6 eisen waaraan elk lichtgewicht GRC-systeem moet voldoen

Voor MKB’s die overzicht willen zonder gedoe

De auditor komt langs.
“Wie volgt dit risico op?” vraagt hij.
Stilte.

Je weet het eigenlijk wel. Maar je tool laat het niet zien. Geen status, geen taak, geen herinnering. En dus heb je een probleem.

Veel MKB’s gebruiken een GRC-oplossing die “lichtgewicht” zou moeten zijn. Maar in de praktijk is het vaak óf te kaal, óf juist onnodig complex. Je verliest tijd aan zoeken, uitleggen, kopiëren. En je collega’s? Die gebruiken het niet.

Dit is wat een lichtgewicht GRC-systeem écht moet doen. Niet alles – maar wél precies genoeg om je bedrijf in control te houden, zonder spreadsheets, stress of stiltes tijdens audits.

Lichtgewicht ≠ leeg

Te vaak betekent “lichtgewicht” in de praktijk: een takenlijstje zonder context. Een Excel-achtig dashboard met kleurtjes. Of een systeem dat alleen jij begrijpt.

Maar als je risico’s, maatregelen en audits serieus wilt nemen – en dat moet, gezien NIS2, ISO 27001, ISO 9001 of leveranciersdruk – dan moet je systeem niet minder doen.

Het moet precies genoeg doen.

6 eisen voor een lichtgewicht GRC-systeem

Hieronder vind je wat je minimaal mag verwachten. Geen overbodige features, geen consultancy, maar wél structuur, overzicht en grip.

1. Risico’s vastleggen én opvolgen

Iedereen heeft een risicomatrix. Maar als er geen actie aan hangt, is het waardeloos. Dan ben je compliant op papier, maar kwetsbaar in de praktijk.

Je systeem moet:

• Risico’s kunnen registreren, beoordelen en prioriteren.
• Direct maatregelen koppelen én opvolgen.
• Zicht geven op wat open staat, met een deadline en een eigenaar.

Als je dit alsnog in Excel moet doen, is je systeem overbodig.

2. Slim taakbeheer (zodat niets blijft liggen)

Zonder taakbeheer wordt compliance een project dat je start… en vergeet. Tot de volgende audit.

Jouw systeem moet:

• Terugkerende taken automatisch plannen (bijv. kwartaalreviews, beheersmaatregel-checks).
• Herinneringen sturen naar de juiste mensen.
• Zichtbaar maken wat (nog) open staat – per persoon, per norm, per deadline.

Als jij de enige bent die taken opvolgt, is er geen systeem. Alleen jij.

3. Auditacties die niet blijven liggen

Audit gedaan = acties verdelen. Maar als niemand ziet wie wat moet doen, blijft alles liggen.

Een goed systeem laat je:

• Bevindingen registreren en direct omzetten in taken.
• Eigenaren toewijzen.
• Status van openstaande auditacties volgen – op elk moment.

Bij de volgende audit wil je niet meer zeggen: “Daar zouden we nog iets mee doen…”

4. Documenten die werken (niet alleen bestaan)

Je hebt een beleid. Procedures. Instructies. Maar waar liggen ze? In SharePoint? In versie 7? Of in de inbox van de vorige KAM-coördinator?

Een lichtgewicht GRC-systeem:

• Koppelt beleid aan risico’s.
• Laat de juiste versie zien. Altijd.
• Zorgt dat medewerkers weten wát geldt, en wáár ze het vinden.

Zo voorkom je dubbel werk, misverstanden en fouten tijdens controles.

5. Klaar voor normdruk (ISO, NIS2, SOC 2)

De eisen worden strenger. Ook als je geen certificaat op de muur wilt. Denk aan leveranciers, ketenverantwoordelijkheid, klanten met audits.

Jouw tool moet:

• Ondersteunen bij meerdere normen (ISO 27001, ISO 9001, NIS2)
• Inzicht geven in wat geregeld is – én wat nog niet.
• Geen blanco sjablonen geven, maar gestructureerde ondersteuning.

Audits worden voorspelbaar als je systeem dat ook is.

6. Gebruikt worden door mensen zonder compliance-rol

Als jij de enige bent die het system snapt, gaat het mis.

Een goed GRC-systeem is:

• Intuïtief. Iedereen weet wat zijn taak is, zonder uitleg.
• Zichtbaar. Herinneringen komen vanzelf.
• Toegankelijk. Geen cursus, geen handleiding, gewoon doen.

Als anderen het niet gebruiken, is het geen systeem. Dan is het jouw persoonlijke compliance-archief.

Samengevat: je tool moet het werk doen, niet jij

Een lichtgewicht GRC-systeem is geen spreadsheet met kleurtjes. Het is ook geen monstertool met implementatietijd van 6 maanden.

Het is een werkend fundament. Voor rust, voor overzicht, voor continuïteit.

Als jij:

• Nog taken uit je hoofd beheert
• Bevindingen in e-mails rondstuurt
• Of risico’s in Excel naloopt voor elke audit…

… dan doet je systeem te weinig.

En nu?

Twijfel je of jouw tool wérkt? Lees dan ook de blog van maandag: Waarom je GRC-tool niks oplevert als niemand ermee werkt.

Wil je zien hoe een lichtgewicht GRC-systeem wél werkt in het MKB? Vraag dan een demo aan. Niet om software te bekijken, maar om te ontdekken waar jij nu tijd, overzicht en grip verliest.