Tag: Continue verbetering

  • Grip op compliance: hoe je verder komt dan ISO en Excel

    Grip op compliance: hoe je verder komt dan ISO en Excel

    Stel je voor: een klant vraagt tijdens een gesprek om bewijs van je laatste risicoanalyse. Je opent je zorgvuldig bijgehouden Excel-bestand, maar ontdekt dat acties niet zijn opgevolgd en incidenten nergens zijn gekoppeld. Je ISO-certificaat hangt wel aan de muur, maar in de praktijk voelt het alsof je geen controle hebt. Herkenbaar? Je bent niet de enige.

    Lees ook eerst: Van risicoanalyse naar actie | Volgende stap: Incidenten registreren én verbeteren

    Veel organisaties steken veel energie in het behalen van een norm of het vullen van spreadsheets. Maar echte grip ontbreekt vaak. Hoe komt dat? En belangrijker: hoe zorg je wél voor grip?

    Waarom ISO en Excel soms schijncontrole geven

    ISO-certificeringen zijn waardevol: ze geven richting, zorgen voor structuur en vergroten het vertrouwen van klanten. Het gevaar is alleen dat de norm een doel op zich wordt. Compliance wordt dan een vinkjesoefening.

    Excel kent eenzelfde valkuil. In het begin lijkt het overzichtelijk. Maar na verloop van tijd ontstaan er meerdere versies, raakt opvolging zoek en ontbreekt eigenaarschap. Het resultaat: je denkt grip te hebben, maar loopt in de praktijk steeds achter de feiten aan.

    Het punt is niet dat ISO of Excel verkeerd zijn. Ze kunnen juist waardevol zijn, mits je ze koppelt aan eigenaarschap, opvolging en een continu proces.

    Vier pijlers voor échte grip op compliance

    Met deze vier stappen verlaag je auditstress en verkort je doorlooptijd van acties.

    1. Continu proces in plaats van jaarlijkse auditstress

    Veel organisaties leven van audit naar audit. Pas vlak van tevoren wordt alles bijgewerkt, met stress en fouten tot gevolg.

    Beter: maak compliance een doorlopend proces. Plan bijvoorbeeld elke maand een korte check van de belangrijkste risico’s en incidenten.

    Vandaag regelen: Zet een vaste reminder in je agenda: 20 minuten compliance-check elke maand.

    Extra tip: Houd drie KPI’s bij: aantal open acties, percentage overdue taken en de doorlooptijd van incident tot maatregel.

    2. Automatiseer taken en opvolging

    Compliance valt of staat met opvolging. Als taken blijven liggen, verlies je grip. Tools zoals CompliTrack bieden taakbeheer en automatische herinneringen, zodat terugkerende taken nooit vergeten worden – zoals eerder besproken in onze blogs over audit- en taakbeheer.

    Vandaag regelen: Activeer herinneringen voor de drie belangrijkste compliance-taken in je organisatie.

    3. Koppel incidenten en verbeteringen aan risico’s

    Incidenten zijn waardevolle signalen. Een datalek of fout in een proces laat zien waar je kwetsbaar bent. Door incidenten direct te koppelen aan risico’s en maatregelen, bouw je een systeem dat leert en verbetert.

    Vandaag regelen: Koppel de vijf meest recente incidenten aan bestaande risico’s, noteer één root cause per incident en voeg minimaal één verbetermaatregel toe.

    Lees ook: Incidenten registreren én verbeteren: hoe je leert van je fouten.

    4. Cultuur en gedrag: compliance moet leven

    De grootste uitdaging zit vaak niet in systemen, maar in mensen. Als compliance voelt als extra administratie, gaat het nooit leven. Zorg dat het onderdeel wordt van de dagelijkse praktijk: bespreek risico’s in teamoverleggen, betrek medewerkers actief en laat zien dat goede opvolging tijd bespaart en fouten voorkomt.

    Vandaag regelen: Vraag in het volgende teamoverleg: “Wat was deze week onze grootste bijna-misser, en wat leren we daarvan?”

    Zet nu de eerste stap: wat je morgen al kunt doen (15 minuten)

    • Plan een maandelijkse compliance-check in je agenda.
    • Activeer reminders voor drie kritieke taken.
    • Koppel vijf recente incidenten aan risico’s en verbetermaatregelen.

    Kleine stappen, groot effect: zo maak je compliance een continu proces in plaats van een jaarlijkse sprint.

    Van normdenken naar grip in de praktijk

    Compliance is geen luxe voor grote organisaties met aparte afdelingen. Grip op compliance is haalbaar voor iedereen, zolang je verder kijkt dan de norm en de spreadsheet.

    Door te werken vanuit een continu proces, taken te automatiseren, incidenten te koppelen aan risico’s en gedrag centraal te stellen, ontstaat er échte controle. Je voldoet niet alleen aan normen, je maakt je organisatie ook wendbaarder en betrouwbaarder.

    Conclusie

    Een ISO-certificaat en een Excel lijst kunnen nuttige hulpmiddelen zijn, maar ze geven je nog geen grip. Echte grip ontstaat pas als compliance leeft in je organisatie: continu, geautomatiseerd, gekoppeld aan verbeteringen én gedragen door je mensen.

    Wil je auditstress structureel omlaag brengen, doorlooptijden verkorten en aantoonbare opvolging realiseren? Ontdek hoe CompliTrack je helpt om overzicht te creëren, opvolging te automatiseren en compliance wél te laten werken.

    Verder lezen:

  • ISO 27001 is geen eindpunt: Zo blijf je compliant zonder gedoe

    ISO 27001 is geen eindpunt: Zo blijf je compliant zonder gedoe

    Gefeliciteerd, je hebt je ISO 27001-certificering behaald! Maar hoe zorg je ervoor dat je compliant blijft? Veel bedrijven zien certificering als een einddoel, terwijl het juist het begin is van een continu proces.

    ISO 27001 compliance behouden vereist structureel onderhoud van je ISMS (Information Security Management System). Zonder een duidelijk plan loop je risico’s zoals verouderde documentatie, gemiste audits en onvoldoende opvolging van beveiligingsincidenten.

    In deze gids ontdek je hoe je ISO 27001 compliance behoudt, audits soepel doorloopt en je informatiebeveiliging structureel verbetert. Met praktische tips en slimme tools, zoals GRC-software van CompliTrack, houd je compliance eenvoudig en efficiënt.

    Waarom is ISO 27001 compliance behouden zo lastig?

    Na de certificering verslapt de aandacht vaak. Dit kan leiden tot:

    • Verouderde risicoanalyses
    • Niet-opgevolgde beveiligingsincidenten
    • Incomplete of onvindbare documentatie
    • Problemen bij interne en externe audits

    ISO 27001 compliance behouden is een doorlopend proces. Zonder een duidelijke structuur loop je het risico op non-conformiteiten, waardoor het certificaat in gevaar komt.

    Goed nieuws: Met de juiste aanpak en tools kun je dit eenvoudig voorkomen.

    1. Blijf continu verbeteren met interne audits

    Interne audits zijn de sleutel tot blijvende ISO 27001-compliance. Ze helpen bij het tijdig identificeren van tekortkomingen in je ISMS en zorgen ervoor dat je organisatie zich blijft verbeteren.

    Hoe pak je dit aan?

    • Stel een jaarlijks auditplan op en varieer in audittechnieken
    • Automatiseer audits met tools zoals CompliTrack
    • Registreer auditbevindingen en zet ze om in verbeteracties

    Praktische tip: Gebruik realistische scenario-audits

    Naast standaard checklist-audits kun je ook realistische scenario’s testen, zoals:

    • Wat gebeurt er als een medewerker per ongeluk gevoelige gegevens lekt?
    • Hoe reageert het team op een phishing-aanval?

    Deze aanpak helpt om zwakke plekken te ontdekken die in een traditionele audit niet naar voren komen.

    2. Houd je risicobeheer actueel

    ISO 27001 vereist dat je risico’s continu evalueert en beheersmaatregelen aanpast. Zoals we in “De risicoanalyse: Een onmisbaar instrument voor elke ondernemer” (10 september 2024) bespraken, is een statische risicoanalyse nutteloos.

    Risicobeheer is een continue cyclus

    Wat kun je doen?

    • Voer minimaal elk half jaar een risicobeoordeling uit
    • Koppel risico’s aan specifieke assets en maatregelen in CompliTrack
    • Monitor nieuwe bedreigingen zoals veranderende wetgeving of cyberdreigingen

    Praktische tip: Organiseer periodieke risico-sessies

    Laat medewerkers binnen verschillende afdelingen de grootste risico’s in hun dagelijkse werk benoemen. Vaak signaleren zij bedreigingen die in theoretische risicoanalyses over het hoofd worden gezien, zoals het gebruik van ongeautoriseerde cloudopslag of zwakke wachtwoordgewoonten.

    3. Incidentenbeheer: Leer van fouten en verbeter continu

    Incidenten zullen altijd voorkomen. De vraag is: hoe zorg je ervoor dat je er sterker uitkomt?

    In “Van incident naar verbetering: Hoe organisaties incidentbeheer optimaliseren met GRC-software” (10 februari 2025) laten we zien hoe bedrijven incidenten effectief kunnen verwerken.

    Effectief incidentbeheer in 3 stappen:

    • Registreer elk incident direct en voer een root cause analysis uit
    • Koppel incidenten aan risico’s en verbetermaatregelen
    • Gebruik een incidentbeheersysteem zoals CompliTrack om trends te analyseren

    Praktische tip: Gebruik de 5x waarom-methode

    Stel bij elk incident vijf keer de vraag “Waarom?” om tot de kern van het probleem te komen.

    Voorbeeld:

    Incident: Een medewerker heeft op een phishing-link geklikt.

    1. Waarom? –> Hij herkende de valse e-mail niet.
    2. Waarom? –> Hij had geen recente security-awareness training gehad.
    3. Waarom? –> Trainingen worden niet structureel gepland.
    4. Waarom? –> Er is geen verantwoordelijke voor trainingsbeheer.
    5. Waarom? –> Er is geen HR-proces om medewerkers periodiek te trainen.

    Oplossing: Plan automatische security-awareness trainingen en stel een verantwoordelijke aan.

    4. Houd documentatie en beheersmaatregelen up-to-date

    ISO 27001 vereist dat je beheersmaatregelen aantoonbaar effectief zijn. Dit betekent dat documentatie actueel en toegankelijk moet blijven.

    Hoe zorg je voor overzichtelijke documentatie?

    • Gebruik een centraal documentbeheersysteem, zoals SharePoint, Google WorkPlace, Dropbox of CompliTrack
    • Maak duidelijke samenvattingen van beleidsdocumenten voor medewerkers
    • Zorg voor versiebeheer zodat wijzigingen altijd traceerbaar zijn

    Praktische tip: Gebruik tagging en zoekfuncties

    Documenten raken snel kwijt in een wirwar van mappen. Door tags toe te voegen (bijv. “Beveiligingsbeleid”, “Interne Audit”, “Risicoanalyse”) vinden medewerkers sneller wat ze nodig hebben.

    5. Automatiseer taakbeheer en compliance-processen

    Een veelvoorkomend probleem is dat compliance-taken worden vergeten of versnipperd raken. Automatisering helpt hierbij.

    Wat kan je automatiseren?

    • Terugkerende taken zoals risico-evaluaties en audits
    • Notificaties en reminders voor openstaande acties
    • Toewijzing van verantwoordelijkheden per afdeling

    Praktische tip: Gebruik een RACI-matrix

    Gebruik een RACI-matrix (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) om rollen en verantwoordelijkheden helder vast te leggen.

    Voorbeeld van een RACI-matrix voor ISO 27001:

    • CISO – Accountable voor het ISMS
    • IT-manager – Responsible voor technische maatregelen
    • HR-afdeling – Informed over security-awareness trainingen
    • Directie – Consulted bij grote beslissingen

    Voordeel: Duidelijkheid voorkomt dat taken blijven liggen

    Conclusie: Maak ISO 27001 compliance behouden eenvoudig

    ISO 27001 compliance behouden vraagt om continue aandacht en een gestructureerde aanpak. Door interne audits, risicobeheer, incidentbeheer en taakbeheer te combineren in een GRC-oplossing zoals CompliTrack, zorg je voor een efficiënt en aantoonbaar compliant ISMS.

    Wil jij ontdekken hoe CompliTrack jouw organisatie helpt om compliance eenvoudig te behouden? Neem contact met ons op en laat ons je begeleiden naar blijvende ISO 27001-compliance.

  • Van incident naar verbetering: Hoe organisaties incidentbeheer optimaliseren met GRC-software

    Van incident naar verbetering: Hoe organisaties incidentbeheer optimaliseren met GRC-software

    Incidenten zijn onvermijdelijk in elke organisatie. Of het nu gaat om een IT-storing, een kwaliteitsprobleem of een veiligheidsincident, bedrijven in alle sectoren krijgen ermee te maken. Toch worden incidenten vaak als op zichzelf staande problemen gezien, zonder structurele opvolging. Dit leidt tot terugkerende fouten, inefficiënte processen en verhoogde risico’s.

    Met een gestructureerde aanpak en de juiste tools kunnen organisaties incidenten niet alleen oplossen, maar er ook van leren. In deze blog ontdek je hoe effectief incidentbeheer bijdraagt aan continue verbetering en hoe GRC-software, zoals CompliTrack, bedrijven helpt incidenten systematisch te registreren, analyseren en vertalen naar concrete verbetermaatregelen.

    Waarom goed incidentbeheer essentieel is voor organisaties

    Veel bedrijven lossen incidenten op zonder verder te kijken naar de achterliggende oorzaken. Zodra een probleem is verholpen, verschuift de aandacht weer naar de dagelijkse werkzaamheden. Dit kan leiden tot:

    • Terugkerende incidenten, omdat structurele verbeteringen uitblijven.
    • Verlies van waardevolle kennis, doordat lessen niet worden vastgelegd.
    • Onnodige kosten, doordat tijd en middelen worden verspild aan het steeds opnieuw oplossen van dezelfde problemen.
    • Uitdagingen bij audits, zoals ISO 9001 of ISO 27001, door een gebrek aan aantoonbare opvolging.

    Door incidentbeheer te integreren in een bredere Governance, Risk & Compliance (GRC)-strategie, kunnen bedrijven incidenten niet alleen snel oplossen, maar ook structureel verbeteren.

    Hoe CompliTrack helpt bij effectief incidentbeheer

    Met CompliTrack kunnen organisaties incidenten niet alleen registreren en oplossen, maar ze ook analyseren en opvolgen met maatregelen die herhaling voorkomen. De volgende functionaliteiten ondersteunen dit proces:

    1. Incidentbeheer: Van registratie tot oplossing

    De incidentbeheermodule van CompliTrack biedt een gestructureerde aanpak voor het vastleggen en beheren van incidenten.

    • Gestandaardiseerde registratie: Leg incidenten vast met details zoals oorzaak, impact en betrokken middelen.
    • Workflows en taakbeheer: Automatiseer het toewijzen van acties en monitor de opvolging.
    • Historische analyses: Krijg inzicht in trends en identificeer terugkerende problemen.

    Door incidenten centraal te registreren en te koppelen aan gerelateerde risico’s en assets, ontstaat een compleet beeld van de impact op de organisatie.

    2. Assetbeheer: Incidenten koppelen aan bedrijfsmiddelen

    Veel incidenten hebben te maken met specifieke bedrijfsmiddelen, zoals machines, IT-systemen of voertuigen. Met assetbeheer in CompliTrack kunnen organisaties incidenten koppelen aan deze middelen, waardoor ze beter inzicht krijgen in kwetsbare of problematische assets.

    Voorbeeld: Wanneer een IT-systeem regelmatig storingen vertoont, biedt assetbeheer inzicht in de incidenthistorie en kan een organisatie beter beoordelen of onderhoud of vervanging nodig is.

    3. Risicobeheer: Van reactief naar proactief

    Incidenten zijn vaak een symptoom van onderliggende bedrijfsrisico’s. Door incidentbeheer te koppelen aan risicomanagement, krijgen organisaties grip op terugkerende problemen en kunnen ze preventieve maatregelen nemen.

    Incidenten zijn vaak een symptoom van onderliggende bedrijfsrisico's.
    • Risico’s in kaart brengen en beoordelen (bijv. cybersecurityrisico’s of operationele risico’s).
    • Incidenten en risico’s koppelen, zodat patronen sneller worden herkend.
    • Preventieve maatregelen implementeren om toekomstige incidenten te voorkomen.

    Dit sluit aan bij eerdere blogs zoals “De risicoanalyse: Een onmisbaar instrument voor elke ondernemer” en “ISO 27001 Veelgemaakte fouten: 5 valkuilen en hoe je ze voorkomt”.

    4. Maatregelenbeheer: Voorkomen is beter dan genezen

    Om te leren van incidenten is het belangrijk om structurele verbeteringen door te voeren. Met de maatregelensets in CompliTrack kunnen organisaties beheersmaatregelen koppelen aan incidenten en risico’s.

    Beschikbare templates voor onder andere:

    • ISO 9001 (kwaliteit)
    • ISO 27001 (informatiebeveiliging)
    • ISO 27701 (privacybeheer)
    • ISO 14001 (milieu)

    Hierdoor kunnen bedrijven snel en eenvoudig de juiste maatregelen implementeren en aantonen dat ze incidenten serieus opvolgen.

    5. Auditbeheer: Van incident naar compliance

    Goed incidentbeheer draagt niet alleen bij aan operationele verbeteringen, maar ook aan certificeringen zoals ISO 9001, ISO 27001 en ISO 22301.

    Met de auditbeheermodule in CompliTrack kunnen bedrijven:

    • Interne audits uitvoeren en bevindingen systematisch opvolgen.
    • Aantonen welke maatregelen zijn genomen naar aanleiding van incidenten.
    • Incidenten koppelen aan corrigerende acties binnen audits.

    Meer weten over audits? Lees dan “Interne audit ISO 9001: De sleutel tot een effectief kwaliteitsmanagementsysteem”.

    Van incidenten naar continue verbetering met GRC-software

    Door incidenten niet als op zichzelf staande problemen te zien, maar als kansen om te verbeteren, kunnen bedrijven:

    • Efficiënter werken en kosten besparen.
    • Herhaling van fouten voorkomen.
    • Voldoen aan compliance-eisen zonder extra administratieve last.
    • Continu verbeteren en groeien op een gestructureerde manier.

    Met CompliTrack beschikken organisaties over de tools om incidenten, risico’s en verbetermaatregelen naadloos op elkaar af te stemmen.

    Benieuwd hoe CompliTrack jouw organisatie kan helpen met incidentbeheer en continue verbetering? Neem contact met ons op en ontdek de mogelijkheden!