Als ondernemer weet je hoe belangrijk het is om je bedrijf te onderscheiden in een concurrerende markt. Een ISO certificering, zoals ISO 9001 voor kwaliteitsmanagement of ISO 27001 voor informatiebeveiliging, biedt een krachtige manier om je betrouwbaarheid te tonen en nieuwe zakelijke kansen te creëren. Voordat je deze certificering behaalt, doorloop je echter een gestructureerd auditproces, dat bestaat uit een interne audit, een directiebeoordeling en een externe audit. In deze blogpost nemen we je mee door het proces voor een succesvolle initiële ISO-audit en leggen we uit hoe je je bedrijf klaarmaakt voor certificering.
1. Interne audit: De eerste evaluatie
De interne audit is een essentiële eerste stap in het ISO-certificeringsproces. Dit is een zelfevaluatie om te bepalen of je processen voldoen aan het eigen beleid én aan de gekozen ISO-norm. Een goede interne audit helpt je om non-conformiteiten op te sporen voordat de externe audit plaats vindt.
Doelen van de interne audit:
- Controleren of de processen voldoen aan de vereisten van de ISO-norm.
- Toetsen of de processen en procedures voldoen aan het eigen beleid.
- Identificeren van verbeterpunten om non-conformiteiten tijdens de externe audit te voorkomen.
Het is belangrijk dat de interne audit onafhankelijk wordt uitgevoerd, bij voorkeur door medewerkers die geen directe betrokkenheid hebben bij de processen die worden beoordeeld. Een auditrapport met bevindingen dient als basis voor te nemen verbetermaatregelen.
2. Directiebeoordeling: Betrokkenheid van het management
Na de interne audit volgt de directiebeoordeling. Dit is een formele evaluatie door het management van je organisatie, waarin de resultaten van de interne audit worden besproken. Deze stap is verplicht binnen de meeste ISO-normen en verzekert dat het management betrokken is bij de naleving van de norm.
Wat houdt de directiebeoordeling in?
- Evaluatie van de interne auditresultaten en identificatie van corrigerende maatregelen.
- Bespreking van de effectiviteit van het managementsysteem en mogelijke verbeterpunten.
- Zorgdragen voor voldoende middelen en ondersteuning voor voortdurende verbetering.
Een effectieve directiebeoordeling toont aan dat het management zich inzet voor het behalen van de ISO-certificering en het verbeteren van de bedrijfsvoering.
3. Externe audit: De laatste stap naar ISO-certificering
De externe audit is de laatste stap naar het behalen van je ISO-certificering. Deze wordt uitgevoerd door een onafhankelijke, geaccrediteerde externe auditor en bestaat uit twee fasen:
- Fase 1: Documentatiebeoordeling
De auditor beoordeelt je documentatie, zoals beleidsdocumenten en procedures, om te controleren of deze voldoen aan de ISO-norm - Fase 2: Certificeringsaudit
In deze fase wordt de implementatie van je processen in de praktijk beoordeeld. De auditor voert gesprekken met medewerkers, observeert werkmethodes en controleert of de processen overeenkomen met de vastgelegde procedures.
Na de externe audit ontvang je een auditrapport met eventuele non-conformiteiten. Zodra deze zijn opgelost, krijg je het ISO-certificaat, dat een belangrijke erkenning is voor de kwaliteit en betrouwbaarheid van je bedrijfsprocessen.
Waarom ISO-certificering belangrijk is
Het behalen van een ISO-certificering biedt je bedrijf verschillende voordelen. Het verbetert niet alleen de efficiëntie en klanttevredenheid, maar versterkt ook je marktpositie. Veel bedrijven en klanten stellen ISO-certificering als eis of waarderen het bij het aangaan van samenwerkingen, omdat het aantoont dat je bedrijf voldoet aan internationaal erkende normen voor kwaliteit of informatiebeveiliging.
Gebruik Complitrack voor een gestroomlijnd auditproces
Het auditproces kan tijdrovend en complex zijn, maar met de juiste tools kun je dit proces vereenvoudigen. Complitrack is een GRC-tool die bedrijven helpt om het auditproces efficiënt te beheren. Met functies zoals het plannen van interne audits, het bijhouden van non-conformiteiten en het beheren van corrigerende maatregelen maakt Complitrack het eenvoudiger om je organisatie klaar te stomen voor ISO certificering.
Conclusie
Het behalen van een ISO-certificaat kan je organisatie aanzienlijke voordelen opleveren, maar vereist een gestructureerd auditproces. Door te beginnen met een interne audit, gevolgd door een directiebeoordeling en afgesloten met een externe audit, kun je zorgen voor een succesvolle certificering. Tools zoals Complitrack helpen je om het auditproces efficiënt te beheren, zodat je je kunt richten op continue verbetering en naleving van de ISO-vereisten.
Wil je beginnen aan het certificering? Plan vandaag nog een afspraak en ontdek hoe Complitrack jouw organisatie op de juiste weg kan helpen.