De interne audit. Voor veel teams voelt het als een verplicht nummer. Tot de auditor vraagt: “Hoe weten jullie dat deze maatregel écht is uitgevoerd?” Dan wordt het stil.
Een goede interne audit is geen vinklijstje, maar een manier om slimmer te werken en verrassingen te voorkomen. In dit artikel lees je de zeven valkuilen die we het vaakst zien bij kleinere organisaties, plus hoe je ze voorkomt. Praktisch, zonder jargon en direct toepasbaar.
1. Audits zonder duidelijke planning
Veel organisaties beginnen enthousiast aan hun ISO-traject, maar vergeten om audits structureel in te plannen. De audit komt daardoor altijd ongelegen. Een week voor de externe audit wordt er alsnog “iets” opgetuigd, met haastig verzamelde notities en half ingevulde formulieren.
Zonder een vaste planning blijft de interne audit een momentopname in plaats van een continu verbeterproces.
Hoe pak je dit aan?
Plan audits net zo strak als kwartaalrapportages of functioneringsgesprekken. Zet ze in de jaarplanning, wijs verantwoordelijkheden toe en werk vanuit een ritme. In een tool als CompliTrack kun je auditmomenten jaarlijks inplannen, met een duidelijk overzicht wie wat doet.
Zo blijft het werk verdeeld, voorspelbaar en overzichtelijk, en verandert de audit van een “moetje” in routine
2. Dezelfde persoon auditeert zijn eigen werk
In kleine organisaties komt de kwaliteitsverantwoordelijke al snel ook op de stoel van auditor terecht. Handig, maar niet objectief. ISO 9001 stelt dat interne audits “objectief en afhankelijk” moeten worden uitgevoerd. Het mag dus niet door iemand die direct verantwoordelijk is voor het proces dat geaudit wordt.
Objectiviteit betekent niet per sé dat je een externe consultant nodig hebt. Het gaat erom dat degene die de audit uitvoert voldoende afstand heeft om onbevangen te kijken.
Zo kun je dit doen:
Koppel processen aan een collega van een andere afdeling of aan een ‘buddy-auditor’. Zo krijg je frisse inzichten zonder de interne kennis te verliezen.
3. Te veel focus op documentatie
Een veelgehoorde zin tijdens audits: “Het staat allemaal netjes in het handboek.”
Dat is mooi, maar het zegt weinig over wat er in de praktijk gebeurt. Documentatie is een middel, geen bewijs dat een proces goed werkt. Toch blijft de audit in veel bedrijven steken in het controleren van formulieren en procedures, terwijl het echte werk elders plaatsvindt.
Een audit die zich richt op de praktijk is veel waardevoller. Ga de werkvloer op, praat met medewerkers, kijk mee in het proces. Zo ontdek je snel waar beleid en werkelijkheid uiteenlopen.
Een productiebedrijf dat wij spraken, had perfect beschreven controles op kwaliteitsmetingen. Maar op de werkvloer deed men het “iets anders, omdat dat sneller ging”. De audit bracht dit aan het licht, waarna een kleine aanpassing in de procedure veel fouten voorkwam.
Wil je weten hoe je beleid vertaalt naar werkbare processen? Lees ook ISMS implementatie in de praktijk: Zo vertaal je beleid naar werkbare ISO 27001 processen.
4. Bevindingen verdwijnen in de la
Na de audit volgt vaak een net rapport, vol bevindingen en aanbevelingen. En dan? Niets. Een half jaar later staan dezelfde verbeterpunten weer op de agenda.
Zonder opvolging is een audit slechts een foto van het verleden.
De opvolging is eenvoudig: koppel bevindingen direct aan acties. Wijs verantwoordelijken aan, stel deadlines vast en volg de voortgang actief op. In CompliTrack worden auditbevindingen eenvoudig omgezet in taken met reminders en statusupdates, zodat geen actie onopgemerkt blijft.
Plan daarnaast altijd een follow-up meeting, vier tot zes weken na de audit. Bespreek wat al is opgelost en wat nog openstaat. Zo blijft de energie erin, en zie je de vooruitgang daadwerkelijk ontstaan.
5. Corrigerende maatregelen worden niet geëvalueerd
Veel bedrijven voeren wel verbeteracties door, maar vergeten te controleren of ze werken. De maatregel is uitgevoerd, het vinkje gezet, maar niemand vraagt of het probleem echt is opgelost.
ISO 9001 draait om de PDCA cyclus (Plan-Do-Check-Act). Die laatste stap, Check en Act, wordt vaak vergeten.
Evalueer daarom de effectiviteit van elke maatregel. Heeft de verandering het gewenste resultaat? Wordt de nieuwe werkwijze daadwerkelijk gevolgd? Dat kan ik kwartaaloverleggen of in managementreviews.
CompliTrack helpt hierbij door acties te koppelen aan evaluatiemomenten. Zo blijf je aantoonbaar verbeteren, en kun je bij de volgende audit laten zien dat de PDCA-cyclus rond is.
Meer lezen? Bekijk Van chaos naar controle: zo verbind je risico’s, incidenten en audits in één werkproces.
6. Geen verbinding tussen audits, risico’s en klachten
Een audit staat niet op zichzelf. Ze vormt onderdeel van je bredere kwaliteits- of compliance-aanpak. Toch zien we vaak dat audits, risicoanalyses en klachten los van elkaar worden beheerd. De organisatie mist daardoor het totaalbeeld.
Een voorbeeld: tijdens een audit komt naar voren dat medewerkers verschillende versies van werkinstructies gebruiken. In het klachtenregister blijkt dat klanten klagen over foutieve leveringen. Twee symptomen van hetzelfde probleem, maar niemand legt de link.
Door auditbevindingen te koppelen aan risico’s en klachten, ontstaat inzicht in patronen. Zo zie je niet alleen wat er misgaat, maar ook waarom.
In CompliTrack zijn die verbanden standaard aanwezig: risico’s, incidenten en auditbevindingen komen samen in één overzicht. Dat maakt audits niet zwaarder, maar juist slimmer.
7. Audits worden als straf ervaren
Misschien wel de belangrijkste valkuil: audits voelen als controle.
Wanneer medewerkers het idee hebben dat ze beoordeeld worden, krijg je sociaal wenselijke antwoorden in plaats van eerlijke feedback.
Een audit hoort geen afrekening te zijn, maar een gezamenlijk leermoment. Begin gesprekken daarom met open vragen als: “Wat zou jij veranderen als je de kans kreeg?” of “Waar loopt dit proces vast in de praktijk?”
Zo krijg je informatie die echt waardevol is. De beste verbeteringen komen meestal van de mensen die er dagelijks mee werken.
Lees ook Interne audit ISO 9001: De sleutel tot een effectief kwaliteitsmanagementsysteem voor meer over hoe je auditgesprekken opbouwt.
Van fouten naar structuur
De rode draad in al deze valkuilen is niet een gebrek aan kennis, maar een gebrek aan structuur. Veel bedrijven hebben geen aparte compliance-afdeling. De mensen die audits uitvoeren, runnen tegelijkertijd de operatie.
Daarom is eenvoud cruciaal. Met een overzichtelijke auditplanning, duidelijke taakverdeling en automatische opvolging wordt auditen een doorlopend proces, niet een jaarlijks stressmoment.
Met CompliTrack plan je audits eenvoudig in, koppel je bevindingen aan acties en houd je overzicht over alle lopende verbeteringen.
Conclusie: audit zonder stress
De interne audit ISO 9001 hoeft geen hoofdpijndossier te zijn. Met een vaste planning, objectieve uitvoering en zichtbare opvolging verander je een controle-moment in een motor voor verbetering.
Wil je direct aan de slag? Neem dan contact met ons op voor een gratis en vrijblijvende kennismaking en maak van jouw volgende audit een kans om te groeien.
Verder lezen
- Van incident naar verbetering: hoe organisaties incidentbeheer optimaliseren met GRC-software
- Effectieve risicoanalyse: van inventarisatie tot mitigerende maatregelen
- Kwaliteitsmanagement en interne audits: efficiëntie door eenvoud
Tip: Plan vandaag nog de eerste audit van het komende jaar. Begin klein, documenteer wat je leert en bouw van daaruit verder. Zo groeit auditen vanzelf uit tot iets dat niet voelt als een verplichting, maar als bewijs dat je bedrijf continu beter wordt.
