Categorie: Uncategorized

De vraag kwam rond kwart over 9. Tien minuten in de MT-vergadering legde de CFO zijn pen neer.

“Kun je ons de compliance-KPI’s laten zien? Niet het verslag van vorig jaar, maar hoe staan we er dit kwartaal voor?”

Niemand klikte iets open. Iemand mompelde “interne audit”. Iemand anders “Excel”. We hadden dossiers, procedures en netjes geordende mappen, maar niets dat vandaag aantoonde dat het werkt.

De vraag die pijn doet

Het is de stilte die blijft hangen wanneer je beseft dat je vooral voor de audit hebt gewerkt, en niet voor het bedrijf. Bestuur wil geen map, bestuur wil metrieken die de werkelijkheid vangen: ritme, eigenaarschap en voortgang.

Wat er écht ontbrak: aantoonbaarheid

Compliance voelt veilig zolang de map gevuld is. Maar aantoonbaarheid betekent dat je op elk moment kunt laten zien wat er gebeurt: wat is de status, wat is er veranderd, en wie is de eigenaar? Zonder dat spoor blijft compliance een verhaal dat je jezelf vertelt.

Drie metrieken die het verschil maken

1) KRI: tijdigheid van risicoreviews

Het percentage top-risico’s dat in de afgelopen 90 dagen echt is herzien. Dit zegt iets over de actualiteit en alertheid.

2) KPI: opvolging van auditbevindingen

De doorlooptijd van openstaande bevindingen ten opzichte van je streeftermijn. Hier zie je of leren ook echt leiden is.

KPI: maatregel-effectiviteit

Maatregelen met een eigenaar, bewijs van uitvoering en een eerstvolgende checkdatum. Geen vinkje, maar een ritme.

Van checklist naar ritme

Governance begint niet bij formulieren, maar bij cadans: maandelijks je top-risico’s nalopen, elk kwartaal auditacties afronden en bewijzen vastleggen, elke week zicht op je rode punten. Niet groots, wél consequent.

Waarom dit in het MKB vaak speelt

We werken hard; brandjes zat. Compliance krijgt “even late”. Tot de vraag komt. Van een klant, een auditor of de directie. En het nu moet. Wat ontbreekt is niet goede wil, maar een systeem dat het ritme bewaakt en eigenaarschap zichtbaar maakt.

Hoe wij het vandaag geregeld hebben

Wij bouwen CompliTrack met precies dát uitgangspunt: lichtgewicht governance. Zo min mogelijk schermen, precies genoeg structuur. Elk top-risico heeft 1-3 gekoppelde maatregelen, een eigenaar en een checkdatum. Bevindingen worden taken. Bewijs hoort bij de taak, niet in een losse mail. Het gevolg is geen mooie map, maar een spoor. En dat is wat telt als de directie vraagt: “Kun je het laten zien?”

Verder lezen

• Het beleid klopte. De audit faalde. Waarom gedrag de doorslag geeft in compliance – 26 juni 2025
  Over de gedragsdynamiek die auditstress veroorzaakt. Nuttige achtergrond bij dit verhaal.
• Van chaos naar controle: zo verbind je risico’s, incidenten en audits in één werkproces – 31 juli 2025
  Voor wie na dit verhaal de werkstroom wil verdiepen: proceskoppelingen die elkaar versterken.
• Alles was op papier geregeld. Tot SOC 2 om bewijs vroeg. – 16 juni 2025
  Confronterend inkijkje in traceerbaarheid: papier != aantoonbaarheid.

Donderdag: wat komt eraan

Op donderdag 4 september 2025 delen we de praktische route: GRC-software in 90 dagen: realistisch implementatieplan voor kleine teams.

Geen tool-verheerlijking; een haalbare cadans waarmee je van drie metrieken naar blijvende grip groeit.

Je denkt dat je privacybeheer wel goed geregeld is. Er ligt een AVG-beleid, je hebt een verwerkingsregister, en bij datalekken “weet iedereen ongeveer wat te doen.” Totdat iemand écht kijkt. En dan blijkt dat toegangsrechten nooit zijn geëvalueerd, DPIA’s nooit zijn uitgevoerd, en incidenten door mailboxen zwerven zonder opvolging.

Dat is geen onwil. Het is het gevolg van iets fundamentelers: privacybeheer wordt vaak niet als proces ingericht. Wat mist, is structuur. En zonder structuur ontstaan er fouten – telkens dezelfde fouten, die organisaties tijd, vertrouwen en grip kosten.

Hieronder bespreken we er vijf, met daarbij praktische oplossingen om ze structureel te voorkomen.

1. Iedereen denkt dat iemand anders het doet

Privacyzaken? “Dat doet IT.” Of HR. Of de externe adviseur die drie jaar geleden de documenten opstelde.

Wat ontbreekt, is eigenaarschap. Wie is er verantwoordelijk voor toegangsrechten? Voor herziening van beleid? Voor het opvolgen van een datalek?

Wanneer je verantwoordelijkheden niet expliciet benoemt en niet bewaakt, ontstaat er stilstand – precies wanneer snelheid nodig is.

Een eenvoudig taakbeheersysteem helpt je om rollen, deadlines en herhalende verantwoordelijkheden zichtbaar te maken. Zo voorkom je dat de AVG alleen ‘op papier geregeld’ is.

2. Incidenten verdwijnen in de vergetelheid

Een medewerker stuurt een bestand naar de verkeerde klant. Er wordt een USB-stick kwijtgeraakt. Een leverancier krijgt toegang tot data die hij eigenlijk niet nodig heeft.

Zodra het incident is ‘opgelost’, gaat iedereen weer verder. Tot het opnieuw gebeurt.

Privacy-incidenten zijn geen incidenten zolang je er niets van leert. Zonder centrale registratie en opvolging zie je geen patronen, pak je geen structurele oorzaken aan, en ben je onvoorbereid op vragen van toezichthouders of klanten.

Een proces voor incident hoeft niet complex te zijn. Registreer, evalueer en verbind het aan verbeteracties. CompliTrack ondersteunt dit door incidenten direct te koppelen aan risico’s en acties, zodat je inzicht én voortgang hebt – zonder extra werkdruk.

3. DPIA’s? “Pas als de klant erom vraagt”

Bij een IT-dienstverlener die werkt met slimme cameratoezichtoplossingen kwamen we het volgende tegen: een aanbesteding eiste dat DPIA’s werden uitgevoerd bij privacygevoelige projecten. De reactie van de organisatie? “DPIA’s? Die doen we alleen als het écht moet.”

Een DPIA (Data Protection Impact Assessment) is wettelijk verplicht bij verwerkingen met een hoog privacyrisico. Maar belangrijker nog: het is een kans om problemen vóór te zijn. Als je wacht tot een klant of auditor erom vraagt, ben je eigenlijk al te laat.

Wat helpt? Voeg een DPIA-check toe aan je projectstarts, salesproces of productontwikkeling. Gebruik een vast format, wijs één eigenaar aan, en plan herbeoordelingen automatisch in. Zo wordt het routine, geen brandje.

4. AVG-documenten verouderen zonder dat iemand het merkt

Veel organisaties hebben netjes een privacybeleid, een verwerkingsregister en een paar procedures in een mapje staan. Maar wanneer zijn die voor het laatst herzien? En zijn ze nog in lijn met de praktijk?

Een beleid dat niet wordt bijgehouden, is juridisch én operationeel waardeloos. De oplossing ligt in eenvoud: werk met een basisdocumentenset, plan per document een herzieningsdatum in, en gebruik versiebeheer.

In CompliTrack kun je documenten koppelen aan processen, aan audits en aan rollen. Zo weet je precies wat actueel is, en wat niet.

5. Privacy leeft niet in je verbetercyclus

Waar fout 4 draait om actualiteit, gaat dit punt over het grotere plaatje: het vermogen om te leren en verbeteren. Je voert een DPIA uit, constateert een risico, neemt een maatregel… en daarna gebeurt er niets meer. Geen opvolging, geen herbeoordeling, geen check of het effect had.

Of je voert een interne audit uit, constateert dat toegang niet goed is geregeld, maar na een mail met verbeterpunten raakt het alweer uit beeld.

Privacybeheer hoort in je PDCA cyclus te zitten: Plan – Do – Check – Act. Niet als een eenmalige actie, maar als iets dat je structureel monitort.

Daarvoor heb je geen zware compliance afdeling nodig. Met auditbeheer, taakherinneringen en centrale opvolging leg je de basis voor continu verbeteren, zonder dat je organisatie bureaucratisch aanvoelt.

Tot slot: privacy is geen mapje, maar een manier van werken

De grootste fout in privacybeheer? Denken dat het over documenten gaat. In werkelijkheid gaat het over processen. Over eigenaarschap. Over samenwerking tussen afdelingen. Over opvolging.

CompliTrack is geen juridische tool. Maar het is wél een slimme manier om je privacybeheer procesmatig in te bedden in je organisatie:

• Incidenten registreren en opvolgen
• Privacytaken plannen en borgen
• Documentatie bijhouden en herzien
• Auditbevindingen opvolgen
• Verbetermaatregelen koppelen aan risico’s

Zo maak je van privacybeheer geen last, maar een geïntegreerd onderdeel van je manier van werken. Daarmee wordt privacy geen project, maar een gewoonte. En dat is precies waar het hoort.

Verder lezen?

• Van incident naar verbetering: hoe je leert van fouten
• PIMS of ISMS: wat past bij jouw organisatie?
• ISMS implementatie in de praktijk: zo vertaal je beleid naar werkbare processen

Het begon als een simpele opruimactie.

We stonden op het punt om over te stappen naar een nieuw documentbeheersysteem. Een mooi moment om ook direct alle oude accounts, gedeelde mappen en gebruikersrollen eens op te schonen. Gewoon even kijken wie er nog in onze systemen zat.

En daar stond-ie: een stagiair van ruim tweeënhalf jaar geleden. Met volwaardige toegang tot klantdossiers. Admin-rechten. In mappen die allang gearchiveerd hadden moeten zijn.

Dat was ongemakkelijk. Want wat we daarna tegenkwamen, had zo in een datalek kunnen eindigen.

Iedereen dacht dat iemand anders het regelde

De check leverde een hele lijst op. Ex-werknemers met actieve e-mailadressen. Een voormalig zzp’er die nog toegang had tot gedeelde klantmappen in Google Drive. En een oud-projectmanager – al drie jaar uit dienst – die nog in SharePoint stond als eigenaar van een productomgeving.

Niemand had ooit formeel besloten: “Deze persoon mag dit blijven zien.” Het was gewoon… blijven staan.

IT beheerde de techniek. HR regelde onboarding. Maar offboarding? Die gebeurde vooral ad hoc. Als iemand eraan dacht. Of als iemand iets niet meer kon vinden.

We waren dus kwetsbaar. En niemand wist het.

Dat maakte het ook zo gevaarlijk: er was geen sprake van moedwillige fouten of nalatigheid. Geen datalek, geen misbruik. Maar alle ingrediënten lagen klaar.

We hadden 2FA aanstaan. Versleutelde laptops. Sterke wachtwoorden. En tóch had iemand met nul binding met de organisatie toegang tot privacygevoelige klantinformatie.

Wat dit liet zien: technische maatregelen zonder proces en overzicht zijn als een slot zonder deur.

Grip is niet hetzelfde als controle

We dachten dat we het geregeld hadden. Alles stond keurig in Excel. Iedereen had “ergens” een lijstje. Maar grip betekent niet dat je ergens een lijstje hebt – het betekent dat je weet wat er nú gebeurt. Dat je het kunt aantonen. Dat je weet wie waar toegang toe heeft en waarom.

Het grootste probleem zat in de structuur. Toegang was gekoppeld aan personen, niet aan rollen. Er was geen logging van wie wat aanpaste. En niemand keek periodiek terug of het systeem nog klopte met de werkelijkheid.

Wat we nu anders doen

Sindsdien hebben we het proces structureel ingericht. We voeren elke drie maanden een toegangsreview uit. Dat werkt voor ons prettig, maar het belangrijkste is: het gebeurt. Steeds opnieuw.

In CompliTrack hebben we een periodieke taak aangemaakt voor deze controles. Zo zorgen we dat we het overzicht bewaren. En we loggen wijzigingen, zodat we altijd kunnen terugzien wie wat wanneer heeft gedaan.

In de eerste review ontdekten we nog dat een oud-projectmanager toegang had tot twee klantomgevingen. Sindsdien is die controle onderdeel van ons ritme geworden.

Niet omdat het moet. Maar omdat het werkt.

Wat je vandaag al kunt doen

Je hoeft geen systeem in te richten voor duizend medewerkers. Maar je kunt wél beginnen met een simpele vraag: wie heeft er eigenlijk toegang tot onze klantdata? Tot oude projecten? Tot e-mailadressen die we niet meer gebruiken?

Want als je het nooit gecontroleerd hebt, is de kans groot dat je iets over het hoofd ziet.

En dát is precies waar risico’s ontstaan.

Lees ook: ISO 27001 Veelgemaakte fouten: 5 valkuilen en hoe je ze voorkomt

Compliance roept bij veel organisaties nog steeds het beeld op van een controlerende, belemmerende factor. Een set regels en eisen waar je als bedrijf vooral niet buiten mag treden, met boetes of reputatieschade als dreigende gevolgen. Maar er is een duidelijke kentering gaande. Steeds meer bedrijven zien compliance niet langer als noodzakelijk kwaad, maar als een middel om vertrouwen op te bouwen, intern én extern.

De traditionele kijk: compliance als controlemechanisme

Lange tijd werd compliance benaderd vanuit een defensieve houding: voldoen aan wet- en regelgeving om sancties te vermijden. Vaak betekende dat een wirwar aan Excelsheets, losse documenten en ad-hoc controles. Niet efficiënt, niet motiverend en zeker niet toekomstbestendig. In onze eerdere blog “Van spreadsheets naar gestructureerd risicobeheer” laten we zien hoe dit traditionele model steeds vaker plaatsmaakt voor slimme, geïntegreerde oplossingen.

De nieuwe benadering: compliance als cultuur

Wat als compliance niet draait om afvinken, maar om verantwoordelijkheid nemen? In een volwassen organisatiecultuur is compliance ingebed in de dagelijkse praktijk. Medewerkers voelen zich mede-eigenaar van kwaliteit, veiligheid en integriteit. Het naleven van normen is dan geen opdracht van bovenaf, maar een logische stap in professioneeel gedrag.

Deze benadering vraagt om vertrouwen. Vertrouwen in medewerkers om zelf bewuste keuzes te maken. Maar ook vertrouwen van klanten, auditors en partners dat jouw organisatie zaken op orde heeft. Transparantie speelt hierbij een sleutelrol. Wie zijn processen goed heeft ingericht, hoeft niets te verbergen.

Tools als versneller van cultuurverandering

Een cultuur van vertrouwen vraagt om ondersteuning, en daar komt tooling in beeld. Niet als vervanging van mensen, maar als hulpmiddel om overzicht, structuur en eigenaarschap te faciliteren. CompliTrack is juist ontworpen met die gedachte: laagdrempelig, overzichtelijk en gericht op samenwerking.

Met CompliTrack maak je compliance overzichtelijk zonder overbodige complexiteit. Geen dure consultancytrajecten, maar direct zelf aan de slag. In het blog “Waarom GRC-software juist voor het MKB een slimme keuze is” gaan we hier dieper op in.

Vertrouwen is de nieuwe compliance

De toekomst van compliance ligt niet in controle, maar in vertrouwen. In organisaties waar medewerkers begrijpen waarom regels bestaan. Waar systemen niet controleren, maar ondersteunen. En waar compliance geen extra last is, maar een logisch onderdeel van professioneel ondernemen.

Wil je jouw compliance-aanpak ook naar een hoger niveau tillen, zonder de ballast van dure systemen of ingewikkelde processen Ontdek hoe CompliTrack jouw organisatie helpt groeien in vertrouwen, transparantie en veerkracht.

Meer weten? Neem contact op of vraag een demo aan!

Als ondernemer ben je dagelijks bezig met de vele uitdagingen die het runnen van een bedrijf met zich meebrengt. Van wet- en regelgeving tot het beheersen van risico’s, het lijkt soms alsof je altijd een stap achterloopt. Misschien heb je wel eens gehoord van GRC, oftewel Governance, Risk Management en Compliance. Maar wat houdt dat eigenlijk in, en hoe kun je hiermee aan de slag zonder dat het je hele bedrijfsvoering overneemt? In deze blog leggen we uit wat GRC precies is, welke praktische uitdagingen je kunt tegenkomen als ondernemer en hoe je op een pragmatische manier een GRC-strategie kunt implementeren die bij jouw organisatie past.

Wat is GRC?

Laten we bij het begin beginnen. GRC staat voor Governance, Risk Management en Compliance. Drie belangrijke elementen die ervoor zorgen dat je bedrijf zowel efficiënt als verantwoord wordt geleid.

• Governance (Bestuur): Dit gaat over de manier waarop je bedrijf wordt bestuurd en hoe je ervoor zorgt dat iedereen in je organisatie zich aan de juiste richtlijnen houdt. Het draait om transparantie en het nemen van de juiste beslissingen op basis van heldere doelen en waarden.
• Risk Management (Risicobeheer): In elke organisaties komen risico’s voor, of het nu gaat om financiële risico’s, cyberdreigingen of juridische complicaties. Risicobeheer helpt je deze risico’s te identificeren, te begrijpen en maatregelen te nemen om ze te beheersen voordat ze je bedrijf schade toebrengen.
• Compliance (Naleving van regels): Compliance betekent ervoor zorgen dat je bedrijf voldoet aan de wet- en regelgeving die voor jouw sector en organisatie geldt. Dit kan variëren van privacywetgeving zoals de AVG, tot specifieke sectorvereisten of interne richtlijnen.

Samengevat: GRC is een manier om je bedrijf op een verantwoorde en strategische manier te leiden, zodat je risico’s kunt beheersen en voldoet aan de nodige wet- en regelgeving.

Wat zijn de praktische uitdagingen voor kleine ondernemers?

Voor kleine bedrijven kan het idee van GRC soms intimiderend overkomen. Het lijkt misschien iets voor grote organisaties met een heel team dat zich volledig richt op deze onderwerpen, maar niets is minder waar. GRC is juist ook voor kleine ondernemers ontzettend waardevol, mits het op een pragmatische manier wordt aangepakt. Hier zijn enkele van de grootste uitdagingen die je tegen kunt komen:

• Beperkte middelen: Kleine bedrijven hebben vaak niet het budget of de mankracht voor complexe, dure GRC-oplossingen. Je hebt wel degelijk verantwoordelijkheden, maar je moet slim omgaan met je middelen.
• Wetswijzigingen bijhouden: Wet- en regelgeving verandert regelmatig. Als ondernemer kan het lastig zijn om bij te blijven met de laatste eisen, vooral als je geen juridische afdeling hebt die je hierin ondersteunt.
• Risico’s begrijpen: Hoe weet je welke risico’s je serieus moet nemen en hoe je ze moet beheersen? Zonder een systematische aanpak kan het moeilijk zijn om een duidelijk overzicht te krijgen van de belangrijkste risico’s voor jouw organisatie.
• Bureaucratie vermijden: Je wilt geen grote stapels documenten, langdurige procedures en bureaucratische processen. Het doel van GRC moet zijn om je bedrijf te beschermen, niet om het in te perken.

GRC moet pragmatisch en passend zijn voor je organisatie

Eén van de belangrijkste zaken die ondernemers vaak vergeten, is dat GRC praktisch en passend moet zijn voor de organisatie. Het moet niet een extra last zijn die je bedrijf vertraagt, maar juist een manier om risico’s effectief te beheersen, je compliance in de gaten te houden en je bedrijf te laten groeien. Een GRC-strategie die te complex of te zwaar is, kan leiden tot frustratie en inefficiëntie.

Daarom is het belangrijk om GRC aan te passen aan de grootte en de behoeften van je organisatie. De strategie en tools die je kiest moeten passen bij de manier waarop je bedrijf werkt, en niet zorgen voor extra administratieve rompslomp. Het doel is om een flexibele aanpak te creëren die je bedrijf ondersteunt, zonder dat het je belemmert in je dagelijkse activiteiten.

Hoe kan CompliTrack helpen

Daar komt CompliTrack beeld. CompliTrack is een praktische en toegankelijke GRC-oplossing die speciaal is ontworpen voor kleinere bedrijven. Het helpt je om op een eenvoudige manier risico’s te beheren, te voldoen aan regelgeving en je bedrijfsvoering op een verantwoorde manier te sturen, zonder dat het te veel tijd of energie kost. Het mooie aan CompliTrack is dat het eenvoudig en pragmatisch is, zodat het goed past bij de behoeften van jouw bedrijf, zonder onnodige complexiteit.

Met CompliTrack kun je:

• Risico’s eenvoudig identificeren: Je hebt direct zicht op de belangrijkste risico’s binnen je organisatie, of het nu gaat om cyberdreigingen, juridische kwesties of andere bedrijfsrisico’s.
  
  Wil je meer weten over de risicoanalyse? Lees dan onze blog Van risicoanalyse naar actie: Hoe je risico’s daadwerkelijk beheerst
• Compliance in de gaten houden: Door slim om te gaan met audits en taken, word je aangemoedigd om in korte tijd de impact van wet- en regelgeving binnen jouw organisatie te monitoren. Zo vergeet je nooit meer een activiteit, en kun je je blijven focussen op wat echt belangrijk is.
• Flexibel rapporteren: Of je nu een interne audit wilt doen of een rapport moet opstellen voor een externe partij, CompliTrack maakt het makkelijk om snel en zonder gedoe de juiste informatie op te halen.

CompliTrack is dus geen tool die je afremt, maar juist een middel dat meegroeit met je bedrijf. Het maakt het implementeren van een GRC-strategie eenvoudig, zonder de bureaucratie die grote, ingewikkelde systemen vaak met zich meebrengen.

Wil je meer weten over de voordelen van GRC voor kleine en middelgrote bedrijven? Lees dan onze blog GRC-software voor MKB: De voordelen voor kleine en middelgrote bedrijven

Waarom zou jij GRC implementeren?

Een goede GRC-strategie is essentieel voor de lange termijn van je bedrijf. Het helpt je om risico’s te beheersen, compliant te blijven en je bedrijf in de juiste richting te sturen. Maar het moet wel werken voor jouw organisatie. GRC hoeft geen zware belasting te zijn, het kan juist een hulpmiddel zijn om slimmer te werken, niet harder.

CompliTrack biedt een pragmatische, betaalbare oplossing die past bij de grootte en behoefte van jouw bedrijf. Het is ontworpen om jou te helpen de risico’s te beheersen, zonder dat het je dagelijkse werkzaamheden in de weg staat. Kortom, een ideale oplossing voor de ondernemer die effectief en efficiënt met GRC aan de slag wil gaan.

Wil je meer weten over hoe CompliTrack jouw organisatie kan helpen. Neem dan contact met ons op en ontdek hoe we samen een praktische GRC-strategie kunnen implementeren die bij jouw bedrijf past.

Een risicoanalyse is niet alleen een verplicht nummertje voor ISO-certificeringen als ISO 27001 of ISO 9001. Een écht goede risicoanalyse helpt je om bewuste keuzes te maken, je bedrijfsvoering te versterken en onaangename verrassingen voor te zijn. Maar een overzicht van risico’s is pas het begin. De echte kracht zit in het vertalen van risico’s naar concrete acties en beheersmaatregelen.

In deze blog neem ik je stap voor stap mee hoe je dat doet — en hoe een slimme GRC-tool zoals CompliTrack jouw organisatie kan ondersteunen bij effectief risicomanagement.

Wat houdt een goede risicoanalyse in?

Kort gezegd: een goede risicoanalyse brengt in kaart:

• Welke risico’s je loopt
• Hoe groot deze risico’s zijn
• Wat je eraan gaat doen

Het draait dus om drie kernstappen:

1. Inventariseren: Welke risico’s zijn er?
2. Beoordelen: Hoe waarschijnlijk zijn ze, en wat is de impact?
3. Mitigeren: Welke acties en maatregelen zet je in?

Belangrijk daarbij: blijf niet hangen in dikke rapporten of eindeloze Excel-lijsten. Een risicoanalyse moet vooral praktisch, helder en werkbaar zijn.

Wil je meer over de basis weten? Lees dan: De risicoanalyse: een onmisbaar instrument voor elke ondernemer (10 september 2024)

Stap 1: Risico’s inventariseren

Inventariseren begint breed. Kijk naar verschillende invalshoeken: interne processen, leveranciers, technologie, mesnen en wet- en regelgeving.

Bijvoorbeeld:

• ISO 27001 (informatiebeveiliging): risico’s rondom datalekken of cyberaanvallen.
• ISO 14001 (milieumanagement): risico’s zoals chemische lozingen of milieuschade.

Voorbeelden:

• Informatiebeveiliging: Gevoelige klantdata wordt gestolen door een phishing-aanval.
• Milieumanagement: Onbedoelde lozing van gevaarlijke stoffen bij een leverancier.

Gebruik brainstormsessies, audits en gesprekken met medewerkers om risico’s vanuit verschillende hoeken op te halen. In CompliTrack kun je risico’s eenvoudig registreren en structureren, zodat je niets mist.

Stap 2: Risico’s classificeren en prioriteren

Zodra je risico’s hebt verzameld, is het tijd om ze te beoordelen: hoe ernstig zijn ze? Dit doe je door elk risico te scoren op kans en impact. Zo leg je de basis voor een gestructureerd risicobeheerplan.

Hoe bepaal je de kans?

De kans geeft aan hoe waarschijnlijk het is dat een risico zich voordoet. Signaleren kan met:

• Historische data: Heeft het zich eerder voorgedaan?
• Trends en ontwikkelingen: Wordt het risico groter door nieuwe dreigingen?
• Complexiteit van processen: Hoe ingewikkelder, hoe groter de kans op fouten.
• Menselijke factoren: Denk aan werkdruk, ervaring en cultuur.
• Technische staat: Verouderde systemen verhogen de kans op incidenten.

Gebruik een eenvoudige schaal om de kans te beoordelen:

• 1 = Zeer onwaarschijnlijk
• 2 = Onwaarschijnlijk
• 3 = Neutraal
• 4 = Waarschijnlijk
• 5 = Zeer waarschijnlijk

Hoe bepaal je de impact?

De impact geeft aan hoe groot de schade is als het risico zich voordoet, denk hierbij aan:

• Financiële gevolgen: Kosten, boetes, claims.
• Operationele gevolgen: Stilstand, vertragingen.
• Reputatieschade: Verlies van vertrouwen en klanten.
• Wettelijke gevolgen: Sacties, juridische procedures.
• Personeelsimpact: Veiligheidsincidenten, verloop.

Ook hier werk je met een schaal:

• 1 = Verwaarloosbare impact
• 2 = Kleine impact
• 3 = Gemiddelde impact
• 4 = Grote impact
• 5 = Kritische impact

Praktische aanpak: De risicomatrix

Door de kans en impact te combineren in een risicomatrix, zie je in één oogopslag welke risico’s prioriteit hebben:

Impact / Kans	Zeer onwaarschijnlijk (1)	Onwaarschijnlijk (2)	Neutraal (3)	Waarschijnlijk (4)	Zeer Waarschijnlijk (5)
Kritische impact (5)	Matig risico (5)	Matig risico (10)	Hoog risico (15)	Zeer hoog risico (20)	Kritisch riscio (25)
Grote impact (4)	Laag risico (4)	Matig risico (8)	Hoog risico (12)	Hoog riscio (16)	Zeer hoog risico (20)
Gemiddelde impact (3)	Laag risico (3)	Matig risico (6)	Matig risico (9)	Hoog risico (12)	Hoog risico (15)
Kleine impact (2)	Laag risico (2)	Laag risico (4)	Matig risico (6)	Matig risico (8)	Hoog risico (10)
Verwaarloosbare impact (1)	Verwaarloosbaar risico (1)	Laag risico (2)	Laag risico (3)	Laag risico (4)	Matig risico (5)

Op basis van de score, kun je de volgende acties nemen:

• Verwaarloosbaar / Laag risico: Monitoren
• Matig risico: Maatregelen overwegen
• Hoog risico: Actief mitigeren
• Zeer hoog / Kritisch risico: Direct ingrijpen

In CompliTrack kun je kans en impact makkelijk invuullen, waarna de software automatisch een risicoscore en een overzichtelijke maatrix genereert. Dat maakt prioriteren heel eenvoudig.

Stap 3: Van risico’s naar concrete maatregelen

Nu wordt het pas écht praktisch. Elk belangrijk risico moet je omzetten naar duidelijke acties of beheersmaatregelen.

Voorbeelden van risico-mitigatie:

• Informatiebeveiliging (ISO 27001):
  • Risico: Phishing aanvallen.
  • Maatregel: Verplichte security-awareness trainingen en implementatie van tweestapsverificatie.
• Milieumanagement (ISO 14001):
  • Risico: Chemische lozing door leveranciers.
  • Maatregel: Strengere leveranciersaudits en verplichte certificering voor leveranciers (bijvoorbeeld ISO 14001).
• Kwaliteitsmanagement (ISO 9001):
  • Risico: Foutieve leveringen
  • Maatregel: Dubbele controles op leveringen en training voor logistiek personeel.

Belangrijk: Wijs altijd een verantwoordelijke aan en plan periodieke evaluaties in.

De rol van een GRC-tool bij effectief risicomanagement

Zonder ondersteuning is risicobeheer vaak chaotisch en foutgevoelig. Met een tool als CompliTrack:

• Houd je alle risico’s centraal en gestructureerd bij.
• Kun je risico’s automatisch scoren en prioriteren.
• Koppel je direct mitigerende maatregelen en actiehouders.
• Plan je opvolging en herbeoordeling eenvoudig in.

TIP: Lees ook: Van spreadsheets naar gestructureerd risicobeheer: Waarom organisaties overstappen op GRC-software (16 februari 2025)

CompliTrack is perfect voor kleinere en middelgrote organisaties die wél serieus aan de slag willen met risicobeheer, maar geen complexe software willen implementeren.

Tot slot: Blijf risico’s beheren, niet alleen inventariseren

Een risicoanalyse stopt niet bij het maken van een lijstje. Effectief risicomanagement vraagt om:

• Heldere prioriteiten
• Concrete acties
• Duidelijke verantwoordelijkheden
• Structurele opvolging

Met een slimme aanpak – ondersteund door een GRC-tool zoals CompliTrack – wordt jouw risicobeheerplan niet alleen makkelijker, maar vooral effectiever.

Wil je weten hoe wij jou kunnen helpen met jouw risicoanalyse ISO 27001 of risicobeheer binnen ISO 9001, ISO 14001 of ISO 45001? Neem gerust contact op!

Wanneer het over kwaliteitsmanagement gaat, is ISO 9001 vaak de eerste norm die ter sprake komt. Deze internationaal erkende standaard vormt de basis voor een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) waarmee organisaties processen kunnen verbeteren, klanttevredenheid verhogen en gestructureerd kunnen werken aan continue verbetering. Maar in de praktijk blijkt: het beheren van zo’n systeem is lastiger dan het lijkt. Vooral voor kleinere organisaties kan het een uitdaging zijn om alles goed bij te houden — en juist daar biedt GRC-software uitkomst.

Wat is ISO 9001?

ISO 9001 is een norm die eisen stelt aan hoe een organisatie kwaliteit beheert. Het richt zich op zaken als klanttevredenheid, procesbeheersing, risico-inschatting en structurele verbetering. Belangrijk is dat het systeem aansluit op de praktijk — niet alleen een papieren exercitie, maar iets dat echt leeft binnen je organisatie.

Waar lopen veel bedrijven tegenaan bij het beheren van hun KMS?

Zeker in het MKB komen bij het toepassen van ISO 9001 verschillende obstakels om de hoek kijken. Denk aan:

1. Opvolging en borging van taken

In veel organisaties worden verantwoordelijkheden wel gedefinieerd, maar ontbreekt het aan een praktische manier om ze op te volgen. Zonder structuur of herinneringen kunnen belangrijke taken makkelijk vergeten worden.

Voorbeeld: Stel, binnen een bedrijf in de technische dienstverlening is afgesproken dat er jaarlijks een interne evaluatie moet plaatsvinden van klanttevredenheid. Door het ontbreken van automatische taakherinneringen blijft deze evaluatie liggen. Hierdoor worden belangrijke signalen over klantbeleving gemist, met als gevolg dat kleine frustraties bij klanten zich opstapelen. Een eenvoudige GRC-tool kan zo’n taak automatisch inplannen en opvolgen, zodat zulke processen wél doorgaan.

2. Vastlegging en opvolging van verbeterkansen

Een goed KMS draait niet alleen om het voldoen aan eisen, maar vooral om kansen benutten. In de praktijk raken verbeterideeën nog wel eens verspreid over notities, e-mails of losse lijsten — en verdwijnen ze uit beeld.

Voorbeeld: Een medewerker merkt herhaaldelijk op dat een bepaalde werkwijze efficiënter kan. Als er geen centraal systeem is om dit vast te leggen en te volgen, blijft zo’n suggestie hangen in de wandelgangen. Met GRC-software kunnen dergelijke ideeën eenvoudig geregistreerd worden en systematisch worden opgevolgd.

3. Periodieke risicoanalyse

Hoewel ISO 9001 niet primair een risicomanagementnorm is, vraagt het wél om het overwegen van risico’s en kansen. In veel organisaties gebeurt dit echter slechts ad hoc, bijvoorbeeld vlak voor een audit, in plaats van als doorlopend proces.

Zie ook: De risicoanalyse: Een onmisbaar instrument voor elke ondernemer

4. Beheersing van klachten en procesafwijkingen

Het effectief afhandelen van klachten en afwijkingen vormt een belangrijke basis voor structurele verbetering. Maar zonder goede registratie en opvolging blijven oorzaken vaak onduidelijk, of worden corrigerende maatregelen vergeten.

Lees meer in: Van incident naar verbetering: Hoe organisaties incidentbeheer optimaliseren met GRC-software

Wat doet GRC-software zoals CompliTrack precies?

Een gebruiksvriendelijke GRC-oplossing zoals CompliTrack helpt om bovenstaande uitdagingen te vertalen naar overzichtelijke processen. Denk aan:

• Taakbeheer: Automatische toewijzing, deadlines en herinneringen zorgen dat belangrijke acties niet vergeten worden.
• Verbeteracties opvolgen: Koppel verbeterpunten eenvoudig aan processen en houd overzicht op de status.
• Risicoanalyse: Integreer risico-inschattingen in je reguliere werkwijze, zonder extra spreadsheets.
• Klachtenregistratie: Meldingen van afwijkingen en klachten kunnen gestructureerd worden geregistreerd én omgezet in verbeteracties.

GRC software voor ISO 9001: slim, eenvoudig en praktisch

Voor veel kleinere organisaties klinkt GRC-software als iets dat vooral voor grote bedrijven is. Maar CompliTrack is juist ontworpen voor eenvoud en betaalbaarheid — zodat ook organisaties zonder compliance-afdeling ISO 9001 kunnen borgen, zonder te verdwalen in ingewikkelde systemen of losse documenten.

Tot slot

Wil jij ISO 9001 serieus aanpakken, maar dan op een manier die bij jouw organisatie past? Laat GRC-software dan het fundament zijn onder je kwaliteitsmanagement.

Neem contact met ons op, dan laten we je zien hoe CompliTrack in jouw praktijk het verschil maakt.

Duurzaamheid staat steeds hoger op de agenda. Niet alleen bij overheden en grote bedrijven, maar ook bij het MKB groeit de behoefte aan gestructureerd milieubeheer. Niet gek dus dat de zoekterm milieumanagement de afgelopen tijd flink gestegen is. In dit artikel leggen we uit hoe de internationale norm ISO 14001 organisaties helpt om milieudoelstellingen te bereiken – en hoe een toegankelijke GRC-tool zoals CompliTrack dit proces een stuk eenvoudiger maakt.

Wat is ISO 14001?

ISO 14001 is de internationale standaard voor milieumanagementsystemen. Het helpt organisaties om milieueffecten van hun activiteiten in kaart te brengen, risico’s te beheersen en verbeterkansen te benutten. Net als ISO 9001 (kwaliteitsmanagement) en ISO 45001 (arbeidsveiligheid) is ISO 14001 opgebouwd volgens de High Level Structure (HLS). Dit zorgt voor herkenbaarheid en maakt het makkelijker om meerdere normen geïntegreerd toe te passen in één managementsysteem.

Specifieke eisen van ISO 14001 – Wat wordt er precies verwacht?

ISO 14001 draait om een planmatige, aantoonbare aanpak van milieuzorg. Hier zijn de belangrijkste eisen, concreet uitgelegd:

• Identificatie van milieuaspecten
  Je brengt in kaart welke onderdelen van je bedrijfsvoering invloed hebben op het milieu. Hierbij kun je denken aan:
  • Energieverbruik (bijvoorbeeld verlichting, machines, servers)
  • Vervoer en logistiek (denk aan brandstofverbruik, uitstoot)
  • Afvalstromen (papier, plastic, chemisch afval)
  • Gebruik van grondstoffen en water
  • Geluidsoverlast of geuroverlast
    Per aspect beoordeel je wat het milieurisico is en of actie nodig is
• Wet- en regelgeving naleven
  Organisaties moeten aantonen dat ze voldoen aan relevante milieuwetgeving, zoals:
  • De Wet Milieubeheer (zoals energiebesparingsplicht of vergunningplicht)
  • Europese wetgeving zoals REACH (chemische stoffen) of verpakkingsregels
  • Lokale voorschriften (bijvoorbeeld lozingsnormen of geluidseisen)
    Dit vraagt om een goed overzicht van de verplichtingen én opvolging van de wijzigingen.
• Milieudoelstellingen vaststellen en monitoren
  ISO 14001 verwacht dat je meetbare milieudoelstellingen opstelt. Voorbeelden hiervan kunnen zijn:
  • 20% minder elektriciteitsverbruik in één jaar
  • Afvalscheiding verhogen naar 90%
  • Installatie van zonnepanelen of overstap naar ledverlichting
    Deze doelstellingen moeten praktisch zijn, gekoppeld aan acties en meting.
• Training en bewustwording bij medewerkers
  Medewerkers spelen een sleutelrol. Denk aan:
  • Instructies over correct scheiden van afval
  • Bewustwording over energiegebruik (bijv. apparaten uitschakelen)
  • Opleiding voor omgang met gevaarlijke stoffen
    ISO 14001 verlangt dat iedereen binnen de organisatie weet wat zijn of haar rol is.
• Interne audits en managementreviews uitvoeren
  Je controleert regelmatig of het milieubeleid goed wordt uitgevoerd.
  • Interne audits toetsen of processen goed werken en of je voldoet aan de norm
  • Tijdens een managementreview evalueer je samen met de directie de voortgang en bepaal je verbeteracties
    Dit is een belangrijk moment om koers te bepalen en successen te vieren.
• Continue verbetering
  De standaard moedigt organisaties aan om voortdurend te leren en verbeteren. Niet door radicale stappen, maar door systematisch te kijken:
  • Wat gaat goed?
  • Waar kunnen we efficiënter werken of milieubelasting verlagen?
  • Wat zijn trends in onze data?
    Kleine stappen kunnen grote impact hebben op lange termijn.

Uitdagingen bij het implementeren van milieumanagement

Voor veel organisaties, zeker binnen het MKB, is milieumanagement iets dat “erbij” komt. De intentie is er wel, maar de praktijk blijkt vaak weerbarstig:

• Er is onvoldoende inzicht in welke milieuaspecten écht van toepassing zijn
• Wet- en regelgeving verandert continu en is lastig te volgen
• Milieudoelstellingen worden niet concreet genoeg geformuleerd of blijven liggen
• Verantwoordelijkheden zijn niet helder, waardoor taken blijven liggen
• Documentatie en opvolging verlopen vaak via losse Excel-bestanden en e-mails

Hoe CompliTrack milieumanagement eenvoudiger maakt

CompliTrack is een praktische GRC-tool die speciaal ontwikkeld is voor organisaties die grip willen op compliance, risico’s en continue verbetering – zónder onnodige complexiteit. Voor milieumanagement biedt CompliTrack onder andere:

• Milieuaspecten registreren en beoordelen
  In één centraal overzicht leg je per activiteit vast wat het milieuaspect is, wat het risico is, en welke beheersmaatregelen nodig zijn.
• Wettelijke verplichtingen beheren
  Via het wettelijk register hou je overzicht over welke milieuregels op jouw bedrijf van toepassing zijn, inclusief reminders voor wijzigingen of nieuwe verplichtingen.
• Doelstellingen en acties vastleggen en opvolgen
  Je stelt heldere milieudoelstellingen op en koppelt daar acties aan. Door het systeem van taaktoewijzing en herinneringen zorg je dat er écht voortgang komt.
• Audits en reviews plannen en uitvoeren
  Zowel interne audits als directiebeoordelingen zijn eenvoudig te plannen, inclusief rapportage van bevindingen, maatregelen en status.
• Bewustzijn vergroten
  Via taken en meldingen betrek je collega’s bij het milieubeleid en houd je ze betrokken bij de uitvoering ervan.

Voorbeeldsituaties: Hoe zou een je CompliTrack kunnen gebruiken?

• Productiebedrijf: Brengt de energie- en afvalstromen van het machinepark in kaart, stelt doelen voor energiebesparing en beheert alle milieurelevante vergunningen de vastgelegde documenten.
• Facilitair dienstverlener: Monitort het brandstofverbruik van voertuigen, plant audits op afvalscheiding, en stelt doelen voor milieuvriendelijk inkopen.
• IT-organisatie: Krijgt via CompliTrack inzicht in de CO₂-impact van datacenters en optimaliseert serverbeheer op basis van concrete duurzaamheidsdoelen.

Deze use-cases laten zien hoe toegankelijk milieumanagement kan zijn – ook voor kleinere organisaties – zolang je maar de juiste tools gebruikt.

Ook aan de slag met milieumanagement?

Ben jij facilitair manager, milieucoördinator of KAM-manager en wil je milieumanagement goed regelen – zonder eindeloze spreadsheets? Neem dan vrijblijvend contact op via onze contactpagina. We laten je graag zien hoe CompliTrack het verschil kan maken.