Je wilt serieus werk maken van privacy en informatiebeveiliging, maar waar begin je? ISO 27001, ISO 27701, PIMS, ISMS… de afkortingen vliegen je om de oren. En dan komt de echte uitdaging: hoe vertaal je dat allemaal naar iets dat gewoon werkt in de dagelijkse praktijk?
Deze blog helpt je kiezen tussen een PIMS en een ISMS en geeft praktische voorbeelden van organisaties die je situatie waarschijnlijk goed zullen herkennen. Geen theoretische modellen, maar concrete situaties en oplossingen waar je direct mee aan de slag kunt.
Even terug: wat is het verschil tussen een ISMS en een PIMS?
Een ISMS (Information Security Management System) is een raamwerk waarmee je álle informatie in je organisatie beschermt. Denk aan klantgegevens, financiële gegevens, offertes of interne documenten.
Een PIMS (Privacy Information Management System) is een uitbreiding op ISO 27001 en richt zich specifiek op de bescherming van persoonsgegevens, bijvoorbeeld in het kader van de AVG/GDPR.
In de blog Het verschil tussen PIMS en ISMS: Wat past bij jouw bedrijf? (22 december 2024) legden we het al in hoofdlijnen uit. In deze blog gaan we een stap verder en kijken we vooral naar de praktische toepasbaarheid.
Praktijkvoorbeeld 1: Webshop met groeiambities
Een webshop verwerkt dagelijks persoonsgegevens: namen, adressen, betaalgegevens. Er is behoefte aan structuur en controle over hoe met die gegevens wordt omgegaan. ISO 27001 lijkt logisch, maar al snel blijkt dat ook ISO 27701 nodig is om aan de privacyregels te voldoen.
Uitdaging: Er is beleid geschreven, maar het blijft hangen in abstracte taal. Medewerkers weten niet goed wat ze concreet moeten doen. De procedures verdwijnen in een mapje dat niemand meer opent.
Oplossing: Koppel beleid aan de praktijk. Zet in je software concrete taken klaar zoals: “Controleer maandelijkse verwijdering van oude accounts” of “Beoordeel toegang tot klantdata”. Zo geef je uitvoering aan je beleid – en maak je het tastbaar.
Praktijkvoorbeeld 2: Zorgaanbieder met focus op privacy
Een organisatie die werkt met medische of persoonlijke gegevens wil vooral aan de AVG voldoen. De verwerking van persoonsgegevens staat centraal, er is minder aandacht nodig voor andere vormen van informatiebeveiliging.
Keuze: Hier past een PIMS goed. De organisatie werkt met verwerkingsregisters, datalekprocedures, en voert regelmatig DPIA’s uit. De focus ligt op privacy, en dat is precies waar een PIMS voor bedoeld is.
Let op: Zorg dat je niet alleen de AVG ‘afvinkt’. Zorg dat processen zoals rechten van betrokkenen en dataminimalisatie ook echt zijn ingeregeld en opgevolgd worden.
Praktijkvoorbeeld 3: Adviesbureau met vertrouwelijke klantinformatie
Een adviesbureau verwerkt nauwelijks persoonsgegevens, maar wel gevoelige informatie van klanten: offertes, strategische plannen, technische ontwerpen. Een datalek zou grote schade opleveren.
Keuze: Een ISMS is hier voldoende. Het gaat niet om privacy, maar om vertrouwelijkheid en integriteit van informatie. Denk aan risicoanalyses, toegangsbeheer, en back-upbeleid.
Oplossing: Begin met het classificeren van informatie: wat is openbaar, wat is intern, wat is vertrouwelijk? Zorg voor toegangsbeperkingen en bewustwording bij medewerkers. Met GRC-software kun je rollen, taken en controles overzichtelijk organiseren.
Van beleid naar praktijk: veelvoorkomende uitdagingen (en hoe je ze oplost)
1. Beleid blijft abstract
Je hebt een mooi beleidsdocument. Maar niemand weet precies wat ermee moet gebeuren.
Zo maak je het praktisch:
- Zet je beleidsdoelen om in concrete werkprocessen.
- Schrijf procedures in begrijpelijke taal.
- Gebruik voorbeelden uit je eigen werkomgeving (bijv. “Bij verlof van medewerkers: verwijder e-mailtoegang binnen 24 uur”).
2. Beperkte betrokkenheid
Beleid komt van bovenaf, maar wordt onderin de organisatie niet gedragen.
Wat werkt:
- Betrek medewerkers actief bij de inrichting van processen.
- Laat teams meedenken bij risicoanalyses of procesverbeteringen.
- Gebruik korte instructievideo’s of visuele hulpmiddelen om uitleg te geven.
3. Geen opvolging of controle
Er worden afspraken gemaakt, maar niemand checkt of het gebeurt.
Zorg voor structuur:
- Automatiseer herinneringen en terugkerende controles in je software.
- Plan periodieke reviews of interne audits.
- Laat acties opvolgen door verschillende medewerkers, zodat het niet afhangt van één persoon.
4. Tooling sluit niet aan bij je werkproces
Sommige organisaties kopen een te complexe tool of blijven hangen in Excel.
Slimme aanpak:
- Kies een tool die meegroeit met je behoeften.
- Begin klein met alleen risico’s en acties, breid later uit naar audits of verbetermaatregelen.
- Zorg dat iedereen zonder uitgebreide training ermee kan werken.
Meer hierover? Lees ook de blog ISMS implementatie in de praktijk voor tips over de vertaling van beleid naar uitvoerbare ISO 27001-processen.
Welke aanpak past bij jou?
Stel jezelf deze vragen:
- Gaat het om bescherming van alle informatie, of specifiek om persoonsgegevens?
- Wil je één raamwerk voor informatiebeveiliging, of specifiek werken aan privacycompliance?
- Heb je al structuur, of begin je vanaf nul?
- Werk je vooral met interne documenten, klantdata of privacygevoelige gegevens?
Je hoeft niet direct alles tegelijk te doen. Belangrijk is dat je begint op een manier die werkt voor jouw organisatie.
Tot slot: maak het niet moeilijker dan nodig
Beleid is niets waard zonder uitvoering. Met de juiste aanpak én tooling zorg je dat processen worden nageleefd, zonder dat het onnodig complex wordt. GRC-software zoals CompliTrack is ontworpen om eenvoudig structuur aan te brengen – zonder dure implementaties of ingewikkelde inrichting.
Benieuwd wat het beste past in jouw situatie? Plan een vrijblijvend gesprek via de contactpagina