Tag: Excel

  • Waarom Excel vooral afhankelijk is van context

    Waarom Excel vooral afhankelijk is van context

    Het begint meestal heel praktisch.
    Een Excelbestand waarin risico’s, acties of afspraken worden bijgehouden. Overzichtelijk, herkenbaar voor iedereen en toegankelijk. Zolang dezelfde mensen met hetzelfde beeld naar dat bestand kijken, werkt dat prima.

    Totdat het langzaam begint te schuren.

    Niet omdat Excel verandert, maar omdat de organisatie dat wel doet.

    Een herkenbare praktijksituatie

    Het bestand bestaat al een tijdje. Ooit zorgvuldig opgezet, met kolommen voor status, eigenaar en toelichting. Iedereen weet waar hij moet kijken. Tijdens overleggen wordt er even naar verwezen. Soms past iemand iets aan na afloop.

    Na verloop van tijd verandert er iets.
    Taken verschuiven. Rollen overlappen. Er komt iemand bij die het ontstaan van het overzicht niet heeft meegemaakt. En ineens ontstaan vragen die eerder niet gesteld werden.

    Waarom staat dit risico hier eigenlijk zo beschreven?
    Is deze maatregel bewust zo geformuleerd of ooit “even snel” zo vastgelegd?
    En wie kan uitleggen waarom dit punt de vorige keer acceptabel werd gevonden.

    Het zijn geen lastige vragen. Ze zijn alleen niet te beantwoorden vanuit het bestand zelf.

    Waarom dit probleem ontstaat

    Excel is een uitstekend hulpmiddel om gegevens vast te leggen. Het laat zien wat er is genoteerd, maar niet waarom dat zo is gedaan. De betekenis van wat er staat, is afhankelijk van degene die het leest.

    Zolang de context gedeeld is, werkt dat. Mensen herinneren zich het gesprek waarin een keuze werd gemaakt. Ze weten waarom iets zo is opgeschreven. Excel fungeert dan als geheugensteun.

    Zodra die gedeelde context verdwijnt, wordt het overzicht kwetsbaar. Nieuwe lezers zien de uitkomst, maar missen de afweging. Wat ooit logisch was, moet ineens worden uitgelegd. En die uitleg staat nergens.

    Wanneer Excel begint tegen te werken

    Op een gegeven moment kost het meer moeite om het overzicht bij te houden dan om het te gebruiken. Niet omdat het bestand te groot is geworden, maar omdat het steeds meer uitleg nodig heeft.

    Er worden extra kolommen toegevoegd voor toelichting. Kleuren om urgentie aan te geven. Tabbladen voor uitzonderingen. Alles met de bedoeling om duidelijkheid te creëren.

    Het effect is vaak het tegenovergestelde. Hoe meer wordt toegevoegd, hoe afhankelijker het bestand wordt van interpretatie. Verschillende mensen lezen er verschillende dingen in. Het overzicht blijft bestaan, maar het gedeelde begrip verdwijnt.

    Waarom gangbare oplossingen tekortschieten

    De eerste reflex is meestal structureren. Strakkere formats. Afspraken over invullen. Soms zelfs een handleiding.

    Dat helpt op detailniveau, maar lost het kernprobleem niet op. Het probleem zit niet in hoe netjes iets is vastgelegd, maar in het ontbreken van expliciete besluitmomenten. Wanneer wordt iets aangepast? Door wie? Op basis van welke afweging?

    Een andere veelvoorkomende oplossing is een extra overzicht waarin het verhaal wordt toegelicht. Daarmee ontstaat versnippering. Data hier, uitleg daar. En onduidelijkheid over wat leidend is.

    Structuur en uitlegbaarheid als denkkader

    Het kantelpunt zit niet in de overstap van Excel naar iets anders, maar in het besef dat betekenis ergens moet ontstaan. Structuur gaat niet over vastleggen, maar over expliciet maken waar keuzes worden gemaakt.

    Wanneer noemen we iets een risico?
    Wanneer is een maatregel afgerond?
    Wanneer accepteren we iets bewust, en waarom?

    Uitlegbaarheid ontstaat wanneer die momenten herkenbaar zijn, los van wie het overzicht bekijkt. Niet door alles dicht te regelen, maar door de logica achter keuzes vast te houden.

    Zonder die structuur kan geen enkel bestand dat compenseren.

    Tooling als consequentie, niet als oplossing

    Pas wanneer duidelijk is waar context verloren gaat, ontstaat vanzelf de behoefte aan ondersteuning. Niet om complexiteit toe te voegen, maar om afspraken herkenbaar te houden.

    Tooling volgt dan als consequentie van structuur, niet als poging om een gebrek daaraan te repareren. Niet omdat Excel tekortschiet, maar omdat de rol die het vervult is veranderd.

    Tot slot

    Wanneer Excel begint tegen te werken, is dat zelden een technisch probleem. Het laat vooral zien dat de organisatie anders is gaan werken dan toen het overzicht werd opgezet.

    De relevante vraag is dan niet welk systeem nodig is, maar welke context nog wordt verondersteld terwijl die er niet meer is.

    Wie dat herkent, ziet Excel niet meer als struikelblok, maar als signaal. En juist dat inzicht helpt om de eigen situatie beter te begrijpen.

    Verder lezen

  • Het kantelpunt waarop onderhoud meer tijd kost dan het oplevert

    Het kantelpunt waarop onderhoud meer tijd kost dan het oplevert

    Wie met Excel werkt om overzicht te houden, herkent het moment niet meteen. Er is geen duidelijke breuk, geen foutmelding die je aangeeft dat de grens is bereikt. Het kantelpunt sluipt erin. Stil. Logisch. En juist daardoor lastig te benoemen.

    In het begin voelt onderhoud als een kleine investering. Een paar minuten bijwerken na een overleg. Een kolom aanpassen omdat de werkelijkheid net iets is verschoven. Het hoort erbij. Het overzicht blijft actueel en ondersteunt het nemen van beslissingen.

    Totdat het onderhoud zelf werk wordt.

    Wanneer bijwerken belangrijker wordt dan begrijpen

    Het kantelpunt zit niet in de hoeveelheid data, maar in de verhouding tussen inspanning en inzicht. Zolang een wijziging leidt tot beter begrip, voelt onderhoud zinvol. Het probleem ontstaat wanneer bijwerken vooral nodig is om het overzicht “kloppend” het houden, zonder dat het nog nieuwe inzichten oplevert.

    Dat zie je wanneer statusvelden vooral worden aangepast omdat ze verouderd zijn, niet omdat er inhoudelijk iets is veranderd. Correcties worden gedaan om consistent te blijven met eerdere keuzes die niemand meer expliciet herinnert. Afwijkingen worden gladgestreken omdat ze niet in het bestaande format passen. Het overzicht blijft bestaan, maar de vraag waarom het bestaat, vervaagt.

    Onderhoud als signaal, niet als oorzaak

    Dit wordt vaak gezien als een disciplineprobleem. Te weinig tijd. Te veel losse wijzigingen. Onduidelijk eigenaarschap. In de praktijk is intensief onderhoud zelden de oorzaak. Het is een signaal.

    Een signaal dat het overzicht meer moet compenseren dan ondersteunen.

    Excel legt die context niet vast. Die blijft bij de gebruiker. Zolang die context gedeeld en stabiel is, werkt dat. Maar zodra verantwoordelijkheden verschuiven, mensen wisselen of belangen veranderen, wordt het bestand een plek waar oude aannames in stand worden gehouden.

    Niet omdat ze nog kloppen, maar omdat ze ooit zijn vastgelegd.

    Wanneer consistentie belangrijker wordt dan relevantie

    Een veelzeggend moment is wanneer afwijkingen onrust veroorzaken. Niet omdat ze inhoudelijk spannend zijn, maar omdat ze het overzicht verstoren. Dan wordt consistentie een doel op zich.

    Dat is een kwetsbaar punt. Relevant inzicht vraagt soms om inconsistentie. Om uitzonderingen, tijdelijke oplossingen of bewuste keuzes die afwijken van eerdere logica. Wanneer het overzicht die ruimte niet meer biedt, verschuift de focus. Energie gaat zitten in het passend maken van de werkelijkheid, in plaats van in het begrijpen ervan.

    Het overzicht verliest zijn rol als hulpmiddel voor afwegingen en wordt een kader waarbinnen alles moet passen.

    Het verborgen kostenplaatje van onderhoud

    Onderhoud kost niet alleen tijd. Het kost aandacht en besluitkracht. Elke correctie vraagt een afweging. Elke afstemming een klein besluit. Die versnippering is moeilijk zichtbaar, maar wel voelbaar. Het overzicht voelt “zwaar”, zelfs als het inhoudelijk niet complex is.

    Het gevolg is vaak dat beslissingen elders worden genomen. In gesprekken, mails of losse notities. Het overzicht volgt achteraf. Het wordt bijgewerkt om te documenteren wat al is gebeurd, niet om richting te geven aan wat nog moet gebeuren.

    Wat bedoeld was als instrument voor inzicht, verandert in een administratief proces.

    Waarom uitbreiden zelden helpt

    Op dit punt wordt vaak gekozen voor uitbreiding. Meer kolommen. Meer detail. Meer tabbladen. Dat voelt logisch: als het overzicht tekortschiet, moet het vollediger.

    Maar volledigheid vergroot het probleem meestal. Elk extra veld vraagt om onderhoud. Elke extra relatie vraagt uitleg. Het overzicht wordt gevoeliger voor fouten en afhankelijker van vaste personen. De kernvraag blijft onbeantwoord: wat moet dit overzicht mogelijk maken?

    Zolang die vraag impliciet blijft, groeit het onderhoud door.

    Het echte kantelpunt

    Het echte kantelpunt is niet technisch, maar conceptueel. Het moment waarop niemand meer goed kan uitleggen waarom de structuur zo is ingericht. Waarin keuzes ooit logisch waren, maar nu vooral historisch. Waar onderhoud nodig is om het verleden consistent te houden, niet om het heden te begrijpen.

    Dat moment vraagt geen betere spreadsheet, maar een herijking. Niet van het bestand, maar van het doel. Van wat inzicht betekent in de huidige context en welke keuzes expliciet gemaakt moeten worden.

    Dat is geen Excel-probleem. Het is een uitlegbaarheidsprobleem.

    Reflectie

    Onderhoud is niet het probleem. Elk overzicht vraagt onderhoud. Het probleem ontstaat wanneer onderhoud geen bijdrage meer levert aan begrip, maar alleen aan continuïteit.

    Wie merkt dat het bijwerken meer energie kost dan het oplevert, hoeft zich niet af te vragen hoe het efficiënter kan. De relevantere vraag is of het overzicht nog het juiste gesprek ondersteunt.

    Het antwoord ligt zelden in Excel zelf. Het ligt in de keuzes die impliciet zijn blijven liggen. En precies daar begint de volgende stap.

    Verder lezen

  • Het moment waarop Excel niet meer helpt, maar tegenwerkt

    Het moment waarop Excel niet meer helpt, maar tegenwerkt

    Het begint meestal onschuldig.
    Een Excelbestand waarin risico’s worden bijgehouden. Een tweede tabblad voor acties. Misschien nog een apart overzicht voor incidenten of leveranciers. Iedereen weet waar het staat en wie het bijhoudt. Het voelt overzichtelijk, vertrouwd en vooral: onder controle.

    Totdat dat gevoel langzaam kantelt.

    Niet door één grote fout, maar door kleine signalen. Twijfel over welke versie de juiste is. Cellen die alleen door één persoon begrepen worden. Extra kolommen “voor de duidelijkheid”. En steeds vaker de vraag wat een getal, kleur of status eigenlijk precies betekent.

    Wanneer overzicht omslaat in complexiteit

    Excel is sterk in rekenen en structureren. Het is minder sterk in betekenis vasthouden. Zolang de context gedeeld is en weinig verandert, werkt dat prima. Maar zodra een organisatie groeit, verschuift die context.

    Er komen nieuwe mensen bij. Rollen veranderen. Verantwoordelijkheden worden anders verdeeld. Wat ooit logisch was, moet ineens uitgelegd worden. En daar wringt het.

    Een risico met de kwalificatie “hoog” zegt weinig zonder toelichting.
    Een actie met de status “open” roept vragen op over eigenaarschap.
    Een uitzondering die ooit bewust is gemaakt, staat nog steeds in het overzicht, maar niemand weet meer waarom.

    Excel laat zien wat er is vastgelegd, maar niet hoe een keuze tot stand is gekomen.

    Waarom dit een risico wordt

    Het probleem is zelden dat Excel fouten maakt. Het probleem is dat beslissingen impliciet blijven. Afwegingen ontstaan in gesprekken, maar verdwijnen daarna uit beeld. Het bestand toont de uitkomst, niet het denkproces.

    Dat blijft onzichtbaar zolang alles rustig is. Maar zodra er spanning ontstaat, bijvoorbeeld door groei, een audit of een incident, blijkt hoe kwetsbaar dat is. Dan moet uitleg gegeven worden. En die uitleg zit vaak niet in het incident, maar in hoofden.

    Als die context niet meer beschikbaar is, ontstaat ruis. Niet omdat iemand onzorgvuldig heeft gewerkt, maar omdat vastlegging en betekenis uit elkaar zijn gegroeid.

    Waarom gangbare oplossingen vaak tekortschieten

    De eerste reflex is vaak om beter vast te leggen. Meer kolommen. Meer tabs. Extra toelichting in opmerkingen. Soms zelfs meerdere Excelbestanden naast elkaar, elk met een eigen functie.

    Dat voelt als grip, maar vergroot vaak juist de complexiteit. Meer vastlegging zonder kader leidt niet tot meer duidelijkheid, maar tot meer interpretatie.

    Een andere route is het kiezen voor zware tooling. Systemen met veel functies, configuraties en terminologie. Daarmee verdwijnt het Excel-probleem, maar ontstaat een ander risico. De oplossing wordt complexer dan het werk dat ermee ondersteund moet worden. Zeker wanneer compliance slechts één van de verantwoordelijkheden is, werkt dat eerder vertragend dan verhelderend.

    In beide gevallen blijft de kern hetzelfde. De vraag is niet waar iets wordt vastgelegd, maar of iedereen nog hetzelfde begrijpt bij wat er vastligt.

    Het echte kantelpunt

    Het kantelpunt zit niet in tooling, maar in betekenis.
    Zolang risico’s, acties en uitzonderingen afhankelijk zijn van gedeelde context, blijft overzicht fragiel. Wat nodig is, is geen extra registratie, maar eenduidigheid.

    Structuur helpt wanneer zij betekenis vasthoudt.
    Uitlegbaarheid helpt wanneer beslissingen later nog te reconstrueren zijn.

    Dat vraagt om een ander denkkader. Niet de vraag hoe we dit registreren, maar wat hier later begrijpelijk moet zijn. Voor collega’s, voor auditors en voor jezelf.

    Structuur als hulpmiddel, niet als doel

    Goede structuur dwingt geen extra werk af. Ze voorkomt juist herstelwerk achteraf. Wanneer vastligt wat een risico betekent, wie verantwoordelijk is en waarom iets is geaccepteerd, ontstaat rust.

    Niet omdat alles perfect is, maar omdat duidelijk is wat aandacht vraagt en wat niet. Overdrachten worden eenvoudiger. Discussies concreter. Groei minder spannend.

    Tooling speelt daarin een rol, maar als gevolg van die behoefte, niet als startpunt. Een hulpmiddel om consistent te blijven, niet om alles dicht te regelen.

    Reflectie

    Veel organisaties merken pas laat dat Excel tegenwerkt. Niet omdat het bestand faalt, maar omdat de organisatie verandert. Het moment waarop uitleg belangrijker wordt dan registratie, is vaak het echte signaal.

    De vraag is dan niet of Excel nog kan, maar of het nog ondersteunt wat nodig is: overzicht dat ook zonder gedeelde context blijft kloppen.

    Wie dat herkent, begrijpt beter waar de spanning vandaan komt. En ziet dat het probleem minder gaat over spreadsheets, en meer over hoe keuzes zichtbaar en uitlegbaar blijven terwijl alles meebeweegt.

    Verder lezen

  • Het moment waarop Excel niet meer helpt, maar tegenwerkt

    Het moment waarop Excel niet meer helpt, maar tegenwerkt

    Het begint vaak onschuldig.
    Een overzicht in Excel met risico’s, maatregelen, verantwoordelijkheden en een paar datums. Iedereen begrijpt het. Iedereen kan ermee werken. En zolang de organisatie klein en overzichtelijk is, voelt dat logisch.

    Totdat het dat niet meer is.

    Niet omdat Excel ineens tekortschiet, maar omdat de context waarin het bestand wordt gebruikt verandert. Groei zorgt ervoor dat wat eerst hielp, langzaam begint tegen te werken.

    Een herkenbare situatie

    De lijst is ooit zorgvuldig opgezet. Kolommen zijn doordacht gekozen. Er zijn tabbladen voor risico’s, acties en toelichtingen. Misschien zelfs kleurcodes. In het begin werkte dat prima.

    Maar na verloop van tijd sluipen er kleine veranderingen in.
    Iemand voegt een extra kolom toe, voor de zekerheid.
    Een ander past een risico aan, maar vergeet de toelichting.
    Een derde maakt een kopie, “even voor zichzelf”.

    Er ontstaan varianten. Niet bewust, maar praktisch. Iedereen handelt logisch vanuit zijn eigen rol en tijdsdruk. En toch wordt het steeds lastiger om antwoord te geven op vragen die eigenlijk eenvoudig zouden moeten zijn.

    Welke risico’s zijn nu echt actueel?
    Welke maatregelen staan nog open?
    En waarom is dit punt de vorige keer ook alweer als acceptabel beoordeeld?

    Waarom dit probleem ontstaat

    Excel is in de kern een overzichts- en rekentool. Het veronderstelt context bij de gebruiker. Dat is geen probleem zolang dezelfde mensen met hetzelfde beeld naar hetzelfde bestand kijken.

    Groei verandert dat. Rollen verschuiven. Verantwoordelijkheden worden gedeeld. Nieuwe mensen stappen in zonder de geschiedenis te kennen. Wat eerst impliciet was, moet ineens worden uitgelegd.

    En daar begint het te wringen.

    Excel bewaart data, maar niet het verhaal erachter. Waarom iets ooit is vastgelegd, blijft afhankelijk van geheugen, aannames en informele overdracht. Zolang iedereen datzelfde geheugen deelt, gaat het goed. Zodra dat niet meer zo is, ontstaat ruis.

    Wanneer overzicht omslaat in complexiteit

    Op een gegeven moment kost het meer tijd om het bestand bij te houden dan om het te gebruiken. Niet omdat het slecht is ingericht, maar omdat elke wijziging uitleg vraagt.

    Moet dit risico worden aangepast of is het eigenlijk een nieuw risico?
    Is deze maatregel afgerond of slechts deels uitgevoerd?
    Is dit een bewuste uitzondering of een tijdelijke keuze?

    Dit zijn geen administratieve vragen. Ze raken aan uitlegbaarheid. En precies daar laat Excel ruimte open. Niet omdat het niet kan, maar omdat het die betekenis niet afdwingt.

    Het bestand groeit mee met de organisatie, maar zonder houvast. Meer rijen, meer tabbladen, meer opmerkingen. Minder overzicht. Minder rust.

    Waarom gangbare oplossingen tekortschieten

    De eerste reactie is vaak om het beter bij te houden.
    Strakker afspreken wie wat invult.
    Meer toelichting toevoegen in opmerkingen.

    Dat helpt tijdelijk, maar het lost het kernprobleem niet op. Het blijft afhankelijk van discipline en gedeelde context. Zodra de druk toeneemt, verdwijnt die discipline als eerste.

    Een andere reflex is om meer detail toe te voegen. Meer kolommen, meer beschrijvingen, meer nuance. Maar daarmee wordt het overzicht niet duidelijker, alleen zwaarder. Het vraagt steeds meer uitleg om het te begrijpen.

    Het probleem is zelden een gebrek aan informatie. Het probleem is dat betekenis niet vastligt.

    Structuur en uitlegbaarheid als anker

    Uitlegbaarheid ontstaat niet achteraf.

    Zodra je pas bij een audit, evaluatie of incident probeert te reconstrueren waarom iets zo is vastgelegd, ben je te laat. Dan blijkt dat keuzes wel zijn gemaakt, maar niet zijn vastgehouden.

    Structuur betekent hier niet méér vastleggen, maar anders vastleggen. Niet alleen wat er is besloten, maar ook waarom. Niet om alles te verantwoorden, maar om te voorkomen dat dezelfde discussie steeds opnieuw gevoerd moet worden.

    Wanneer structuur ontbreekt, wordt Excel een archief.
    Wanneer structuur aanwezig is, wordt het een geheugen.

    Het verschil zit niet in het aantal velden, maar in de samenhang. Kun je volgen hoe een risico tot stand is gekomen, hoe een maatregel is gekozen en wie daar verantwoordelijkheid voor draagt?

    Het kantelpunt herkennen

    Het kantelpunt komt zelden met een duidelijke melding. Het laat zich zien in kleine signalen.

    Discussies over interpretatie.
    Verschillende versies van wat “klopt”.
    Vragen die telkens opnieuw terugkomen.
    Onrust vlak voor een audit of evaluatie.

    Dat zijn geen Excel-problemen. Het zijn signalen dat de organisatie is gegroeid voorbij wat impliciet kan blijven.

    Op dat moment werkt Excel niet meer ondersteunend, maar vertragend. Niet omdat het fout is, maar omdat het te veel veronderstelt.

    Tooling als consequentie, niet als oplossing

    De stap naar tooling is op dat punt begrijpelijk. Maar tooling is geen startpunt, het is een gevolg.

    Zodra duidelijk wordt dat betekenis vastgehouden moet worden, dat keuzes herleidbaar moeten blijven en dat overzicht niet langer mag afhangen van individuele context, ontstaat vanzelf de vraag hoe je dat organiseert.

    Niet met zwaardere processen of extra bureaucratie, maar met voldoende structuur om uitlegbaar te blijven. Tooling kan dat ondersteunen, mits het voortkomt uit dit inzicht.

    Wie tooling inzet om Excel te vervangen zonder het onderliggende probleem te begrijpen, verplaatst het probleem slechts.

    Reflectie

    Excel faalt niet. Het doet precies wat het altijd deed.

    De vraag is niet wanneer Excel te klein wordt, maar wanneer de organisatie te groot wordt voor impliciete afspraken. Dat moment herken je niet aan het bestand zelf, maar aan de gesprekken eromheen.

    Als je merkt dat je steeds vaker moet uitleggen wat er bedoeld werd, dat beslissingen hun context verliezen en dat overzicht steeds meer moeite kost, dan is dat geen administratief signaal.

    Het is een teken dat structuur nodig is om grip te houden. Niet achteraf, maar op het moment dat keuzes worden gemaakt.

    En dat inzicht is vaak belangrijker dan de vraag welk hulpmiddel je daarna kiest.

    Verder lezen