Compliance zonder compliance-afdeling: 7 systemen die je vandaag kunt structureren

“Toen onze enige compliance-expert uitviel, viel het hele systeem om”

Als je maandag onze blog hebt gelezen, dan weet je dat dit geen hypothetisch scenario is. Het gebeurt vaker dan je denkt, zeker bij organisaties waar compliance iets is dat ‘erbij’ wordt gedaan. Vaak door een loyale HR-manager, een IT-er die ‘de AVG’ erbij doet, of een directeur die alles zelf probeert bij te houden.

Maar wat als die persoon een andere baan krijgt? Of simpelweg een paar weken uitvalt? Dan merk je pas hoe afhankelijk je bent van kennis die nergens goed is vastgelegd.

Het goede nieuws: je hebt geen aparte compliance-afdeling nodig om grip te krijgen. Met een beetje structuur, én een goed systeem, kun je vandaag al beginnen met het opbouwen van een stevig fundament. In deze blog laat ik je zien welke 7 onderdelen je nu al kunt organiseren. Zonder consultancytraject, zonder team van vijf, zonder eindeloze Excel-bestanden.

1. Risicobeheer: Begin met een eenvoudige risicomatrix

Iedereen weet: je moet “iets met risico’s”. Maar in de praktijk blijven risicoanalyses vaak steken in een Excel-sheet waar niemand meer naar kijkt.

Wat wél werkt:

• Begin klein. Breng de 5 à 10 grootste risico’s in kaart: datalekken, IT-storingen, leveranciersafhankelijkheid, enzovoorts.
• Gebruik een eenvoudige matrix: kans x impact = prioriteit.
• Wijs per risico een eigenaar aan. Wie bewaakt het? Wie grijpt in?

In CompliTrack kun je dit inrichten én koppelen aan acties, betrokken systemen of leveranciers. Geen losse lijsten meer, maar een gestructureerd overzicht dat je actueel houdt.

Verder lezen: De risicoanalyse: een onmisbaar instrument voor elke ondernemer

2. Documentbeheer: Zet je kernbeleid op één centrale plek

Beleid is vaak versnipperd. Het informatiebeveiligingsbeleid staat in een Word-bestand op SharePoint, de klachtenprocedure zit in een mailbox, en het onboardingsformulier wordt steeds opnieuw opgevraagd.

Wat je wilt:

• Eén centrale plek met actueel beleid: informatiebeveiliging, privacy, kwaliteit, leveranciers.
• Procedures, werkinstructies, sjablonen, taken – alles vindbaar, up-to-date en bruikbaar.
• Versiebeheer zodat je bij audits kunt laten zien dat je met de juiste versie werkt.

Zonder dat iemand hoeft te vragen: “Is dit het laatste bestand?”

3. Incidentregistratie: Niet alleen oplossen, maar ook leren

Incidenten gebeuren. Ook bij jouw organisatie. Een verkeerde factuur, een e-mail met gevoelige informatie naar de verkeerde persoon, een storing die niet gemeld werd.

Wat belangrijk is:

• Maken we meldingen laagdrempelig?
• Documenteren we oorzaak, impact én opvolging?
• Leren we structureel van herhaalde incidenten?

Voor sommige incidenten – bijvoorbeeld met persoonsgegevens – geldt bovendien een meldplicht (AVG). Dan moet je aantoonbaar laten zien wat er gebeurd is en welke actie je hebt ondernomen.

CompliTrack helpt je bij het loggen van incidenten, het koppelen aan risico’s, maatregelen of systemen, en het genereren van meldingen richting meldingen of toezichthouder – als dat nodig is.

Verder lezen: Incidenten registreren én verbeteren: hoe je leert van je fouten

4. Taakbeheer: Van Excel-lijst naar opvolging die werkt

Compliance valt of staat met opvolging. Wie checkt of de jaarlijkse AVG-check is gedaan? Of de leveranciersbeoordeling uit Q2? Of de interne audit van die ene procesgroep?

Als je werkt met een lijstje in Excel, is de kans groot dat dit soort taken blijven liggen. Want Excel stuurt geen herinnering. En Excel zegt niet: “Deze taak staat al 30 dagen open, wat moet ermee gebeuren?”.

Wat wél werkt:

• Taken koppelen aan mensen, deadlines en terugkeerfrequentie.
• Automatische meldingen als iets blijft liggen.
• Inzicht voor je team of directie: wat loopt? Wat stokt?

Leveranciersbeoordeling: Niet alles binnen gebeurt onder je dak

Steeds meer risico’s komen van buiten: IT-dienstverleners, softwareleveranciers, cloudaanbieders, extern personeel.

Je hoeft het niet ingewikkeld te maken.

Wat helpt:

• Koppel leveranciers aan de systemen of de data waar ze bij betrokken zijn.
• Check of ze voldoen aan jouw eisen: denk aan certificaten, contractuele afspraken of auditresultaten.
• Houd vast wat besproken is en plan wat je opnieuw beoordeelt

Met CompliTrack krijg je direct inzicht: welke leverancier heeft toegang tot wat, wanneer is die voor het laatst beoordeeld en wie is verantwoordelijk?

Verder lezen: Leveranciers beoordelen zonder spreadsheets: zo doe je dat

6. Auditvoorbereiding: Van stressmoment naar aantoonbare controle

In plaats van het elk jaar opnieuw uit te zoeken, kun je werken met:

• Een planning waarin je alle auditonderdelen spreidt over het jaar.
• Inzicht in welke onderdelen je al hebt geaudit (en wanneer).
• Bevindingen die direct worden gekoppeld aan verbeteracties.

Geen losse notitites meer of documenten waarvan niemand weet waar ze staan – maar een gestructureerd auditoverzicht dat wél werkt.

Verder lezen: Verschil interne en externe audit: wat je moet weten

7. Compliance-dashboard: Eén overzicht, geen giswerk

Uiteindelijk wil je weten:

• Wat zijn de belangrijkste risico’s?
• Welke incidenten zijn er geweest?
• Welke taken zijn open?
• Welke leveranciers zijn nog niet beoordeeld?
• Wanneer is de volgende interne audit?

Een compliance-dashboard geeft je overzicht, zonder dat je zelf hoeft te puzzelen in vijf verschillende tools. En zonder dat je afhankelijk bent van de kennis van één collega.

Conclusie: Structuur zonder complexiteit

Je hoeft geen compliance-afdeling te hebben om overzicht te krijgen. Wat je wél nodig hebt, is een slimme structuur waarin risico’s, beleid, incidenten, leveranciers, taken en audits met elkaar verbonden zijn.

Dat kan in Excel, maar dan ben je afhankelijk van degene die het bestand heeft gebouwd.

Of je gebruikt een systeem dat voor je werkt, meedenkt, opvolging automatiseert én klaar is voor groei.

Wil je zien hoe dat eruit zie? Vraag een vrijblijvende demo aan. Dan laat ik je graag zien hoe je, zonder extra afdeling, grip krijgt op compliance die wél werkt.