Zorginstellingen hebben te maken met een steeds complexer wordend landschap van wet- en regelgeving, zoals NEN 7510, ISO 27001 en de AVG. Het waarborgen van compliance is essentieel om patiëntgegevens te beschermen en juridische risico’s te minimaliseren. Toch worstelen veel organisaties met het effectief beheren van audits, incidenten en risico’s. GRC-software zoals CompliTrack helpt bij het structureren van deze processen en maakt compliance eenvoudiger en efficiënter.
In deze deepdive bespreken we hoe GRC-software zorginstellingen ondersteunt bij audits en regelgeving. We laten zien hoe verschillende functionaliteiten van CompliTrack – zoals auditbeheer, risicobeheer en incidentbeheer – bijdragen aan een gestructureerde en efficiënte compliance-aanpak. Daarnaast schetsen we een scenario van hoe een zorginstelling deze software zou kunnen inzetten om compliance-uitdagingen te overwinnen.
Uitdagingen in compliance voor zorginstellingen
Zorginstellingen staan voor meerdere compliance-uitdagingen:
- Strenge regelgeving: NEN 7510, ISO 27001 en AVG stellen hoge eisen aan informatiebeveiliging en privacy.
- Complexiteit van audits: Regelmatige interne en externe audits vereisen gestructureerde documentatie en opvolging.
- Incidentbeheer: Het correct registreren, analyseren en opvolgen van incidenten is cruciaal om risico’s te minimaliseren.
- Risicobeheer: Zonder een goed risicobeheerproces blijven kwetsbaarheden onopgemerkt.
- Versnipperde processen: Veel zorginstellingen vertrouwen nog op spreadsheets en handmatige systemen, wat foutgevoelig en inefficiënt is.
GRC-software biedt een geïntegreerde oplossing om deze uitdagingen het hoofd te bieden.
Scenario: Hoe een zorginstelling GRC-software zou kunnen inzetten
Stel je voor: een middelgrote zorginstelling met meerdere locaties wil haar compliance-processen verbeteren. Momenteel worden audits handmatig bijgehouden, incidenten worden per e-mail gemeld en risico’s worden pas aangepakt als ze zich voordoen. Dit leidt tot vertragingen, ontbrekende informatie en het risico op niet-naleving van regelgeving zoals NEN 7510 en de AVG.
Met een GRC-platform zoals CompliTrack zou deze organisatie:
- Auditbeheer digitaliseren, zodat interne audits efficiënter worden uitgevoerd en opgevolgd.
- Incidentbeheer stroomlijnen, zodat incidenten direct worden geregistreerd en gekoppeld aan risico’s en assets.
- Risico’s proactief beheren, met periodieke beoordelingen en automatische koppelingen met beheersmaatregelen.
Potentiële resultaten na implementatie:
- Tijdsbesparing op audits, doordat alle bewijslast op één centrale plek wordt beheerd.
- Snellere incidentafhandeling, omdat meldingen en acties direct worden toegewezen en opgevolgd.
- Betere naleving van regelgeving, doordat risico’s en beheersmaatregelen structureel worden gemonitord.
Hoewel dit een hypothetisch scenario is, laat het zien hoe een zorginstelling met de juiste tools grip kan krijgen op compliance.
Hoe GRC-software compliance vereenvoudigt
Een goed GRC-platform zoals CompliTrack helpt zorginstellingen bij het centraliseren en automatiseren van compliance-processen. We nemen enkele kernfunctionaliteiten onder de loep:
1. Auditbeheer: grip op interne en externe audits
Met de Auditbeheer-functionaliteit van CompliTrack kunnen zorginstellingen:
- Interne audits plannen en uitvoeren met behulp van templates voor ISO 27001 en NEN 7510.
- Auditbevindingen vastleggen en opvolgen via taakbeheer, inclusief terugkerende taken.
- Bewijslast en documentatie centraal opslaan, waardoor auditors direct toegang hebben tot de benodigde informatie.
Lees meer over effectieve audits in onze blog “Verschil interne en externe audit: wat je moet weten“
2. Risicobeheer: risico’s identificeren en beheersen
Met de Risicobeheer-module in CompliTrack kunnen organisaties:
- Risico’s identificeren en categoriseren op basis van standaarden zoals ISO 27001.
- Maatregelen koppelen aan specifieke risico’s en assets, waardoor beheersmaatregelen eenvoudig gemonitord kunnen worden.
- Periodieke risicobeoordelingen uitvoeren, met ingebouwde workflows voor opvolging.
Meer weten over effectief risicobeheer? Lees: “Van spreadsheets naar gestructureerd risicobeheer: Waarom organisaties overstappen op GRC-software“
3. Incidentbeheer: van incident naar verbetering
Met de Incidentbeheer-module van CompliTrack kunnen zorginstellingen:
- Incidenten snel registreren en classificeren met vooraf gedefinieerde sjablonen.
- Incidenten koppelen aan assets en risico’s, zodat de impact direct zichtbaar is.
- Acties toewijzen en opvolgen, zodat incidenten structureel worden aangepakt.
Meer weten over effectief incidentbeheer? Lees: “Van incident naar verbetering: Hoe organisaties incidentbeheer optimaliseren met GRC-software“
4. Maatregelensets: standaard compliance-frameworks direct beschikbaar
CompliTrack bevat voorgeconfigureerde maatregelensets, inclusief ISO 27001, ISO 9001, ISO 27701 en NEN 7510. Dit helpt zorginstellingen om sneller aan compliance-eisen te voldoen.
Met deze functie kunnen zorginstellingen:
- Snel beheersmaatregelen implementeren met kant-en-klare templates.
- Direct aantonen dat ze voldoen aan wetgeving, zonder handmatige documentatie.
- Automatische koppelingen leggen tussen maatregelen, audits en risico’s.
Conclusie: GRC-software als sleutel tot compliance in de zorg
Voor zorginstellingen is compliance geen keuze, maar een noodzaak. Het voldoen aan NEN 7510, ISO 27001 en de AVG vraagt om een gestructureerde aanpak.
GRC-software zoals CompliTrack helpt zorginstellingen om compliance te vereenvoudigen door:
- Audits te stroomlijnen en opvolging te automatiseren.
- Risico’s en incidenten effectief te beheren.
- Maatregelen en assets centraal te koppelen aan regelgeving.
Met CompliTrack wordt compliance geen last, maar een strategisch voordeel.
Meer weten over hoe CompliTrack jouw zorginstelling kan helpen? Neem contact met ons op!