Tag: externe audit

  • Verschil interne en externe audit: wat je moet weten

    Verschil interne en externe audit: wat je moet weten

    Bij het behalen en behouden van ISO-certificering speelt het auditproces een essentiële rol. In dit proces onderscheiden we twee soorten audits: interne en externe audits. Maar wat is precies het verschil tussen deze audits? En hoe kun je je optimaal voorbereiden op beide? In dit blog leggen we het verschil uit en laten we zien hoe Complitrack je helpt om zowel interne als externe audits efficiënt te beheren en te ondersteunen.

    Wat is een interne audit?

    Een interne audit is een verplicht onderdeel van het ISO-certificeringsproces. Deze audits worden uitgevoerd door je eigen organisatie of een ingehuurde auditor. De belangrijkste doelen van interne audits zijn:

    1. Toetsen aan de norm: Je controleert of jouw organisatie voldoet aan de eisen van de ISO-norm (zoals ISO 9001 of ISO 27001).
    2. Compliance met je eigen beleid: Je kijkt of de organisatie werkt volgens interne richtlijnen en afspraken.
    3. Verbeteracties identificeren: Je brengt procesverbeteringen in kaart om de prestaties van de organisatie te optimaliseren.

    In het eerste jaar na certificering moeten alle elementen van de norm worden geaudit. In de daaropvolgende jaren is het verplicht om alle elementen minimaal één keer per drie jaar te toetsen. Dit maakt een goede planning van interne audits noodzakelijk.

    Met Complitrack beheer je interne audits eenvoudig en efficiënt. Het platform biedt:

    • Auditplanning: Plan de audits van normelementen en houd bij wanneer ze moeten plaatsvinden.
    • Actiebeheer: Registreer bevindingen en volg verbeteracties op.
    • Inzicht in auditresultaten: Behoud overzicht van alle auditbevindingen die ook voor externe auditors toegankelijk zijn.

    Meer weten over hoe je een interne audit voorbereidt? Lees dan onze stapsgewijze gids naar ISO-certificering.

    Wat is een externe audit?

    Een externe audit wordt uitgevoerd door een onafhankelijke certificerende instantie en heeft als doel:

    1. Compliance toetsen: De auditor beoordeelt of jouw organisatie voldoet aan de ISO-norm.
    2. Vertrouwen opbouwen: Externe stakeholders krijgen zekerheid over de effectiviteit van je managementsysteem.
    3. Certificering behouden: De auditor bepaalt of je organisatie gecertificeerd blijft.

    De 3-jaarscyclus van een externe audit

    Externe audits volgen een duidelijke cyclus van drie jaar:

    1. Certificatieaudit (jaar 1)
      Deze audit vindt alleen plaats in het eerste jaar van een nieuwe certificeringscyclus of als je een extra norm toevoegt aan je bestaande managementsysteem. De certificatieaudit bestaat uit:
      • Fase 1: De auditor beoordeelt of alle documentatie voldoet aan de vereisten van de ISO-norm.
      • Fase 2: De implementatie van het managementsysteem wordt gecontroleerd om te zorgen dat het effectief functioneert.
    2. Tussentijdse audits (jaar 2 en 3)
      Deze audits richten zich op specifieke onderdelen van de norm. Ze zorgen ervoor dat je organisatie compliant blijft met de gestelde eisen.
    3. Hercertificatieaudit (jaar 4, 7, enz.)
      Aan het einde van de cyclus vindt een hercertificatieaudit plaats, waarbij de volledige norm opnieuw wordt geaudit. Bij een succesvolle audit wordt de certificering voor drie jaar verlengd.

    Meer weten over hoe een ISMS (Information Security Management System) bijdraagt aan succesvolle externe audits? Lees ons blog: Wat is een ISMS en waarom is het belangrijk voor jouw bedrijf?

    Hoe Complitrack je helpt bij audits

    Complitrack biedt je een geïntegreerde oplossing om je auditprocessen efficiënter te beheren. Het platform helpt bij:

    • Beheren van risicoanalyses: Toon aan hoe je risico’s effectief beheerst. Bekijk ook onze blog over het belang van risicoanalyses.
    • Taakbeheer: Zorg dat herhalende taken en controles op tijd worden uitgevoerd.
    • Auditrapportages: Documenteer bevindingen en volg verbeteracties op.
    • Inzicht in verbeteringen: Gebruik de inzichten uit de audits om processen te verbeteren.

    Samenvatting van het verschil tussen interne en externe audit

    KenmerkInterne auditExterne audit
    UitvoerderEigen personeel of ingehuurde auditorCertificerende instantie
    DoelToetsen aan norm en eigen beleid; verbeteracties identificerenCertificering behalen of behouden
    FrequentieAlle normelementen minimaal eens per 3 jaarCyclus van 3 jaar (met hercertificatie in jaar 4, 7, enz.)
    FocusCompliance en continue verbeteringToetsen van compliance met de norm
    ResultaatVerbeteracties en interne rapportageCertificering en/of vervolgacties

    Meer weten? Ontdek de voordelen van Complitrack

    Wil je je auditprocessen eenvoudiger en efficiënter maken? Complitrack biedt je alle tools die je nodig hebt om voorbereid te zijn op zowel interne als externe audits.

    Benieuwd hoe Complitrack jouw organisatie kan ondersteunen? Neem contact met ons op voor een gratis demo!

  • De initiële ISO-audit: Stapsgewijze gids naar ISO-certificering

    De initiële ISO-audit: Stapsgewijze gids naar ISO-certificering

    Als ondernemer weet je hoe belangrijk het is om je bedrijf te onderscheiden in een concurrerende markt. Een ISO certificering, zoals ISO 9001 voor kwaliteitsmanagement of ISO 27001 voor informatiebeveiliging, biedt een krachtige manier om je betrouwbaarheid te tonen en nieuwe zakelijke kansen te creëren. Voordat je deze certificering behaalt, doorloop je echter een gestructureerd auditproces, dat bestaat uit een interne audit, een directiebeoordeling en een externe audit. In deze blogpost nemen we je mee door het proces voor een succesvolle initiële ISO-audit en leggen we uit hoe je je bedrijf klaarmaakt voor certificering.

    1. Interne audit: De eerste evaluatie

    De interne audit is een essentiële eerste stap in het ISO-certificeringsproces. Dit is een zelfevaluatie om te bepalen of je processen voldoen aan het eigen beleid én aan de gekozen ISO-norm. Een goede interne audit helpt je om non-conformiteiten op te sporen voordat de externe audit plaats vindt.

    Doelen van de interne audit:

    • Controleren of de processen voldoen aan de vereisten van de ISO-norm.
    • Toetsen of de processen en procedures voldoen aan het eigen beleid.
    • Identificeren van verbeterpunten om non-conformiteiten tijdens de externe audit te voorkomen.

    Het is belangrijk dat de interne audit onafhankelijk wordt uitgevoerd, bij voorkeur door medewerkers die geen directe betrokkenheid hebben bij de processen die worden beoordeeld. Een auditrapport met bevindingen dient als basis voor te nemen verbetermaatregelen.

    2. Directiebeoordeling: Betrokkenheid van het management

    Na de interne audit volgt de directiebeoordeling. Dit is een formele evaluatie door het management van je organisatie, waarin de resultaten van de interne audit worden besproken. Deze stap is verplicht binnen de meeste ISO-normen en verzekert dat het management betrokken is bij de naleving van de norm.

    Wat houdt de directiebeoordeling in?

    • Evaluatie van de interne auditresultaten en identificatie van corrigerende maatregelen.
    • Bespreking van de effectiviteit van het managementsysteem en mogelijke verbeterpunten.
    • Zorgdragen voor voldoende middelen en ondersteuning voor voortdurende verbetering.

    Een effectieve directiebeoordeling toont aan dat het management zich inzet voor het behalen van de ISO-certificering en het verbeteren van de bedrijfsvoering.

    3. Externe audit: De laatste stap naar ISO-certificering

    De externe audit is de laatste stap naar het behalen van je ISO-certificering. Deze wordt uitgevoerd door een onafhankelijke, geaccrediteerde externe auditor en bestaat uit twee fasen:

    • Fase 1: Documentatiebeoordeling
      De auditor beoordeelt je documentatie, zoals beleidsdocumenten en procedures, om te controleren of deze voldoen aan de ISO-norm
    • Fase 2: Certificeringsaudit
      In deze fase wordt de implementatie van je processen in de praktijk beoordeeld. De auditor voert gesprekken met medewerkers, observeert werkmethodes en controleert of de processen overeenkomen met de vastgelegde procedures.

    Na de externe audit ontvang je een auditrapport met eventuele non-conformiteiten. Zodra deze zijn opgelost, krijg je het ISO-certificaat, dat een belangrijke erkenning is voor de kwaliteit en betrouwbaarheid van je bedrijfsprocessen.

    Waarom ISO-certificering belangrijk is

    Het behalen van een ISO-certificering biedt je bedrijf verschillende voordelen. Het verbetert niet alleen de efficiëntie en klanttevredenheid, maar versterkt ook je marktpositie. Veel bedrijven en klanten stellen ISO-certificering als eis of waarderen het bij het aangaan van samenwerkingen, omdat het aantoont dat je bedrijf voldoet aan internationaal erkende normen voor kwaliteit of informatiebeveiliging.

    Gebruik Complitrack voor een gestroomlijnd auditproces

    Het auditproces kan tijdrovend en complex zijn, maar met de juiste tools kun je dit proces vereenvoudigen. Complitrack is een GRC-tool die bedrijven helpt om het auditproces efficiënt te beheren. Met functies zoals het plannen van interne audits, het bijhouden van non-conformiteiten en het beheren van corrigerende maatregelen maakt Complitrack het eenvoudiger om je organisatie klaar te stomen voor ISO certificering.

    Conclusie

    Het behalen van een ISO-certificaat kan je organisatie aanzienlijke voordelen opleveren, maar vereist een gestructureerd auditproces. Door te beginnen met een interne audit, gevolgd door een directiebeoordeling en afgesloten met een externe audit, kun je zorgen voor een succesvolle certificering. Tools zoals Complitrack helpen je om het auditproces efficiënt te beheren, zodat je je kunt richten op continue verbetering en naleving van de ISO-vereisten.

    Wil je beginnen aan het certificering? Plan vandaag nog een afspraak en ontdek hoe Complitrack jouw organisatie op de juiste weg kan helpen.