De audit komt eraan.
Je weet het al weken, maar toch voelt het alsof alles ineens tegelijk moet gebeuren. Documenten opzoeken. Incidenten nog snel registreren. Acties afvinken die maanden geleden zijn blijven liggen. Niet omdat je je werk niet goed doet – maar omdat het nergens goed is vastgelegd.
Veel organisaties herkennen die stress. Maar wat als auditvoorbereiding géén jaarlijkse spoedklus hoeft te zijn? Wat als het gewoon onderdeel is van je normale werkritme?
In deze blog laat ik je zien hoe je dat ritme opbouwt – en hoe je aantoonbaar compliant blijft, zonder tijdsdruk of paniek.
Waarom audits vaak voelen als een sprint
Audits worden zelden spannend omdat je iets verkeerd doet. Ze worden spannend omdat je wél iets doet, maar het niet kunt laten zien.
Wat ik vaak zie?
- Je informatie is verspreid over Excel, e-mails en gedeelde netwerkschijven.
- Verbeteracties zijn besproken, maar niet formeel vastgelegd.
- Incidenten zijn afgehandeld, maar nergens geregistreerd.
- Taken zijn ooit toegewezen, maar niemand weet meer aan wie – of waarom.
Dan komt de auditor langs, en ineens is alles urgent.
Wat als auditvoorbereiding geen project meer is?
De meeste normen – ISO 9001, ISO 27001, NEN 7510 – eisen aantoonbaarheid. Niet perfectie. En al helemaal geen jaarlijkse sprint. Ze laten je juist ruimte om je eigen ritme te kiezen.
Veel organisaties werken daarom met drie vaste auditmomenten, verspreid over een jaar. Geen grote trajecten, maar logische ankerpunten die helpen om overzicht te houden.
1. Kwartaalrondes
Vier keer per jaar even checken: klopt wat er staat nog met hoe je werkt?
Denk aan:
- Zijn risicoanalyses nog actueel?
- Zijn openstaande acties nog opgevolgd?
- Is het beleid nog relevant?
Je hoeft hier geen dik rapport van te maken. Een korte interne update of rondgang is vaak al genoeg om afwijken vroeg te signaleren.
2. Managementreview
Halverwege het jaar neem je afstand. Je kijkt met het managementteam niet alleen terug, maar vooral vooruit.
Wat komt daar zoal aan bod?
- Welke verbeteracties zijn wel of juist niet opgepakt?
- Wat blijkt uit incidenten, afwijkingen of interne audits?
- Lopen je doelen nog synchroon met je beleid?
- Zijn er risico’s, trends of wetgevingswijzigingen die je moet meenemen?
Je staat ook stil bij de kernvraag: werkt het systeem nog voor ons? Of moet het mee evolueren met de praktijk?
Zo’n review is dus méér dan een verplicht agendapunt. Het is een strategisch rustmoment.
3. Interne audits
Een interne audit is geen toets om te slagen. Het is een spiegel.
Je kijkt: doen we wat we zeggen dat we doen? Sluiten procedures nog aan bij hoe we echt werken?
Sommige bedrijven plannen één grote audit per jaar, anderen verdelen het over teams of processen. Wat je ook kiest: de sleutel is continuïteit, niet perfectie.
💡Veel bedrijven plannen hun auditcyclus bewust vroeg in het jaar. Zo voorkom je dat alles zich ophoopt vlak voor een externe toetsing.
Hoe CompliTrack je auditritme ondersteunt
Natuurlijk kun je dit auditritme vastleggen in Excel. En voor sommigen werkt dat – tot het druk wordt. Dan verdwijnen lijstjes, raken notulen kwijt, en weet niemand meer waar de laatste versie van het beleid ligt.
Daarom helpt een tool als CompliTrack om het proces niet alleen in te richten, maar ook vol te houden.
Wat CompliTrack voor je doet:
- Plant je auditmomenten door het jaar heen, met auditdoelstellingen per auditmoment.
- Legt bewijslast vast op de juiste plek, gekoppeld aan risico’s of normen.
- Maakt opvolging inzichtelijk, met taken, deadlines en verantwoordelijkheden.
- Geeft realtime overzicht van wat er nog openstaat – en wat aantoonbaar is geregeld.
Zo bouw je ongemerkt een logboek op dat zichzelf vult. Bij een externe audit hoef je niet te verzamelen. Je laat gewoon zien wat er al ís.
📎Meer hierover? Lees ook: De risicoanalyse – een onmisbaar instrument voor elke ondernemer
Van stress naar overzicht: een praktijkvoorbeeld
Een klant in de installatiesector werkte jarenlang nog met losse Word- en Excelbestanden. Elk jaar dezelfde auditstress. Documenten zoeken, taken nalopen, incidenten terugzoeken.
Sinds de overstap naar CompliTrack hebben ze het anders ingericht:
- Elk kwartaal krijgen de juiste mensen een taakherinnering.
- Bewijslast wordt direct toegevoegd bij de maatregelen.
- Tijdens de audit? Alles stond al klaar.
De laatste externe audit ging soepel. Geen stress, geen gaten. Alles aantoonbaar.
Conclusie: audit als routine, niet als reddingsactie
Wil je auditstress structureel voorkomen, dan is de oplossing niet om nóg harder te werken. Het is slimmer organiseren.
Met een simpel auditritme en een ondersteunende tool bouw je aantoonbaarheid op terwijl je werkt. Geen paniek, geen losse eindjes. Gewoon grip, overzicht en rust.
📘Meer weten? Lees ook: De initiële ISO-audit – stapsgewijze gids naar certificering.
