Je denkt dat je privacybeheer wel goed geregeld is. Er ligt een AVG-beleid, je hebt een verwerkingsregister, en bij datalekken “weet iedereen ongeveer wat te doen.” Totdat iemand écht kijkt. En dan blijkt dat toegangsrechten nooit zijn geëvalueerd, DPIA’s nooit zijn uitgevoerd, en incidenten door mailboxen zwerven zonder opvolging.
Dat is geen onwil. Het is het gevolg van iets fundamentelers: privacybeheer wordt vaak niet als proces ingericht. Wat mist, is structuur. En zonder structuur ontstaan er fouten – telkens dezelfde fouten, die organisaties tijd, vertrouwen en grip kosten.
Hieronder bespreken we er vijf, met daarbij praktische oplossingen om ze structureel te voorkomen.
1. Iedereen denkt dat iemand anders het doet
Privacyzaken? “Dat doet IT.” Of HR. Of de externe adviseur die drie jaar geleden de documenten opstelde.
Wat ontbreekt, is eigenaarschap. Wie is er verantwoordelijk voor toegangsrechten? Voor herziening van beleid? Voor het opvolgen van een datalek?
Wanneer je verantwoordelijkheden niet expliciet benoemt en niet bewaakt, ontstaat er stilstand – precies wanneer snelheid nodig is.
Een eenvoudig taakbeheersysteem helpt je om rollen, deadlines en herhalende verantwoordelijkheden zichtbaar te maken. Zo voorkom je dat de AVG alleen ‘op papier geregeld’ is.
2. Incidenten verdwijnen in de vergetelheid
Een medewerker stuurt een bestand naar de verkeerde klant. Er wordt een USB-stick kwijtgeraakt. Een leverancier krijgt toegang tot data die hij eigenlijk niet nodig heeft.
Zodra het incident is ‘opgelost’, gaat iedereen weer verder. Tot het opnieuw gebeurt.
Privacy-incidenten zijn geen incidenten zolang je er niets van leert. Zonder centrale registratie en opvolging zie je geen patronen, pak je geen structurele oorzaken aan, en ben je onvoorbereid op vragen van toezichthouders of klanten.
Een proces voor incident hoeft niet complex te zijn. Registreer, evalueer en verbind het aan verbeteracties. CompliTrack ondersteunt dit door incidenten direct te koppelen aan risico’s en acties, zodat je inzicht én voortgang hebt – zonder extra werkdruk.
3. DPIA’s? “Pas als de klant erom vraagt”
Bij een IT-dienstverlener die werkt met slimme cameratoezichtoplossingen kwamen we het volgende tegen: een aanbesteding eiste dat DPIA’s werden uitgevoerd bij privacygevoelige projecten. De reactie van de organisatie? “DPIA’s? Die doen we alleen als het écht moet.”
Een DPIA (Data Protection Impact Assessment) is wettelijk verplicht bij verwerkingen met een hoog privacyrisico. Maar belangrijker nog: het is een kans om problemen vóór te zijn. Als je wacht tot een klant of auditor erom vraagt, ben je eigenlijk al te laat.
Wat helpt? Voeg een DPIA-check toe aan je projectstarts, salesproces of productontwikkeling. Gebruik een vast format, wijs één eigenaar aan, en plan herbeoordelingen automatisch in. Zo wordt het routine, geen brandje.
4. AVG-documenten verouderen zonder dat iemand het merkt
Veel organisaties hebben netjes een privacybeleid, een verwerkingsregister en een paar procedures in een mapje staan. Maar wanneer zijn die voor het laatst herzien? En zijn ze nog in lijn met de praktijk?
Een beleid dat niet wordt bijgehouden, is juridisch én operationeel waardeloos. De oplossing ligt in eenvoud: werk met een basisdocumentenset, plan per document een herzieningsdatum in, en gebruik versiebeheer.
In CompliTrack kun je documenten koppelen aan processen, aan audits en aan rollen. Zo weet je precies wat actueel is, en wat niet.
5. Privacy leeft niet in je verbetercyclus
Waar fout 4 draait om actualiteit, gaat dit punt over het grotere plaatje: het vermogen om te leren en verbeteren. Je voert een DPIA uit, constateert een risico, neemt een maatregel… en daarna gebeurt er niets meer. Geen opvolging, geen herbeoordeling, geen check of het effect had.
Of je voert een interne audit uit, constateert dat toegang niet goed is geregeld, maar na een mail met verbeterpunten raakt het alweer uit beeld.
Privacybeheer hoort in je PDCA cyclus te zitten: Plan – Do – Check – Act. Niet als een eenmalige actie, maar als iets dat je structureel monitort.
Daarvoor heb je geen zware compliance afdeling nodig. Met auditbeheer, taakherinneringen en centrale opvolging leg je de basis voor continu verbeteren, zonder dat je organisatie bureaucratisch aanvoelt.
Tot slot: privacy is geen mapje, maar een manier van werken
De grootste fout in privacybeheer? Denken dat het over documenten gaat. In werkelijkheid gaat het over processen. Over eigenaarschap. Over samenwerking tussen afdelingen. Over opvolging.
CompliTrack is geen juridische tool. Maar het is wél een slimme manier om je privacybeheer procesmatig in te bedden in je organisatie:
- Incidenten registreren en opvolgen
- Privacytaken plannen en borgen
- Documentatie bijhouden en herzien
- Auditbevindingen opvolgen
- Verbetermaatregelen koppelen aan risico’s
Zo maak je van privacybeheer geen last, maar een geïntegreerd onderdeel van je manier van werken. Daarmee wordt privacy geen project, maar een gewoonte. En dat is precies waar het hoort.
Geef een reactie