Business Continuity: eenvoudige BIA & BCP in 5 stappen

Maandagochtend, 08:47 uur. De telefooncentrale ligt eruit, orders komen niet meer binnen en de klantenservice zit met de handen in het haar. Iedereen doet z’n best om het probleem op te lossen, maar niemand weet precies wat er moet gebeuren. Herkenbaar?

Veel bedrijven ontdekken pas tijdens een incident hoe kwetsbaar ze zijn. Niet omdat er geen inzet is, maar omdat er geen plan is. Business continuity – of bedrijfscontinuïteit – lijkt vaak iets voor grote organisaties met crisisteams en procedures. In werkelijkheid gaat het om één eenvoudige vraag: kan jouw bedrijf draaien als er iets onverwachts gebeurt?

In deze blog leggen we uit wat business continuity inhoudt, hoe de ISO 22301-norm structuur biedt, en hoe je met een praktische aanpak in vijf stappen een effectief continuïteitsplan opzet. Zonder dikke handboeken of dure trajecten.

Wat business continuity écht betekent

Business continuity draait om het vermogen van je organisatie om door te gaan bij verstoringen. Denk aan stoomuitval, ziekte van een sleutelmedewerker, een cyberaanval of een leverancier die plots uitvalt.

Belangrijk: bedrijfcontinuïteit gaat verder dan IT.

Het gaat over mensen, communicatie en afhankelijkheden. Over wat er gebeurt als één schakel tijdelijk wegvalt.

Het doel is niet om elk risico te voorkomen, maar om voorbereid te zijn. Wie van tevoren weet wat kritiek is en waar de grootste kwetsbaarheden liggen, kan snel reageren, schade beperken en klanten blijven bedienen.

ISO 22301: structuur zonder verplichting

De internationale norm ISO 22301 beschrijft hoe organisaties continuïteit structureel kunnen organiseren. De norm helpt om risico’s te begrijpen, processen te herstellen en verantwoordelijkheden te verdelen.

Een certificering is niet verplicht om er voordeel uit te halen. Zelfs zonder officiële audit biedt ISO 22301 houvast doordat je:

• In kaart brengt welke processen kritiek zijn,
• Begrijpt waar risico’s samenkomen, en
• Leert hoe je testen en verbeteren onderdeel maakt van je werk.

Voor kleinere organisaties is dat bijzonder waardevol: je krijgt structuur, zonder onnodige complexiteit.

De praktische gids: in 5 stappen naar een werkbaar continuïteitsplan

1. Begin met een Business Impact Analyse (BIA)

Een Business Impact Analyse helpt je bepalen wat écht belangrijk is voor je organisatie. Je brengt in kaart welke processen, teams, middelen of leveranciers essentieel zijn en hoe lang je ze kunt missen voordat het schadelijk wordt.

Stel per proces drie vragen:

1. Wat gebeurt er als dit proces stilvalt?
2. Hoe lang mag dat duren voordat de schade te groot wordt (Recovery Time Objective)?
3. Welke middelen, mensen of leveranciers heb ik nodig om dit proces draaiende te houden?

Voorbeeld:

• Orderverwerking ligt plat door een systeemstoring. Binnen één dag merken klanten het; na twee dagen verlies je omzet.
• Marketing kan gerust een week stilliggen zonder grote gevolgen.
• IT-beheer is kritisch, want meerdere processen zijn ervan afhankelijk.

Je kent zo een waarde toe aan elk onderdeel: Kritiek, Hoog, Gemiddeld of Laag. Die waardering vormt de basis voor de volgende stap, want de BIA bepaalt hoe zwaar de impact zal zijn als er iets mis gaat.

De BIA bepaalt wat belangrijk is. De risicoanalyse laat zien waardoor dat belangrijke stuk in gevaar kan komen.

2. Koppel risico’s en kwetsbaarheden aan je BIA

De tweede stap is het inzichtelijk maken van waardoor je kritieke processen kunnen uitvallen. De BIA vertelt je wat belangrijk is, de risicoanalyse vertelt je wat het bedreigt.

Wanneer een proces in de BIA als kritiek is aangemerkt, betekent dat dat elk risico dat dit proces raakt, in principe ook een hoge impactscore krijgt, tenzij je maatregelen neemt om de impact te beperken.

Voorbeeld:

Kritisch proces (uit BIA)	Kwetsbaarheid	Risico	Impact voor maatregel	Beheersmaatregel	Verwachte impact na maatregel
Orderverwerking	Eén server zonder back-up	Systeemstoring / dataverlies	Kritiek	Back-upserver + automatische back-up	Middel
Klantenservice	Sleutelmedewerker afwezig	Onbereikbaarheid klanten	Hoog	Verachtingsschema + belscripts	Laag
Levering	Enkele transportpartner	Transportstaking	Hoog	Alternatieve partnercontracten	Gemiddeld

De waarde uit de BIA bepaalt dus direct de impactwaarde in de risicoanalyse.
Een kritiek proces zonder maatregelen = kritische impact.
Een goed beveiligd proces = lagere impact.

In de praktijk kan context (zoals seizoenspieken of contractuele verplichtingen) de impact verder beïnvloeden, maar dit principe helpt om snel de juiste prioriteiten te stellen.

3. Stel beheersmaatregelen vast

Zodra duidelijk is welke risico’s de grootste bedreiging vormen, bepaal je wat je eraan kunt doen. Beheersmaatregelen kunnen technisch, organisatorisch of menselijk zijn. Ze hoeven niet groot of duur te zijn, als ze maar effectief zijn.

Voorbeelden:

• IT & data: automatische back-ups, noodstroomvoorziening, dubbele internetverbinding.
• Mensen: vervangingsschema’s, duidelijke rolverdeling bij incidenten.
• Leveranciers: alternatieve leveranciers, voorraadbuffers.
• Communicatie: vooraf klaarliggende berichten voor klanten en partners.

Een maatregel verlaagt meestal de impact, soms ook de kans. Bijvoorbeeld: een extra back-upserver verlaagt de kans op uitval én de impact als het toch misgaat.

4. Ontwikkel en implementeer het Business Continuity Plan (BCP)

Een Business Continuity Plan beschrijft wie wat doet bij een verstoring. Het is de vertaling van je analyse naar concrete acties.

Een goed BCP bevat:

• Kritieke processen: wat moet als eerste hersteld worden?
• Contactpersonen: wie is verantwoordelijk voor welke actie?
• Herstelprocedures: hoe worden processen opnieuw opgestart?
• Communicatieplan: hoe informeer je medewerkers, klanten of leveranciers?

Een BCP hoeft geen lijvig document te zijn. Een plan van vijf pagina’s dat iedereen begrijpt, is waardevoller dan een map die niemand openslaat.

Zorg dat het plan actueel blijft, op een vaste plek te vinden is en dat mensen weten wat hun rol is bij een incident.

5. Test, evalueer en verbeter – de PDCA-cyclus

Een plan dat niet getest wordt, is in de praktijk weinig waard. Daarom is testen en verbeteren essentieel: de PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act) houdt continuïteit levend.

• Plan: Stel je plan op op basis van je BIA en risicoanalyse;
• Do: Test het plan met een oefening of simulatie;
• Check: Evalueer wat werkte en wat niet. Kwam de impact overeen met de verwachting?
• Act: Pas de maatregelen aan waar nodig.

Begin klein. Test bijvoorbeeld eens wat er gebeurt als je een dag zonder internet werkt, of simuleer de uitval van een sleutelmedewerker. Zo ontdek je knelpunten zonder dat de bedrijfsvoering echt in gevaar komt.

Hoe CompliTrack helpt om continuïteit beheersbaar te maken

Overzicht is vaak de grootste uitdaging. In veel bedrijven staat de BIA in Excel, de risicoanalyse in Word en de actiepunten in e-mails. Een tool als CompliTrack brengt dat samen in één omgeving.

Je hoeft geen expert te zijn: CompliTrack is een hulpmiddel om risico’s, maatregelen en acties overzichtelijk te beheren.

Stap	Wat CompliTrack doet
BIA uitvoeren	Leg per proces vast wat kritiek is en welke afhankelijkheden bestaan.
Risico’s koppelen aan BIA	Gebruik de BIA-waardering als uitgangspunt voor de impactscore van risico’s.
Beheersmaatregelen beheren	Registreer maatregelen, wijs verantwoordelijken toe en monitor voortgang.
Periodieke controles	Stel automatische taken in voor tests, reviews en updates van het BCP.
Documentatie en bewijslast	Alles centraal vastgelegd, direct aantoonbaar bij audits of klantvragen.

Zo wordt bedrijfscontinuïteit niet een eenmalig project, maar een doorlopend proces dat automatisch geborgd is.

Conclusie: continuïteit is geen luxe, maar een verantwoordelijkheid

Business continuity is geen groot strategisch plan, maar een manier om voorbereid te zijn. Wie inzicht heeft in zijn belangrijkste processen, begrijpt automatisch waar de echte risico’s liggen. Met ISO 22301 als richtlijn, een praktische aanpak in vijf stappen en ondersteuning van een toegankelijke tool zoals CompliTrack, blijft continuïteit beheersbaar voor elke organisatie, groot of klein.

Wil je weten hoe jouw bedrijf eenvoudiger grip krijgt op continuïteit? Plan een vrijblijvende demo met CompliTrack en ontdek hoe je voorbereid blijft, zonder onnodige complexiteit.