Tag: governance

  • AI-governance voor het MKB: beleid, risico’s en 10 haalbare controles

    AI-governance voor het MKB: beleid, risico’s en 10 haalbare controles

    AI-tools worden steeds vaker gebruikt door medewerkers van kleine en middelgrote bedrijven. Soms heel bewust, soms stiekem in de marge van het werk. Een tekst sneller schrijven, een klantmail samenvatten, een planning in Excel automatisch laten opstellen – het gaat vaak ongemerkt. Handig? Zeker. Maar zonder duidelijke afspraken ontstaat er ook een risico: persoonsgegevens belanden in publieke AI-diensten, beslissingen worden niet meer goed verklaard en auditors stellen lastige vragen waar je geen antwoord op hebt.

    Daarom is het tijd om ook in het MKB serieus te kijken naar AI-governance. Dat hoeft geen log, duur programma te zijn. Met tien praktische controles kun je vandaag nog een basis leggen die overzicht geeft, risico’s beperkt en vertrouwen uitstraalt naar klanten en auditors.

    1. Een kort, helder AI-beleid

    Een AI-beleid hoeft geen dik document te zijn. Integendeel: hoe korter, hoe beter. Schrijf in één of twee pagina’s op welke AI-tools medewerkers mogen gebruiken, en vooral ook wat niet mag. Benoem expliciet verboden gebruik, zoals het invoeren van klantgegevens in publieke AI-systemen.

    Tip: maak het concreet met voorbeelden. Bijvoorbeeld: “Je mag ChatGPT gebruiken om interne teksten te structureren. Je mag geen klantinformatie, persoonsgegevens of broncode invoeren.”

    Zo’n beknopt beleid leest iedereen, en je creëert duidelijkheid zonder dat het voelt als extra werk.

    2. Een beslismodel voor data-invoer

    Niet alle data is gelijk. Publieke informatie kun je vaak veilig gebruiken, maar persoonsgegevens en bedrijfsgevoelige gegevens zijn een ander verhaal. Met een simpel verkeerslichtmodel maak je dit inzichtelijk:

    • Groen: openbare of dummy-data -> toegestaan.
    • Oranje: interne documenten -> alleen in goedgekeurde tools en na interne check.
    • Rood: persoonsgegevens, klantinformatie of vertrouwelijke data -> verboden.

    Door het verkeerslichtmodel toe te passen weet iedereen direct: dit valt onder “rood”.

    3. DPIA uitvoeren waar dat moet

    Een Data Protection Impact Assessment (DPIA) is verplicht onder de AVG wanneer een verwerking waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor betrokkenen. Denk aan grootschalige profiling of verwerking van gevoelige gegevens.

    Voor het MKB klinkt dat zwaar, maar je hoeft het niet ingewikkeld te maken. Werk met een korte quickscan om te bepalen of een volledige DPIA nodig is:

    • Worden er persoonsgegevens verwerkt?
    • Gaat het om gevoelige data (gezondheid, financiën, etniciteit)?
    • Kan de verwerking grote impact hebben op betrokkenen?

    Als het antwoord drie keer “ja” is, voer je een volledige DPIA uit. Zo maak je AI-toepassingen AVG-proof, zonder eindeloze papierstroom.

    4. Een register van AI-toepassingen

    Zonder overzicht weet je niet wie welke AI-tools gebruikt. En dan wordt aantoonbaar maken bij een audit onmogelijk.

    Maak daarom een simpel register met kolommen als: naam tool, doel, eigenaar, datacategorieën, status goedgekeurd/niet-goedgekeurd. Dit kan in eerste instantie gewoon in Excel of in je GRC-tool.

    Praktisch voordeel: door dit vast te leggen en te beheren, kun je met één uitdraai laten zien welke tools wel en niet gebruikt mogen worden. Dit geeft beheersbaarheid en vertrouwen.

    5. Rollen en rechten koppelen aan AI-gebruik

    Niet iedere medewerker heeft dezelfde behoefte aan AI-tools. Een marketingmedewerker mag misschien een AI-tekstgenerator gebruiken, maar iemand van HR mag er geen personeelsdossiers mee verwerken.

    Door AI-gebruik te koppelen aan rollen en functies beperk je risico’s en geef je medewerkers duidelijke kaders. Leg ook vast wie toestemming kan geven voor uitzonderingen.

    Zo voorkom je dat AI ineens overal gebruikt wordt, zonder dat je weet waarvoor.

    6. Besluitvorming documenteren

    AI mag ondersteunen, maar de eindbeslissing ligt altijd bij een mens. Als AI helpt bij offertes of klantselectie, leg dan vast hoe de uitkomst tot stand kwam.

    Documenteer bijvoorbeeld: Welke prompt is gebruikt? Welke versie van de tool? Wie heeft de uitkomst beoordeeld?

    Bij een audit of een klantvraag kun je zo eenvoudig aantonen dat beslissingen niet blind aan AI zijn overgelaten.

    7. Incidentmeldproces voor AI

    Fouten gebeuren. En dat is oké, zolang je ervan leert. Richt daarom een eenvoudig meldpunt in.: een e-mailadres of kort formulier waarin medewerkers ook twijfels kunnen melden.

    Voorbeeld: een medewerker ontdekt dat hij per ongeluk klantgegevens in een AI-tool heeft ingevoerd. Door dit direct te melden kan de organisatie beoordelen of er sprake is van een datalek en snel actie ondernemen.

    Hoe sneller een incident boven tafel komt, hoe kleiner de schade.

    8. AI-awareness training

    Veel risico’s ontstaan uit onwetendheid. Een korte training van 20 minuten waarin je uitlegt wat AI is, welke tools wel en niet mogen, en waarom dat belangrijk is, levert veel op.

    Gebruik herkenbare voorbeelden: een klantmail die per ongeluk in een publieke tool belandt, of een verkeerd gegenereerde berekening. Zo snappen medewerkers waarom voorzichtigheid nodig is.

    Bewustwording voorkomt meer incidenten dan welke technische maatregel ook.

    9. Periodieke review

    AI-tools en voorwaarden veranderen razendsnel. Een tool die vandaag veilig lijkt, kan morgen ineens data opslaan in een ander land of de voorwaarden aanpassen.

    Plan daarom elk kwartaal een korte review van je AI-register. Bespreek: gebruiken we nog de juiste tools, zijn er incidenten geweest, moeten we beleid of afspraken aanpassen?

    Zo houd je governance levend in plaats van statisch.

    10. Borging in een lichtgewicht systeem

    Tot slot: Excel-documenten werken, maar alleen zolang iedereen ze trouw bijwerkt. In de praktijk schiet dat er vaak bij in.

    Met een eenvoudige GRC-tool zoals CompliTrack (€90 per maand) leg je beleid, risico’s, incidenten en controles centraal vast. Je kunt taken toewijzen, reviews inplannen en aantonen dat je in control bent, zonder logge implementaties.

    Voor kleinere organisaties is dit dé manier om governance beheersbaar te maken zonder bureaucratische last.

    Conclusie: vertrouwen door overzicht

    AI-governance is geen papieren exercitie. Het draait om vertrouwen. Bij klanten, auditors en je eigen medewerkers. Met tien praktische controles leg je een stevige basis zonder dat het ingewikkeld wordt.

    Voor het MKB betekent dat: snel toepasbare maatregelen, geen overbodige regels, maar wel aantoonbare grip. Zo benut je de voordelen van AI, zonder wakker te liggen van de risico’s.

    Lees ook:

  • De dag dat een AI-assistent klantdata opsnoepte, en niemand precies wist waarheen

    De dag dat een AI-assistent klantdata opsnoepte, en niemand precies wist waarheen

    “Kun je dit even herschrijven voor een klant?” Het is maandagochtend. Een collega plakt een klantparagraaf in een AI-assistent. Binnen seconden staat er een nette tekst op het scherm. Dagen later komt de vraag: “Waar staat die informatie nu? Is die ergens opgeslagen?” Dan wordt het stil.

    AI-tools versnellen werk en verhogen kwaliteit. Ze kunnen ook iets anders doen: informatie laten wegstromen naar een plek die niet onder jouw controle valt. Dat is precies wat shadow AI is: AI-gebruik buiten zicht of buiten de afgesproken spelregels.

    Waar het misgaat

    In veel AI-diensten kan ingevoerde tekst worden opgeslagen of verwerkt buiten je eigen systemen. Soms is verdere modeltraining uitgeschakeld; soms niet. Ook als training uit staat, heb je nog steeds te maken met een externe dienst: bewaartermijnen, toegang, locatie van verwerking. De vraag van je klant – “is dit gedeeld buiten onze afspraken?” is dan ineens geen theoretische.

    Waarom het MKB dit vaker voelt

    Kleine teams bewegen snel. Medewerkers proberen tools uit voordat beleid is geschreven. Niet uit onwil, maar omdat ze willen leveren. Als niemand het gebruik registreert of de spelregels helder maakt, ontstaan onzichtbare datastromen. Dan komen de AVG-vragen – grondslag, verwerkersrol, bewaarlocaties – achteraf, precies wanneer je ze niet kunt gebruiken.

    AI-governance, maar dan praktisch

    AI-governance is niets anders dan duidelijke afspraken plus naleving. Je bepaalt welke tools mogen, onder welke instellingen, en met welke soorten informatie ze wel of juist niet gevoed mogen worden. Je borgt AVG-eisen (zoals een DPIA waar nodig), je wijst eigenaarschap toe, en je zorgt dat het beleid niet in een map verdwijnt, maar in gedrag landt.

    Concreet begint het zo:

    • Eén pagina spelregels. Plain language. Wat mag je wel plakken? Wat nooit? Waar staat wie voor aan de lat?
    • Herkenbare dataclassen. Openbaar, intern, vertrouwelijk, persoonsgegevens. Alleen de eerste categorie gaat zonder extra checks een AI-dienst in.
    • Bewust gekozen tools. Niet de snelste link, maar een versie en configuratie waarbij je datagebruik, opslag en logging kunt verantwoorden.

    Meer hoeft het in het begin niet te zijn. Liever klein en zichtbaar, dan volledig en ongelezen.

    En wat als het toch misgaat?

    Registreer wat er gebeurde, welke gegevens het betrof, waar ze mogelijk terechtkwamen en welke maatregel volgt. Niet om te straffen, maar om het beleid te verbeteren. Incident -> inzicht -> aanpassing. Zo wordt AI-gebruik een leerproces in plaats van een risico-roulette.

    Structuur zonder zwaarte

    Een lichtgewicht GRC-oplossing kan helpen om dat ritme vast te houden: beleid centraal, eigenaarschap zichtbaar, periodieke checks als herhaaltaken, en een dashboard dat laat zien wat er openstaat. Geen grote transformatie, wel aantoonbare grip.

    Verder lezen

    Donderdag volgt deel 2: AI-governance voor het MKB: beleid, risico’s en 10 haalbare controles – een compact stappenplan met checklist.

  • De ROI van GRC-software: slim investeren in jouw organisatie

    De ROI van GRC-software: slim investeren in jouw organisatie

    Hoe zorg je ervoor dat je risico’s beheerst, voldoet aan wet- en regelgeving én je processen optimaliseert? Dat zijn uitdagingen waar veel bedrijven dagelijks mee worstelen. Gelukkig is er een oplossing: GRC-software. Deze geïntegreerde tool helpt organisaties efficiënter te werken, fouten te voorkomen en meer grip te krijgen op compliance- en risicoprocessen.

    In deze blog lees je waarom GRC-software niet alleen een slimme keuze is, maar ook een investering die zichzelf terugverdient.

    Wat is GRC-software eigenlijk?

    Laten we beginnen bij de basis. GRC-software helpt je om governance-, risico- en complianceprocessen samen te brengen in één overzichtelijk platform. Dit betekent dat je:

    • Governance: Jouw bedrijfsbeleid efficiënt kunt beheren.
    • Risico’s: Gevaarlijke situaties kunt signaleren, beoordelen en aanpakken.
    • Compliance: Altijd voldoet aan belangrijke normen, zoals ISO 9001, ISO 27001 of wet- en regelgeving.

    Kortom: minder gedoe, meer overzicht en meer tijd om te focussen op wat écht belangrijk is.

    Waarom GRC-software een slimme investering is

    Iedereen zoekt naar manieren om efficiënter te werken en kosten te besparen. GRC-software helpt je hierbij en biedt voordelen die je direct merkt in je dagelijkse werk.

    1. Je bespaart tijd door automatisering
      Misschien herken je het: taken worden handmatig ingepland, audits verlopen via e-mails en beleid staat verspreid over verschillende systemen. GRC-software automatiseert deze taken voor je. Geen losse spreadsheets meer, maar een systeem dat gewoon werkt. Denk aan:
      • Het automatisch toewijzen van acties aan collega’s, compleet met deadlines.
      • Geautomatiseerde herinneringen voor audits en controles.
      • Eén centrale plek voor al je documentatie.
    2. Betere opvolging van auditacties
      Auditbevindingen die blijven liggen – we hebben het allemaal weleens meegemaakt. Met GRC-software kun je acties direct toewijzen aan het juiste team, voortgang monitoren en zorgen dat deadlines worden gehaald. Dat geeft rust en vertrouwen, zeker tijdens een externe audit.
    3. Fouten voorkomen en risico’s beheersen
      Werken met losse systemen vergroot de kans op fouten. GRC-software zorgt voor consistentie in data en processen, waardoor je risico’s beter in beeld hebt en problemen eerder kunt voorkomen.
    4. Altijd inzicht in je status
      Met GRC-software heb je een actueel overzicht van waar je staat. Hoe verloopt die risicoanalyse? Welke acties staan nog open? Het helpt je om snel beslissingen te nemen op basis van feiten, niet op onderbuikgevoel.

    Hoe Complitrack organisaties helpt

    Als we het over GRC-software hebben, mag Complitrack natuurlijk niet ontbreken. Complitrack is ontwikkeld met organisaties zoals die van jou in gedachten. Het doel? Jou het werk uit handen nemen door:

    • Taakbeheer te stroomlijnen: Verantwoordelijkheden toewijzen, deadlines bewaken en automatische herinneringen instellen.
    • Auditacties overzichtelijk te houden: Geen losse lijsten meer, maar één plek waar alles samenkomt.
    • ISO-certificering eenvoudiger maken: Of het nu om ISO 9001, ISO 27001 of ISO 22301 gaat, Complitrack helpt je om alles overzichtelijk en op tijd te regelen.

    Een praktijkvoorbeeld: grip op auditacties

    Ik hoor vaak dat auditacties blijven liggen of onduidelijk zijn. Een organisatie waar ik recent mee sprak, had precies dit probleem. Ze gebruikten Excel en e-mails om bevindingen bij te houden, maar daardoor werden deadlines vaak gemist en was de status van acties onduidelijk.

    Met GRC-software, zoals Complitrack, hebben ze nu alles centraal geregeld. Auditacties worden direct toegewezen aan de juiste mensen, met een duidelijke deadline en automatische herinneringen. Ze hoeven zich geen zorgen meer te maken over gemiste acties of onvolledige informatie.

    Het resultaat?

    • Auditacties worden nu binnen de gestelde tijd afgerond.
    • Teams werken efficiënter samen.
    • Tijdens een externe audit konden ze zonder stress laten zien dat alles op orde was.

    Of je nu interne audits uitvoert of certificeringen voorbereidt, dit soort voorbeelden laat zien hoe GRC-software écht het verschil maakt.

    Waarom GRC-software niet mag ontbreken in jouw organisatie

    Laten we eerlijk zijn: de wereld van governance, risico’s en compliance is niet eenvoudiger geworden. Maar GRC-software maakt het wél eenvoudiger om alles overzichtelijk te houden. Je bespaart tijd, voorkomt fouten en hebt altijd inzicht in de actuele status van je processen.

    Met een oplossing zoals Complitrack ben je niet alleen voorbereid op vandaag, maar ook op de uitdagingen van morgen.

    Inspiratie uit eerdere blogs

    In eerdere blogs heb ik je al meegenomen in onderwerpen zoals:

    Deze onderwerpen vormen de basis voor het gebruik van GRC-software. Met een geïntegreerde oplossing zoals Complitrack bouw je voort op deze inzichten en werk je efficiënter aan governance, risico’s en compliance.

    Zet de volgende stap

    Wil je ontdekken wat GRC-software voor jouw organisatie kan betekenen? Neem contact op of vraag een gratis demo aan en ervaar het zelf!

  • Waarom GRC-software belangrijk is voor moderne bedrijven

    Waarom GRC-software belangrijk is voor moderne bedrijven

    In de huidige bedrijfsomgeving is het voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) een uitdaging om de bedrijfsvoering goed te organiseren, risico’s te beheersen en aan steeds strengere regelgeving te voldoen. GRC-software voor het MKB (Governance, Risk & Compliance) helpt deze processen eenvoudiger en efficiënter te maken. Of je nu te maken hebt met toenemende regelgeving of interne processen wilt verbeteren, GRC-software zorgt ervoor dat je bedrijf veilig en compliant blijft.

    In deze blog ontdek je wat GRC-software is, waarom het belangrijk is voor het MKB, en hoe het jouw organisatie helpt met efficiëntie, transparantie en veiligheid.

    Wat is GRC-software en waarom heb je het nodig?

    GRC-software integreert governance, risicomanagement en compliance in één systeem. Waar deze vaak los van elkaar werden beheerd, brengt GRC-software alles samen op één centrale plek. Dit geeft je meer overzicht en zorgt voor eenvoud in je bedrijfsvoering.

    De belangrijkste voordelen van GRC-software:

    1. Betere besluitvorming
      GRC-software geeft MKB-bedrijven meer controle over hun bedrijfsvoering. Dankzij inzicht in governance-processen kun je verantwoorde beslissingen nemen die rekening houden met risico’s en regelgeving. Zo blijft je bedrijf goed gestructureerd en transparant.
    2. Efficiënt risicomanagement
      GRC-software helpt MKB-ondernemingen om risico’s sneller te herkennen en aan te pakken. Je kunt risico’s centraal beheren en strategieën toepassen om deze te minimaliseren.
    3. Eenvoudiger voldoen aan regelgeving
      Regels en wetten veranderen voortdurend, wat het voor veel bedrijven lastig maakt om compliant te blijven. GRC-software automatiseert veel van deze taken, zoals rapportages en audits, en houdt je op de hoogte van veranderingen in de regelgeving. Dit helpt je boetes en reputatieschade te voorkomen.

    De voordelen van GRC-software in het kort:

    1. Alle informatie op één plek
      GRC-software slaat alle governance-, risicomanagement- en compliance-informatie centraal op. Hierdoor werk je altijd met de juiste gegevens en voorkom je fouten of miscommunicatie.
    2. Efficiëntie door automatisering
      Veel taken, zoals het monitoren van risico’s en het opstellen van rapportages, kunnen automatisch worden uitgevoerd met GRC-software. Dit bespaart tijd en verkleint de kans op menselijke fouten.
    3. Realtime inzicht
      Met GRC-software heb je direct inzicht in belangrijke risico’s en compliance-kwesties. Zo kun je snel actie ondernemen voordat problemen groter worden.
    4. Beter samenwerken binnen je bedrijf
      Doordat alle teams toegang hebben tot dezelfde informatie, wordt samenwerking binnen je bedrijf makkelijker en kun je sneller beslissingen nemen.

    Is GRC-software geschikt voor jouw MKB-bedrijf?

    GRC-software is geschikt voor bedrijven van elke omvang, maar vooral voor het midden- en kleinbedrijf. Of je nu te maken hebt met complexe regelgeving of beter inzicht wilt in risico’s binnen je organisatie, GRC-software zoals Complitrack kan je hierbij helpen.

    Conclusie

    GRC-software is essentieel voor bedrijven die willen groeien en tegelijkertijd veilig en compliant willen blijven. Het helpt je risico’s te beperken, regelgeving na te leven en efficiënter te werken.

    Wil je weten hoe GRC-software jouw MKB-bedrijf kan ondersteunen? Ontdek hoe Complitrack je helpt bij het vereenvoudigen van risicomanagement en compliance, en optimaliseer je bedrijfsvoering vandaag nog.