juiste mensen een taakherinnering.
    2. Bewijslast wordt direct toegevoegd bij de maatregelen.
    3. Tijdens de audit? Alles stond al klaar.

    De laatste externe audit ging soepel. Geen stress, geen gaten. Alles aantoonbaar.

    Conclusie: audit als routine, niet als reddingsactie

    Wil je auditstress structureel voorkomen, dan is de oplossing niet om nóg harder te werken. Het is slimmer organiseren.

    Met een simpel auditritme en een ondersteunende tool bouw je aantoonbaarheid op terwijl je werkt. Geen paniek, geen losse eindjes. Gewoon grip, overzicht en rust.

    📘Meer weten? Lees ook: De initiële ISO-audit – stapsgewijze gids naar certificering.

  • Zorgeloos auditen: Hoe een GRC-tool je interne audits eenvoudiger maakt dan ooit

    Zorgeloos auditen: Hoe een GRC-tool je interne audits eenvoudiger maakt dan ooit

    Voor veel MKB-bedrijven is het uitvoeren van interne audits een verplichting waar men tegenop ziet. Toch zijn audits een krachtig instrument voor verbetering, mits je het goed aanpakt. In deze blog lees je hoe een toegankelijke GRC-tool zoals CompliTrack auditstress kan omzetten in grip en gemak.

    Wat is auditen eigenlijk – en waarom zou je het doen?

    Een audit is een gestructureerde beoordeling van processen, documenten en gedragingen binnen een organisatie. Het doel: vaststellen of je doet wat je zegt én zegt wat je doet. Je kijkt dus of je processen op papier én in de praktijk kloppen, en of ze bijdragen aan je organisatiedoelen.

    Er zijn externe audits (bijvoorbeeld voor een ISO-certificaat) en interne audits, die je zelf uitvoert. Die laatste zijn vaak verplicht als je ISO-gecertificeerd wilt blijven. Maar zelfs zonder certificering zijn interne audits waardevol: ze geven inzicht in risico’s, procesafwijkingen en verbetermogelijkheden.

    Lees ook: Verschil interne en externe audit: wat je moet weten (14 januari 2025)

    Wat vragen normen zoals ISO 9001 en ISO 27001 over audits?

    Normen als ISO 9001 (kwaliteitsmanagement) en ISO 27001 (informatiebeveiliging) stellen dat organisaties periodiek interne audits moeten uitvoeren. Zo zorg je ervoor dat je managementsysteem blijft werken en dat je leert van fouten of afwijkingen.

    ISO 9001 vereist bijvoorbeeld dat je een auditplanning maakt, audits uitvoert volgens een methode, en opvolging geeft aan bevindingen. ISO 27001 stelt dat je je ISMS (Informatiebeveiligingsmanagementsysteem) moet toetsen op effectiviteit. Ook normen als ISO 14001 (milieumanagement) en ISO 22301 (continuïteit) kennen vergelijkbare eisen.

    Lees ook: Hoe CompliTrack MKB’s helpt voldoen aan ISO 9001 (7 oktober 2024)

    De grootste valkuilen bij interne audits

    Veel kleinere organisaties maken bij audits dezelfde fouten:

    • Geen duidelijke planning: audits worden ad-hoc of laat uitgevoerd.
    • Bevindingen verdwijnen in de la: verbeterpunten worden niet opgevolgd.
    • Geen centrale vastlegging: informatie zit verspreid in Excelbestanden of e-mails.
    • Gebrek aan betrokkenheid: audits worden als verplicht nummer gezien in plaats van kans tot verbetering.

    Deze fouten maken het lastig om grip te houden op je managementsysteem en zorgen voor stress bij externe controles.

    Lees ook: ISO 27001 Veelgemaakte fouten: 5 valkuilen en hoe je ze voorkomt (26 januari 2025)

    Hoe CompliTrack je audits eenvoudig maakt

    Met een slimme GRC-tool zoals CompliTrack kun je veel auditfrustratie voorkomen. En dat zonder hoge kosten of complexiteit. Dit is hoe het helpt:

    Vooraf plannen

    In CompliTrack leg je je auditplanning voor het hele jaar vast. Je krijgt meldingen wanneer een audit eraan komt, zodat je nooit meer verrast wordt.

    Auditplannen en checklists

    Je stelt eenvoudig je auditdoelstellingen, scope en checklists op, alles op één plek. Geen losse Word- of Excelbestanden meer.

    Bevindingen vastleggen en opvolgen

    Elke auditbevinding leg je vast in het systeem. Je koppelt direct een actie, verantwoordelijke en deadline. Zo voorkom je dat verbeterpunten verdwijnen in vergetelheid.

    Overzicht en rapportage

    Je krijgt automatisch een overzicht van uitgevoerde audits, openstaande acties en trends. Dit maakt rapporteren richting management of certificerende instellingen veel eenvoudiger.

    Lees ook: Van chaos naar controle: Hoe organisaties grip krijgen op interne taken (5 maart 2025)

    Conclusie: Audits zonder stress, met grip op verbetering

    Interne audits zijn meer dan een verplichting, ze zijn dé manier om je organisatie structureel te verbeteren. Maar dan moet je ze wel serieus aanpakken, en dat kan alleen als het proces behapbaar is. CompliTrack biedt hiervoor precies de juiste balans tussen eenvoud en effectiviteit, tegen een eerlijke prijs.

    Overweeg jij audits professioneler aan te pakken zonder extra kopzorgen? Dan is dit het moment om CompliTrack te proberen.

    Meer weten? Neem contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking of demo van de mogelijkheden.

  • Wat is een kwaliteitsmanagementsysteem volgens ISO 9001?

    Wat is een kwaliteitsmanagementsysteem volgens ISO 9001?

    Als je weleens hebt gehoord van ISO 9001 maar niet precies weet wat het inhoudt, ben je niet de enige. Veel ondernemers en kwaliteitscoördinatoren hebben wel een vermoeden dat het “iets met kwaliteit” te maken heeft, maar weten nog niet precies wat erbij komt kijken. In deze blog leggen we het uit: wat is ISO 9001, wat is een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) en hoe kun je als organisatie eenvoudig aan de slag met beide – zonder direct in dure consultancytrajecten of softwarepakketten te stappen.

    Wat is ISO 9001?

    ISO 9001 is een internationale norm voor kwaliteitsmanagement. De standaard helpt organisaties om processen beter in te richten, risico’s te beheersen en klanttevredenheid te verbeteren. ISO 9001 draait niet om dikke handboeken of bureaucratie, maar juist om doelgericht te verbeteren. En dat maakt het relevant voor elk type organisatie – groot of klein, dienstverlenend of producerend.

    Wat ISO 9001 uniek maakt, is dat het geen kant-en-klaar systeem oplegt. In plaats daarvan geeft het richtlijnen waarmee je zélf een kwaliteitsmanagementsysteem opzet dat past bij jouw organisatie, klanten en doelstellingen.

    Wil je een iets concreter beeld van hoe certificering in zijn werk gaat? Dan is de blog ISO 9001-certificering voor MKB: Eenvoudig in 6 stappen een aanrader.

    Wat is een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS)?

    Een KMS is eigenlijk niets meer dan een structuur waarmee je de kwaliteit van je producten of diensten bewust beheert en verbetert. Het gaat daarbij niet alleen om procedures, maar ook om strategie, betrokkenheid van medewerkers, risicomanagement en het meten van prestaties.

    In de context van ISO 9001 moet een KMS onder meer de volgende onderdelen bevatten:

    • Beleid en doelstellingen – Wat wil je bereiken op het gebied van kwaliteit? Wat is voor jouw klanten belangrijk?
    • Procesinrichting – Hoe lopen je processen en hoe zorg je ervoor dat die consistent uitgevoerd worden?
    • Risicoanalyse en kansen – Waar kunnen dingen misgaan of juist beter?
    • Monitoring en metingen – Hoe weet je of je op koers ligt? Denk aan klanttevredenheid, interne audits en prestatie-indicatoren.
    • Verbeteracties – Op basis van afwijkingen, audits of klachten zorg je voor continue verbetering.
    • Documentatie – Niet overdreven veel papierwerk, maar wél de juiste informatie beschikbaar voor wie ermee werkt.

    Klinkt misschien als een hoop werk, maar als je het slim aanpakt (en niet alles in Excel probeert te managen), valt het reuze mee.

    Wat kan CompliTrack hierin betekenen?

    CompliTrack is speciaal ontwikkeld voor organisaties die wél serieus met compliance en kwaliteitsmanagement aan de slag willen, maar geen zin (of budget) hebben voor grote, complexe tools. Ons platform helpt bij:

    • Risicoanalyse – Inzichtelijk maken waar je risico’s liggen, bijvoorbeeld op het gebied van klantklachten of procesuitval.
    • Doelstellingen en metingen – Stel kwaliteitsdoelen op en meet ze eenvoudig in dashboards.
    • Interne audits plannen en uitvoeren – Met ingebouwde sjablonen en planningstools.
    • Taken en incidenten vastleggen – Zodat verbeteracties niet op een to-do lijstje blijven staan, maar echt opgevolgd worden.

    CompliTrack is ontworpen voor het mkb. Je hoeft geen IT-afdeling te hebben om ermee te werken en het instaptarief van €90 per maand maakt het financieel laagdrempelig. In de blog Waarom GRC-software juist voor het MKB een slimme keuze is leggen we daar meer over uit.

    Meer weten?

    Wil jij als kwaliteitscoördinator of ondernemer meer grip op kwaliteit, zonder te verdrinken in spreadsheets of papieren lijsten? Kijk dan eens op onze contactpagina en plan vrijblijvend een kennismakingsgesprek in. We denken graag met je mee over hoe jij ISO 9001 slim en praktisch kunt aanpakken – op jouw manier, met jouw doelen als uitgangspunt.

  • ISO 9001 documentatie vereenvoudigd: Wat moet je écht vastleggen?

    ISO 9001 documentatie vereenvoudigd: Wat moet je écht vastleggen?

    Als je bezig bent met ISO 9001, komt vroeg of laat die ene, veelgestelde vraag voorbij: Wat moet ik nu precies documenteren? Zeker in kleinere organisaties leeft vaak het idee dat je álles op papier moet hebben. Met dikke handboeken, eindeloze procedures en een archief aan Excel bestanden tot gevolg. Maar goed nieuws: dat beeld klopt niet (meer). In deze blog nemen we je mee in wat ISO 9001 écht vraagt op het gebied van documentatie – en hoe je dat slim en beheersbaar aanpakt.

    Even opfrissen: Wat is ISO 9001 ook alweer?

    ISO 9001 is dé internationale standaard voor kwaliteitsmanagement. De norm helpt organisaties om processen beter in te richten, klanttevredenheid te verhogen en continu te verbeteren. Het draait hierbij niet alleen om het eindproduct of de dienst, maar juist om hoe je die levert: van offerte tot levering en van klacht tot verbetering.

    Voor veel kleinere bedrijven betekent dit een eerste stap naar meer structuur. En hoewel het behalen van certificering belangrijk kan zijn voor aanbestedingen of klantvertrouwen, is ISO 9001 vooral waardevol als praktische leidraad voor slimmer werken.

    Wat vraagt ISO 9001 aan documentatie?

    Volgens ISO 9001 moet je documentatie ‘passend’ zijn aan je organisatie. Dat betekent dus níet dat elk proces tot in detail beschreven hoeft te worden. De norm vraagt enkele verplichte documenten en registraties, zoals:

    • Het kwaliteitsbeleid
    • De kwaliteitsdoelstellingen
    • Een beschrijving van de processen en hun interacties
    • Bewijs dat processen worden uitgevoerd zoals gepland (bijv. auditverslagen of meetresultaten)

    Daarnaast vraagt ISO 9001 dat je zelf bepaalt wat je verder vastlegt, op basis van de aard van je activiteiten, risico’s, complexiteit en competentieniveau van je medewerkers. Met andere woorden: documenteer wat nodig is om kwaliteit te borgen – niet meer en niet minder.

    Een voorbeeld: Een bouwbedrijf met 10 medewerkers hoeft zijn werkprocessen niet op dezelfde manier vast te leggen als een multinational. Waar de één genoeg heeft aan een korte werkinstructie op één A4’tje, heeft de ander een volledige workflow met controles nodig.

    Meer hierover lees je ook in onze eerdere blog: ISO 9001-certificering voor MKB: Eenvoudig in 6 stappen

    Hoe een GRC-tool als CompliTrack je helpt

    Het vastleggen van processen, bewaken van documenten en opvolgen van acties kan snel een rommeltje worden – zeker als je werkt met gedeelde mappen en Excel-sheets. Dat is precies waar CompliTrack het verschil maakt.

    Met onze GRC-oplossing kun je:

    1. Beleidsdocumenten centraal beheren en koppelen aan specifieke processen of afdelingen
    2. Periodieke controles instellen, zodat je nooit meer vergeet om een document te herzien of goed te keuren.
    3. Interne audits plannen en vastleggen, inclusief acties en opvolging – allemaal op één plek.

    Een mooi voorbeeld hiervan is een klant uit de installatiebranche. Zij gebruikten eerst losse Word-documenten op een gedeelde schijf, wat leidde tot verwarring over de juiste versies. Sinds ze CompliTrack gebruiken, is elk beleidsdocument gekoppeld aan een proces, en krijgen verantwoordelijken automatisch een melding wanneer documenten herzien moeten worden. Resultaat: tijdwinst, minder fouten én een gestructureerde voorbereiding op de externe audit.

    Meer lezen over hoe GRC-software helpt bij kwaliteitsbeheer? Bekijk ook eens: Waarom GRC-software de sleutel is tot effectief kwaliteitsbeheer

    Tot slot: documenteer slim, niet veel

    Laat je dus niet gek maken door de gedachte dat je alles moet vastleggen. ISO 9001 vraagt om beheersing niet bureaucratie. En daar kun je met de juiste aanpak én tooling perfect invulling aan geven.

    Ben je benieuwd hoe CompliTrack jouw organisatie kan helpen met praktische ISO 9001-documentatie, zonder gedoe?

    Neem dan contact met ons op – we denken graag met je mee.

  • Kwaliteitsmanagement: Hoe verhogen wij samen de impact van ISO 9001?

    Kwaliteitsmanagement: Hoe verhogen wij samen de impact van ISO 9001?

    Veel bedrijven behalen hun ISO 9001-certificering en denken: “Mooi, dat is geregeld!” Maar zonder een goed ingericht kwaliteitsmanagementsysteem (QMS) blijft het certificaat vooral een formeel document. Het echte doel van ISO 9001 is niet het certificaat, maar continue verbetering, klanttevredenheid en efficiëntere bedrijfsprocessen.

    Toch merken we in de praktijk dat organisaties moeite hebben om ISO 9001 écht te laten werken. Medewerkers zien het als extra administratie, audits voelen als een verplichting en verbeteracties blijven liggen. Hoe zorgen we ervoor dat ISO 9001 niet slechts een vinkje blijft, maar daadwerkelijk impact heeft?

    Hier zijn vijf veelvoorkomende struikelblokken – en onze oplossingen om meer waarde uit jouw kwaliteitsmanagement te halen.

    1. Continu verbeteren als gewoonte (in plaats van een verplichting)

    Veel bedrijven voeren pas verbeteringen door vlak voor een audit. Dat leidt tot haastwerk en gemiste kansen. Medewerkers worden onder druk gezet om snel actie te ondernemen, terwijl er de rest van het jaar weinig aandacht is voor kwaliteitsverbetering. Dit werkt averechts: het vergroot de kans op fouten, zorgt voor frustratie en haalt niet het maximale uit het kwaliteitsmanagementsysteem.

    De oplossing? Kwaliteitsmanagement moet een doorlopend proces worden, in plaats van een terugkerend stressmoment. Dit begint met het inplannen van regelmatige interne audits, zodat knelpunten tijdig worden gesignaleerd. Daarnaast helpt het om medewerkers actief te betrekken: laat teams zelf verbeteringen aandragen en maak de resultaten zichtbaar. Kleine verbeteringen, zoals het optimaliseren van een werkproces of het verminderen van fouten, zorgen ervoor dat ISO 9001 echt leeft binnen de organisatie.

    Lees hier meer over hoe een effectieve interne audit je ISO 9001-systeem versterkt

    2. ISO 9001 als hulpmiddel, niet als last

    Een veelgehoorde klacht is dat ISO 9001 vooral extra werk met zich meebrengt. Medewerkers ervaren het kwaliteitsmanagementsysteem als een verzameling regels en procedures die hen belemmeren in plaats van ondersteunen. Het gevolg? Ze gaan ‘werk voor de audit’ doen, in plaats van écht bezig te zijn met kwaliteitsverbetering.

    De sleutel ligt in het laten zien waarom kwaliteitsmanagement belangrijk is. Medewerkers moeten begrijpen hoe een goed functionerend QMS hen helpt om efficiënter te werken, fouten te verminderen en klanten beter te bedienen. Dit betekent dat kwaliteitsprocessen logisch moeten aansluiten op de dagelijkse werkzaamheden.

    Een andere belangrijke factor is het gebruik van een praktische en laagdrempelige tool. Wanneer medewerkers steeds opnieuw formulieren moeten invullen en informatie verspreid staat in losse documenten, wordt kwaliteitsmanagement een last. Een gecentraliseerde oplossing kan helpen om het proces eenvoudiger en effectiever te maken. Bekijk hoe een eenvoudige tool kan helpen om structuur aan te brengen.

    3. Stop met losse documenten en Excel-lijsten

    Veel bedrijven houden hun kwaliteitsmanagement bij in losse Excel-bestanden en Word-documenten. In het begin lijkt dit een prima oplossing, maar al snel ontstaan er problemen: bestanden raken verouderd, informatie wordt dubbel opgeslagen en niemand weet zeker of de juiste versie wordt gebruikt. Dit gebrek aan structuur leidt tot inefficiëntie en maakt audits onnodig stressvol.

    De oplossing is om alle kwaliteitsinformatie gecentraliseerd en overzichtelijk te beheren. Een goed kwaliteitsmanagementsysteem helpt bij:

    • Het automatisch up-to-date houden van documentatie.
    • Het eenvoudig beheren van verbeteracties en rapportages.
    • Het verminderen van fouten door versiebeheer.

    Door deze processen te automatiseren, besparen bedrijven niet alleen tijd, maar wordt kwaliteitsmanagement ook een stuk eenvoudiger en effectiever.

    4. Maak kwaliteitsmanagement meetbaar en zichtbaar

    Zonder duidelijke doelen en metingen blijft ISO 9001 een abstract begrip. Hoe weet je of je kwaliteitsmanagement daadwerkelijk bijdraagt aan betere prestaties? Het risico is dat verbeteringen alleen op gevoel worden doorgevoerd, zonder te meten wat ze opleveren. Hierdoor is het lastig om successen te vieren en medewerkers te motiveren om door te gaan met optimalisatie.

    De oplossing ligt in het formuleren van concrete KPI’s. Denk aan:

    • Klachtenafhandelingstijd: Hoe snel worden klachten opgelost?
    • Procesafwijkingen: Hoe vaak wijkt een proces af van de norm?
    • Klanttevredenheid: Hoe scoren we op klanttevredenheidsonderzoeken?

    Door prestaties inzichtelijk te maken, wordt kwaliteitsmanagement tastbaar. Daarnaast is het belangrijk om successen te vieren: als verbeteringen leiden tot minder fouten of kortere doorlooptijden, laat dit dan zien binnen de organisatie. Dit motiveert medewerkers om actief bij te dragen aan kwaliteitsverbetering.

    5. Voorkom dat ISO 9001 een papieren tijger wordt

    Veel organisaties behandelen ISO 9001 als een project dat eens in de paar jaar wordt opgepakt, in plaats van als een doorlopend proces. Zodra de certificering is behaald, verdwijnt het kwaliteitsmanagement naar de achtergrond. Het resultaat? Processen verwateren, verbeteracties worden niet doorgevoerd en bij de volgende audit begint de stress opnieuw.

    Om te voorkomen dat ISO 9001 een papieren tijger wordt, moet kwaliteitsmanagement geïntegreerd worden in de dagelijkse bedrijfsvoering. Dit betekent:

    • Kwaliteitsdoelen opnemen in operationele meetings.
    • Regelmatige risicoanalyses uitvoeren en deze koppelen aan verbeteracties.
    • Kwaliteitsmanagement onderdeel maken van de bedrijfscultuur, zodat het geen ‘moetje’ is, maar een vanzelfsprekendheid.

    Lees hier hoe een gesctructureerde risicoanalyse helpt om je organisatie te verbeteren.

    Samen zorgen we ervoor dat ISO 9001 écht werkt

    ISO 9001 is geen doel op zich, maar een krachtig hulpmiddel om jouw organisatie te versterken. Door continu verbeteren, slimme automatisering en het betrekken van medewerkers zorgen we ervoor dat kwaliteitsmanagement meer wordt dan alleen een certificaat aan de muur.

    Wil je sparren over hoe je meer uit jouw ISO 9001-systeem haalt? Neem dan contact op via onze contactpagina en ontdek wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen!

  • Van risicoanalyse naar actie: De volgende stap in effectief risicobeheer

    Van risicoanalyse naar actie: De volgende stap in effectief risicobeheer

    Je hebt een risicoanalyse uitgevoerd en inzicht gekregen in de belangrijkste bedreigingen voor jouw organisatie. Maar hoe zorg je ervoor dat deze inzichten niet alleen op papier blijven staan? De echte uitdaging ligt in de implementatie: het omzetten van risicoanalyses naar concrete verbetermaatregelen die jouw organisatie veiliger en veerkrachtiger maken.

    In dit artikel bespreken we hoe je effectief aan de slag gaat met de opvolging van risicoanalyses en geven we praktische handvatten om risicobeheer structureel te verbeteren.

    Stap 1: Van analyse naar actieplan

    Een risicoanalyse zonder opvolging is als een diagnose zonder behandeling. Om daadwerkelijk impact te maken, moet je een actieplan opstellen en zorgen voor een gestructureerde uitvoering.

    Hoe pak je dit aan?

    • Prioriteer risico’s: Gebruik een risicomatrix om te bepalen welke risico’s als eerste moeten worden aangepakt. Maak hierbij onderscheid tussen hoge, middelgrote en lage risico’s.
    • Bepaal beheersmaatregelen: Kies voor een mix van preventieve, detectieve en correctieve maatregelen. Denk hierbij aan technische maatregelen (zoals firewall-instellingen), organisatorische maatregelen (zoals beleid en procedures) en personele maatregelen (zoals trainingen en bewustwordingscampagnes).
    • Maak een duidelijk actieplan: Definieer acties, stel deadlines vast en wijs verantwoordelijkheden toe. Gebruik een format met de kolommen: risico, maatregel, verantwoordelijke, deadline en status.
    • Gebruik een centraal systeem: Door alle maatregelen in een GRC-tool als CompliTrack vast te leggen, zorg je voor overzicht en opvolging.

    Voorbeeld

    Een organisatie signaleert dat phishing-aanvallen een toenemend risico vormen. Om dit te beheersen, voert de organisatie de volgende maatregelen door:

    1. Technisch: Strengere e-mailfilters en DMARC-configuratie.
    2. Organisatorisch: Een nieuw beleid voor veilige e-mailcommunicatie.
    3. Personeel: Trainingen voor medewerkers en testcampagnes met gesimuleerde phishing-e-mails.
    4. Controle: Periodieke evaluatie van het aantal succesvolle phishing-aanvallen.

    Stap 2: Borging in de organisatie

    Een eenmalige actie is niet voldoende om risico’s blijvend te beheersen. Risicomanagement moet een vast onderdeel van de organisatiecultuur worden.

    Hoe doe je dat?

    • Maak risicobeheer onderdeel van werkprocessen: Definieer duidelijke protocollen en zorg ervoor dat risicobeheer wordt meegenomen in bestaande workflows, zoals change management en leveranciersbeheer.
    • Stimuleer eigenaarschap: Betrek medewerkers bij het proces en wijs duidelijke verantwoordelijkheden toe. Dit kan via een RACI-matrix waarin je aangeeft wie verantwoordelijk, aansprakelijk, te consulteren en geïnformeerd moet worden.
    • Gebruik terugkerende controles: Stel periodieke evaluaties in om de effectiviteit van maatregelen te monitoren. Gebruik KPI’s zoals het aantal geïdentificeerde risico’s versus het aantal opgeloste risico’s.

    Voorbeeld

    Een IT-bedrijf voert periodieke security-audits uit en gebruikt CompliTrack om verbeteracties op te volgen. Iedere maand wordt er een review gehouden met IT en security om te beoordelen of maatregelen effectief zijn.

    Stap 3: Van incidenten leren

    Incidenten bieden waardevolle inzichten in zwakke plekken binnen de organisatie. Door incidenten systematisch te registreren en te analyseren, kun je het risicobeheer continu verbeteren.

    Hoe pak je dit aan?

    • Registreer incidenten direct in een centraal systeem: Maak het melden van incidenten laagdrempelig door een eenvoudig meldformulier te implementeren.
    • Analyseer trends en patronen: Gebruik root cause analysis (RCA) om onderliggende oorzaken van incidenten te achterhalen.
    • Pas je risicomanagementstrategie aan op basis van incidenten: Zorg ervoor dat incidenten leiden tot verbeterde maatregelen en niet slechts incident-afhandeling zonder structurele oplossingen.

    Voorbeeld

    Een organisatie merkt een stijging in datalekken door menselijke fouten. Om dit aan te pakken, worden de volgende maatregelen genomen:

    1. Analyse: RCA wijst uit dat medewerkers gevoelige gegevens per ongeluk mailen naar externe partijen.
    2. Maatregel: Implementatie van DLP (Data Loss Prevention) software die gevoelige data herkent en waarschuwingen geeft.
    3. Training: Medewerkers krijgen een verplichte training over veilig omgaan met gegevens.
    4. Controle: Periodieke audits en simulaties worden uitgevoerd om de effectiviteit te meten.

    Stap 4: Risicobeheer koppelen aan strategische doelstellingen

    Effectief risicobeheer ondersteunt de bredere bedrijfsstrategie. Door risico’s en beheersmaatregelen af te stemmen op organisatiedoelstellingen, creëer je een solide basis voor groei en continuïteit.

    Hoe doe je dit?

    • Koppel risico’s aan strategische doelen: Denk aan compliancy-doelstellingen zoals ISO 27001, NIS2 of AVG.
    • Beoordeel de impact van risico’s op organisatiedoelen: Gebruik impactanalyses om te bepalen welke risico’s een bedreiging vormen voor lange termijn doelen.
    • Gebruik KPI’s om de voortgang te meten: Definieer meetbare indicatoren zoals ‘aantal succesvolle security-audits’ of ‘percentage geïdentificeerde risico’s met een beheersmaatregel’.

    Voorbeeld

    Een organisatie die zich voorbereidt op ISO 27001-certificering gebruikt CompliTrack om risico’s, maatregelen en controles te monitoren. Hierdoor kunnen ze audits efficiënter doorlopen en aantonen dat ze in control zijn.

    Conclusie: Van risicoanalyse naar continu risicobeheer

    Risicobeheer is geen eenmalige oefening, maar een doorlopend proces. Door risicoanalyses om te zetten in concrete acties, opvolging te borgen en te leren van incidenten, zorg je ervoor dat risicomanagement een integraal onderdeel van je organisatie wordt.

    Checklist voor effectief risicobeheer:

    • Risico’s geprioriteerd en actieplan opgesteld
    • Verantwoordelijkheden en deadlines vastgelegd
    • Periodieke controles ingesteld
    • Incidenten geregistreerd en geanalyseerd
    • Risicobeheer gekoppeld aan strategische doelen

    Wil je weten hoe CompliTrack jouw organisatie kan helpen bij effectief risicobeheer? Neem contact met ons op en ontdek de mogelijkheden!